Делопроизводство

Основную нагрузку в приказах несет рас­порядительная часть, которая излагается в повелительной форме и начинается словом: «Приказываю». Слово «Приказываю» печа­тается прописными буквами или строчными в разрядку. Это позволяет отделить констатиру­ющую часть документа от распорядительной. В этой распорядительной части указывается, кому (исполнителю или структурному подраз­делению) что сделать (указывают конкретную работу), до конца числа (сроки ее окончания).

К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования: конкретность, четкость, ясность, недопусти­мость различных толкований. В них рекомен­дуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улуч­шить», «принять меры», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулирован­ные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Текст приказа может делиться на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт на­чинается с красной строки. Пункты нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте ука­зывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом, а в каждом пункте указывают­ся исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписыва­емое действие и срок исполнения. Исполни­тель указывается в дательном падеже. Пред­писываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

Следует учитывать время доведения ин­формации до конкретных исполнителей. Срок исполнения должен быть реальным, соот­ветствовать объему предполагаемых работ. Обычно приказ имеет общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок ис­полнения устанавливается для каждого зада-

ния в отдельности. В последнем пункте при­каза указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. Приказ может иметь приложения, указания на кото­рые даются в соответствующих пунктах текста. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов | ставится: «Приложение к приказу директора АО «Эра» от 01.03.95 № 7».

:

В случае необходимости в приказе могут быть перечислены ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются.

На четвертом этапе проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом  или другими  должностными лицами предприятия. Согласование оформля­ется в виде визы.

На пятом этапе приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт после издания прика­за организует ознакомление сотрудников пред­приятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело фиксируется ознакомление с приказом сотруд­ников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа  сотрудник ставит ознакомительную визу, кото­рая включает подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ мо­жет копироваться секретарем и раздаваться исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

2.2.2. Распоряжения

Распоряжение - документ, издаваемый ди­ректором или заместителем преимущественно по оперативным вопросам повседневной про­изводственно-хозяйственной и административ­ной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на бланке пред­приятия для внутренних документов и подписы­ваются директором или его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать:

-  конкретное задание (работу);

-  ответственность исполнителя;

-  срок исполнения.

Распорядительная часть, как правило, на­чинается словами «Обязываю», «Устанавли­ваю» и т.п.

2.2.3. Указания

Указание - распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией испол­нения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание подписывает руководитель предпри­ятия или его заместители в пределах компе­тенции.

Распорядительная часть указания начина­ется словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫ­ВАЮ».

Указаниям присваиваются порядковые но­мера в пределах календарного года.

•2.2.4. Решение (постановление)

Решение и постановление представляют собой документы коллегиального органа (Со­вета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемые по производственным во­просам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам с ис­пользованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛ» или «ПОСТАНОВИЛИ». Под­писываются решения (постановления) предсе­дателем и всеми членами коллегиального ор­гана или председателем и секретарем.

Решение и постановление являются не только самостоятельными документами, а как правило, - составной частью протоколов, кото­рые составляются по следующим правилам:

протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В ком­мерческом предприятии составляются прото­колы заседаний Совета директоров (учредите­лей), протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний инвентаризационной ко­миссии и т.п.

Работникам бухгалтерии, входящим в. со­став различных комиссий, нередко приходится оформлять протоколы заседаний. Проведению совещания (заседания) любого уровня долж­на предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее подготовить и раздать информационный ма­териал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия на чистом листе бумаги с соблюдением основных реквизитов:

-              наименование учреждения;

-  наименование структурного подразделе- , ния;

название вида документа (протокол);

-            дата заседания;

-            регистрационный номер документа;

-            место заседания;

-  заголовок к тексту;

-            текст документа;

-     подписи. В ряде случаев протокол подлежит утверждению и содержит гриф утверждения. Дата протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в родительном падеже Например: «...заседания инвентаризационной комиссии», «...собрания работников бухгалтерии». Заголовочную часть протокола можно оформить до начала заседания. Основным яв­ляется текст протокола. Он содержит две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председательствующего, секрета­ря, присутствующих и повестка дня, вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

По полноте освещения хода заседания про­токолы могут быть полными и краткими.

Полный протокол составляется на бланке для внутренних документов или на чистом ли­сте бумаге, содержит следующие реквизиты:

-  наименование учреждения,

-  название вида документа (протокол),

-  дату заседания,

-  регистрационный номер документа,

-  заголовок к тексту,

-  текст документа,

-  подписи. Заголовок   протокола   содержит   название

коллегиального органа. Например: ПРОТОКОЛ заседания инвентаризационной комиссии.

Вводная часть полного протокола оформля­ется в такой последовательности:

председатель - инициалы и фамилия;

секретарь - инициалы и фамилия;"

присутствовали - инициалы и фамилии при­сутствующих сотрудников предприятия в алфа­витном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. На собраниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофа­мильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например: присутствовали 45 человек (список прилагается).

Повестка дня включает вопросы, вынесен­ные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Например: 1. Об итогах работы предприятия за 2001 г. Основная часть протокола состоит ,из разделов, соответ­ствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Эти слова  пишутся  прописными буквами, каждая с новой строчки, после них ставится двоеточие. Они зрительно разбивают текст, об­легчая его восприятие.

После двоеточия на следующей строке с аб­заца пишутся фамилии и инициалы выступав­ших и через тире - краткое изложение текста выступления от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы вы­ступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии делается указание: «Текст выступления (сообщения) прилагается». Вопросы, задаваемые в процессе обсуж­дения или после выступления, фиксируются в протоколе вместе с ответами в краткой, лако­ничной форме.

Постановление   (решение)  указывается   в протоколе полностью. Решение,  которое со­держит несколько вопросов,  подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабски­ми цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и содержать состав­ные части: кому, что сделать и к какому числу. В. кратком протоколе указываются толь­ко рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллек­тивные решения. По усмотрению председате­ля могут быть включены особые мнения или важные выступления должностных лиц, ука­зываться результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.  Краткий  протокол не позволяет получить представление о характе­ре замечаний и мнений, высказанных при об­суждении. Этот вид протокола используется при проведении оперативных совещаний либо в случаях, когда тексты выступлений прилага­ются к протоколу или имеется стенограмма.

В ходе заседания составляется черновик протокола. Протокол уточняется, выверяется, редактируется и оформляется в пятидневный срок. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты, ин­струкции, нормативные акты и т.д.

Принятые решения доводятся до сотрудни­ков предприятия в виде копии протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, распоряжений, составлен­ных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивной хранение.

2.3.1. Письма

2.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Служебные письма - это обобщенное на звание большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности По содержанию и назначению письма могуі быть: гарантийные, информационные, ре­кламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, пись­ма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-уведомления, письма-на­поминания и др.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями и занимают до 80% входя­щей и исходящей документации учреждения в] целом. Они достаточно часто используются в] деятельности бухгалтерии.

Текст служебного письма должен быть про­стым, т.е. освещать один вопрос. Это позволяет упростить технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела) и ускорит исполнение документа. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все сто­роны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Письмо составляется на специальном бланке и должно содержать заголовок, ука­зание адресата, должность, фамилию и ини­циалы подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, вводной и основной. В вводной ча­сти указываются причины, вызвавшие состав­ление письма, споровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

      Во второй части письма формулируется  его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.пп). Для активизации восприятия информации письма рекомендуют изменить традиционный порядок изложения текста пись­ма и начинать его с существа вопроса, помещая (доказательства и доводы во вторую часть.