Делопроизводство

6)             цена иска, если иск подлежит оценке;

7)   перечень прилагаемых к заявлению до­кументов.

Заявление подписывается истцом или его представителем. К исковому заявлению, по­данному представителем, должна быть прило­жена доверенность или иной документ, удосто­веряющий полномочия представителя.

Исковое заявление представляется в суд копиями по числу ответчиков. Судья может, в зависимости от сложности и характера дела, обязать истца представить копии документов, приложенных к исковому заявлению.

Исковое заявление юридического лица по неисполнении договоров гражданско-правово­го характера подается в суд после получения ответа на претензию.

2.3.12. Жалоба

Любому гражданину предоставлено право обратиться в суд с жалобой, если он считает, что действиями органа государственного управ­ления или должностного лица ущемлены его права. В суде, к примеру, могут быть обжалова­ны любые неправомерные, единолично или от своего имени, или от имени представляемого ими органа (в том числе коллегиального) дей­ствия лиц, работающих как в государственных органах, так и в общественных организациях, и которые по должности или по специальному поручению совершают юридически значимые действия или уклоняются от их совершения, что ведет за собой нарушение прав и свобод граждан либо возложение на них обязанно­стей, не предусмотренных законом. При этом не имеет значения, занимает ли должностное лицо свой пост постоянно или временно, по выборам или по назначению.

К действиям органов государственного управления или должностных лиц, совершен­ным с нарушением закона, превышением пол­номочий, ущемляющим права граждан, отно­сятся коллегиальные и единоличные действия, в результате которых:

- гражданин незаконно лишен возможности полностью или частично осуществить право, предоставленное ему законом или норматив­ным актом;

- на гражданина незаконно возложена ка­кая-либо обязанность.

                                § 4. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

1. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1.1.              Вся поступающая корреспонденция доставляется в службу по делопроизводству регистрируется в журнале входящей докумецтации.

1.2.              Ответственный   по делопроизводству проводит проверку целостности конвертов вложений,   отбирает документы   с  надписьм
«лично» и адресованную общественным орга­низациям, которая передается по назначению.

1.3.    При обнаружении повреждения или отсутствия документа, приложений к нему, нес ответствия номера на конверте номеру на документе составляется акт в 3-х экземплярах Один экземпляр прикладывается к документу второй остается в канцелярии, а третий высылается отправителю.

1.4.    Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к докумен­там в тех случаях, когда только по конверту! можно установить адрес отправителя, врем* отправки или получения данного материала.

При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления і бухгалтерию как оправдательного документа.

1.5. Регистрации подлежит вся корреспонденция, за исключением документов, включен­ных в перечень нерегистрируемых докумен­тов, который разрабатывается канцелярией w утверждается руководством.

Документы регистрируются в день их получения и только один раз.

1.6. На каждом регистрируемом документе (на входящих - в регистрационном штампе на исходящих - в отведенном на бланке месте или в угловом штампе) проставляется регистрационный номер, состоящий из условного обозначения структурного подразделения илі отрасли, номера дела по номенклатуре и по рядкового номера документа по карточке или журналу. Например, 3-15-298, где 3 - условное обозначение (индекс) структурного подразде­ления или отрасли, 15 - номер дела по номен­клатуре, 298 - порядковый номер документа.

Порядковые номера ведутся нарастающим» в пределах одного года. Однако при карточной системе регистрации и при большом объеме ре­гистрируемых документов порядковые номере могут вестись по каждой структуре или отрасли.1

Нерегистрируемые документы канцелярия передает непосредственно исполнителям, npoставляя в регистрационном штампе только дату их поступления.

1.7.   При регистрации входящего документа на нижнем поле первого листа ставится реги­страционный штамп. Название учреждения в штампе должно быть сокращенное.

1.8.   Регистрация документов ведется в жур­нале или на карточках единой формы. Карточ­ки могут быть с краевой перфорацией и приме­няться по разработанной для них системе.

1.9.   Регистрация документов на карточках ускоряет процесс регистрации, рассмотрения и прохождения документов до исполнителя, соз­дает информационную службу по контролю ис­полнения документов и удешевляет эту работу, однако регистрация документов на карточках должна применяться в учреждениях с большим документооборотом.

1.10.              При журнальной системе регистра­ции:

-   входящие документы регистрируются в журналах входящих документов;

-   сразу же заполняются 1-4 графы журна­ла, но в графе 1 журнала и в регистрационном штампе на документе проставляется только порядковый номер;

-   после рассмотрения документов руковод­ством заполняются 5-7 графы журнала. Графа Д заполняется при передаче исполненного до­кумента в дело. Об этом сообщает исполнитель в канцелярию или секретарю-резиденту.

1.11.   Зарегистрированные документы канце­лярия передает на рассмотрение руководства.

1.12.   Резолюция пишется на лицевой сторо­не первого листа в свободной от текста верх­ней части документа. Она должна быть подпи­сана и датирована. Написание резолюции на отдельных листах запрещается.

. В резолюции определяются основное зада­ние, срок и исполнитель. Если поручение да­ется нескольким исполнителям, фамилия от­ветственного за выполнение всего поручения пишется первой.

Ответственность за своев'ременную под­готовку предложений в равной мере несут все исполнители, указанные в резолюции.

1.13.              Справки, заключения, ответы на пись­ма по ранее возникшим вопросам и другие до­кументы, не требующие решения руководства,
направляются непосредственно исполните­лям.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются канцелярией в соответствующие структурные подразделения для использова­ния их в работе.

1.14.   Срочная корреспонденция доставляет­ся на рассмотрение руководству и исполните­лям немедленно, остальная - в течение дня.

1.15.   Передача документа из одного струк­турного подразделения в другое производится

канцелярией по указанию руководства учреждения, о чем делается соответствующая отц ка в регистрационной карточке или журнале

1.16.              Документы, в которых поставленщвопросы могут быть решены данным учрежунием, не должны пересылаться на исполнен
или решение в другие учреждения.

В случае направления документа в другую учреждение для рассмотрения и принятия м автор должен быть поставлен об этом в извеность.

1.17.  Исходящие документы регистрируй ся в журнале исходящей корреспонденции.

1.18.  В структурном подразделении или полнителем на документах проставляются , деке и номер дела, а порядковый номер прставляется в канцелярии при регистрации е в исходящем журнале.

В канцелярии проверяется правильное оформления документа.

Неправильно оформленные документы во вращаются для дооформления.

1.19.              При отправлении подлинника докмента, подлежащего возврату в другие учрядения, на верхнем поле первого листа докмента ставится штамп «Подлежит возврату на карточке или в исходящем журнале в граф 8 делается отметка: «Направлен подлинник возвратом».

1.20.    Отправляемые одновременно одном и тому же адресату документы должны бьп вложены в один конверт.

1.21.    Документы, посылаемые постоянны корреспондентам, отправляются в конвертах адресами получателя и отправителя, напечі тайными типографским способом.

1.22.    Документы местным адресатам расносятся курьером и вручаются под расписку; разносной книге или направляются почтой.

1.23.    Исходящая из учреждения корреспонденция отправляется канцелярией в день а получения.

Телеграммы и срочная корреспонденция оправляются немедленно.

2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

2.1.              В целях правильной группировки, установления единого порядка формирования учета дел в учреждении ежегодно составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой перечень наименований всех дел учреждения' указанием сроков их хранения.

2.2.              Номенклатура дел составляется струк­турными подразделениями учреждения, затек канцелярией сводится в единую (сводную) номенклатуру дел учреждения.

Сводная номенклатура дел на следующий год утверждается не позднее 15 декабря т.г. ру­ководителем учреждения. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возла­гается на канцелярию.

2.3.              Структурным подразделениям или от­раслям по номенклатуре дел присваиваются условные обозначения (цифровые). Каждое
внесенное в номенклатуру дело получает свой номер в пределах структурного подразделения или отрасли.

Соединение условного обозначения струк­турного подразделения или отрасли с номером дела по номенклатуре данного подразделения составляет индекс дела.

2.4.              Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Номенклатура подлежит пересоставлению и повторному утверждению лишь в связи с ре­организацией структуры, изменением функций или характера деятельности учреждения.

2.5.              Министерства и ведомства разрабаты­вают для подведомственных учреждений, орга­низаций и предприятий типовые и примерные
номенклатуры дел.

2.6.     В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-техниче­ские документы и печатные издания.

2.7.     Номенклатура дел оставляется секре­тарем-референтом, специалистом, ответствен­ным за работу с документами или с архивистом предприятия.

2.8.     В качестве разделов номенклатуры ис­пользуются наименования структурных под­разделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве раз­делов номенклатуры могут быть использова­ны направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

2.9.     В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предпри­ятия документы: приказы, протоколы, затем -переписка и другие информационно-справоч­ные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

2.10.              Номенклатура дел подписывается со­ставителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая
запись о количестве заведенных дел.

3. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

3.1.    Исполненные и соответственно оформ­ленные документы формируются в дела.

3.2.    Одно из основных требований к формированию документов - раздельное форц рование в дела документов постоянного именного хранения.

Неисполненные, подлежащие возврату, t правильно оформленные документы формировать в дела запрещается.

3.3. При формировании дел необходимо:

-    проверить правильность отнесения документов в то или иное дело;

-    внутри дела документы группировать определенной последовательности - в порядке разрешения вопроса, по алфавиту, по хронологии;

-    группировать в дела документы одно] делопроизводственного года, за исключение документов продолжительность исполнена которых более одного года вызывается ходи решения вопроса;

- проверять правильность оформления документов, отметок об исполнении, виз и др.;

- не допускать включения в дела черновиков;

-              документы по каждому вопросу подкладываются в следующем порядке:

документ, на основании которого возник вопрос;

документ, которым решен вопрос; заключения, справки и другие документы! хронологическом порядке.

3.4. Приказы по производственным вопросам и по личному составу группируются в отдельные дела в порядке их номеров по хронологии.

3.5. Протоколы заседаний располагаются! деле по их порядковым номерам или создают­ся дела на каждый протокол со всеми материалами к нему.

Материалы помещаются после протоколе в последовательности рассмотрения вопросов. При наличии большого количества прило­жений материалы к протоколам выделяются  самостоятельные дела.

3.6.     Планы, отчеты, сметы формируются я соответствующие дела того года, на которые или за который они составлены, независимо от даты их составления или поступления.

3.7.     Переписка группируется в дела по кон­кретным вопросам со всеми приложениями Я основному документу. Документы в переписке: располагаются в хронологической последовательности решения вопроса по датам исполнения, причем документ-ответ помещается после! документа-запроса.

3.8.     Документы в личных делах располага­ются по хронологии.

3.9.     Заявления, письма и жалобы граждан формируются в самостоятельные дела и рас! полагаются внутри дела по алфавиту фамилий!