Делопроизводство

Главная особенность организационно-рас­порядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участие сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работы и пр. волеизъявления представителей только одного юридическо­го лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организа­ций, не подотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязатель­ным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходи­мо следующее:

■   положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

■   документ должен быть издан должност­ным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полно­мочиями;

■              реквизиты документа должны соответ­ствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ

может  быть   признан  судом   недействительным.

Так, например, чтобы включить в себестоимость представительские расходы, на пред. приятии в соответствии с законодательством должны быть изданы следующие документы:

-  приказы об утверждении работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на представительские рас­ходы;

-  приказ о назначении комиссии для провер­ки правомерности списания представительских расходов;

-  общая смета на приемы делегаций, утверж­денная генеральным директором предприятия на предстоящий год;

-  отчет работника предприятия об израсхо­дованных суммах. К отчету должны быть при­ложены копии соответствующих документов, подтверждающих приобретение продуктов, су­вениров и товарно-материальных ценностей, расходов на буфетное или ресторанное обслу­живание и т.п.;

-            авансовые отчеты.

Если такие документы составлены не­правильно или вовсе отсутствуют, налоговая инспекция может посчитать списание пред­ставительских расходов на себестоимость нару­шением. А это, как правило, приводит к приме­нению финансовых санкций по налогу на доход или по налогу на добавленную стоимость.

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и под­писании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юриди­ческой силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, ко­торые вправе решать только общее собрание участников предприятия или Совета директо­ров. Руководитель - единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но согласно уставу предприятия компе­тенция руководителя может быть ограничена, а часть его «обычных» полномочий переда­на Совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего со­брания участников, заключать сделки на сум­му, превышающую 500 000 тенге. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участни­ков предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одо­брило эту сделку. В противном случае договор (и сделка) может быть признан недействитель­ным. В этом случае «объяснения» контраген­та, что он не знал об ограничении полномочий руководителя предприятия, не будут приняты, так как устав предприятия является открытым документом. Ознакомиться с ним могут и долж­ны фирмы и компании, намеревающиеся за­ключить контракт с предприятием.

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в слу­чаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т.п., подписанными или утверж­денными руководителем. При заключении дого­воров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени пред­приятия должностное лицо должно сделать ссыл­ку на название, номер и дату доверенности, при­каза или положения, на основании которого оно действует. В противном случае представители сторонних организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это должностное лицо обладает необходимыми полномочиями.

Самой распространенной подсистемой соз­дания, учета и хранения является организа­ционно-распорядительная, которая включает группы документов:

-            организационные;

-            распорядительные;

-            документы по личному составу;

-            финансово-бухгалтерские;

-            информационно-справочные.

Так как описать все организационно-распо­рядительные документы в настоящем издании не представляется возможным, мы представ­ляем наиболее часто встречающиеся в практи­ке (кроме финансово-бухгалтерских, основные формы которых утверждаются Министерством финансов РК, Национальным банком и Нацио­нальным статистическим агентством РК).

2.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1.1. Структура и штатная численность

              Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его уставом и закрепляются специальным документом,     в котором указываются все структурные под разделения предприятия, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовы­вается с главным бухгалтером и утверждается директором  предприятия.  Гриф утверждения заверяется печатью

2.1.2. Штатное расписание

с

В штатном расписании закрепляется долж­ностной и численный состав предприятия указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предпри­ятия и содержит перечень должностей, сведе­ния о количестве штатных единиц, должност­ных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заме­стителем руководителя предприятия, визирует­ся главным бухгалтером и утверждается руко­водителем предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность пред­приятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Для предприятий негосударственной сферы рекомендуется штатное расписание утверждать на общем собрании учредителей (акционеров).

В связи с инфляционными процессами и индексацией зарплаты в штатное расписание необходимо периодически вносить изменения либо устанавливать оплату труда в системе индексации. Изменения в штатное расписание вносятся специальным приказом.

2.1.3. Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ, в ко тором определяются функции, права и обязан­ности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникнове­ния споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции оставляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрис­консультом предприятия и утверждается ру­ководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносят­ся приказом директора предприятия. Долж­ностные инструкции составляются на основе Классификатора занятий ГК РК 01-99, утверж­денного Комитетом СМиС от 16.10.99 г. № 22 с учетом требований трудового законодатель­ства РК и ЕТКС РиПР РК.

2.1.4. Положение «О персонале»

В положении «О персонале» предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; поря­док предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации; режим работы и т.п.

Положение о персонале обсуждается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместите­лем руководителя и утверждается директором

предприятия. Положение «О персонале» явля­ется основанием для заключения коллектив­ных трудовых договоров.

2.1.5. Учредительные документы

Уставы, положения о филиале (представи­тельстве), учредительные договоры также от­носят к организационным документам, но мы не приводим образцы их оформлений, потому что, как правило, их готовят специализирован­ные фирмы по установленному порядку. Такие документы утверждаются и подписываются на общем собрании учредителей, нотариально заверяются и регистрируются в органах Мини­стерства юстиции РК и только после прохожде­ния этих процедур приобретают юридическую силу.

2.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.2.1. Приказы

Приказ является одним из наиболее важных и распространенных видов распорядительных документов предприятия. Поэтому рассмотрим составление распорядительного документа на примере. Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для ре­шения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказ может издаваться по вопросам соз­дания, ликвидации, реорганизации учрежде­ний или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил с целью внесе­ния изменений в них; по вопросам организации работы предприятия, финансированию, плани­рованию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопро­сам, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Путем издания приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указы­вает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данно­го предприятия. В отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и долж­ностных лиц независимо от их подчиненности.

Подготовка приказа включает следующие этапы:

-            изучение существа вопроса;

-            сбор необходимых сведений;

-            подготовку проекта приказа;

-            согласование проекта;

-            подписание руководителем.

Юридическим основанием для разработ­ки приказа может служить издание документа органами власти и управления, конкретное по­ручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на предприятие. Предприятие или структурное подразделение  может выступить с инициативой разработки приказа по какому-либо вопросу.

Первый этап разработки проекта приказа определяется кругом вопросов, которые пред*! стоит в нем отразить. Затем изучаются мате­риалы по рассматриваемым вопросам, прежде всего законодательные акты и решения прави­тельства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительным докумен­там по данному и аналогичным вопросам. Это -обеспечит правовую основу документа и позво­лит избежать дублирования и противоречий.

На втором этапе осуществляется сбор не­обходимых сведений по существу поставлен­ного вопроса. Для этого могут быть использо­ваны различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объ­яснительные записки, акты, служебная пере­писка.

На основе сбора и изучения необходимых сведений разрабатывается проект приказа. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Доя статочная компетентность специалистов, за­нятых в подготовке проекта приказа, является главным условием его качественности.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия для внутренних документов.

Приказ должен иметь название вида доку­мента, дату и номер. Дата приказа - это дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Необходимо иметь в виду, что приказы по основной дея­тельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Третий этап - подготовка текста.

Приказ обязательно должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Например: «О ликвидации предприятия», «О внесении измене­ний в должностную инструкцию главного бухгал­тера», «О приеме на работу», «О переводе на I другую работу» и т.д. Не допускается использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей. В первой части, констатирующей, указываются основания из­дания приказа:

-   нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.).'

-   решения Совета директоров, общих со­браний акционеров;

- производственная необходимость (кон­кретно).

Зачастую в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во ис­полнение которого издается данный приказ. При этом обязательны ссылка на вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть приказа может отсут­ствовать, если причина издания приказа оче­видна и не нуждается в разъяснении.

Как правило, текст констатирующей ча­сти начинается с формулировок: «В соответ­ствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».