Делопроизводство

    После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

   Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, кратность - вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст документа» на первом листе документа.

    Реквизит «Резолюция» должен включать:

      - Ф., И., О. исполнителя (кому поручается исполнение);

     - содержание поручения (конкретные действия);

     - срок исполнения;

     - личную подпись руководителя и дату подписания.

      Следует иметь в виду, если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

    Текст резолюции может быть двух видов.Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Выделить материальную помощь», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса,срок исполнения. Например:

   Габдумену М.К.

  Выясните наличие расходных материалов в цехе №3к 14.09.2005

  Личная подпись

04.09.2005

   Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то не требуется его специального указания, а руководитель в резолюции может   проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

  Ертаев Б.Д.

  Горбунова С. С.

Организуйте проведение выставки к указанному сроку.

Личная подпись

19.09.2005

   Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

  Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении, что делать весьма нежелательно, так как возможна потеря резолюции или ее замена.

    17 - заголовок к тексту

   Заголовок к тексту - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

   Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чем?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об»,   например: «О проведении инвентаризации...», «О выплате...» и т.д. В правилах и инструкциях заголовок может отвечать на вопрос «чего?»: «Журнал регистрации входящих документов» или «почему?»: Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика».

    Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, должны сочетаться в падеже с названием вида документа.например: «Акт сдачи-приемки дел», «Протокол заседания Совета директоров».

   При ответе на запрос в обязательном порядке ссылаться на номер запроса:

         На №                           от          «        »                  200  г.

   В документах, отпечатанных на бумаге формата А5, заголовок не составляется.

     18 - отметка о контроле

  Отметка о контроле обозначается буковой ≪К≫ или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «Отметка о контроле» размещается на левом поле документа, на уровне заголовка.

    19 - общие правила составления текста

  • Одно из важнейших требований к тексту- краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста может быть достигнута лаконичностью изложения, заменой

сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

  • Формулировки должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогут смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

• Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений.

• Следует иметь в виду, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому лучше его делить на абзацы.

• Текст документа — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

  - вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

  - основной, в которой излагаются выводы,предложения, просьбы, решения.

  Это традиционный, устоявшийся на практике порядок составления документа. Тем не менее психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы, а затем указать, что явилось основанием составления документа.

  • В случае если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него необходимо сделать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера.

  • Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

   1. Раздел (глава)

   1.1. Подраздел

   1.1.1. Пункт

   1.11.1. Подпункт

    Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

• Написания текста - наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Поэтому необходимо знать и использовать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.

• Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или путем комбинации этих форм.

  • Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкеты чаще всего используются в документах по личному составу предприятия, в опросных листах, предназначенных для проведения маркетинговых исследований, и т.п.

  • Тексты в форме таблиц применяются при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

  • Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз. При этом исключается стадия редактирования текста и ликвидируется перепечатка, что значительно упрощает процесс документирования. Процедура составления документа сводится в этом случае к заполнению бланка заранее составленного документа. Особенно эффективно использование трафаретов (заголовок) при составлении документов с помощью ПЭВМ.

   • В бухгалтерии составляются, оформляются и обрабатываются в подавляющей части документы бухгалтерского учета и отчетности. В первичных документах фиксируется факт совершения хозяйственной операции.

   • Бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на типовых бланках, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Отдельные формы первичных документов относятся к бланкам строгой отчетности.

   • Так как первичные документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию.

  • Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средствами механизации.Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

   •В распорядительных документах, применяемых в бухгалтерии, могут использоваться следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа: приказываю,  предлагаю, обязываю, прошу (в при казах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

   - от третьего лица единственного числа; решил(о) (в решениях);

   - от первого лица множественного числа:решили, предлагаем (в совместном решении);

   - безличные и неопределенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения. Например: «Контроль за исполнением возложить на...», «Утвердить предложенную смету...».

   • Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

  Общепринятые сокращения слов:

     год (при цифрах) - г.;

    город, города - г., гг.;

    госпожа - г-жа;

    господин, господа, господину - г гг., г-ну;

    гражданин - гр., гр-н;

   граждане - гр-не;

   гражданка - гр-ка;

   единица измерения - ед. изм.;

  железная дорога - ж. д.;

  заведующий - зав.;

  заместитель - зам.;

  имени - им.;

  исполняющий обязанности - и. о.;

  и другие - и др.;

  и прочие - и пр.;

  и так далее - и т.д.;

  и тому подобное - и т.п.;

  квартира - кв.;

  коэффициент - коэф.;

  коэффициент полезного действия - к.п.д.;

  лист, листы - л., лл.;

миллиард, миллиарды - млрд (после цифрового обозначения);

миллион, миллионы - млн (после цифрового обозначения);

минута - мин.;

основные средства - ОС;

область - обл.;

район - р-н;

триллион - трлн (после цифрового обозначения);

тысяча, тысячи - тыс. (после цифрового обозначения);

улица - ул.;

экземпляр - экз.

  Более подробный перечень сокращений дается в словарях-справочниках, а также в специальной экономической и технической литературе.

  20 - отметка о наличии приложения

  Если к документу имеется приложение, то в документе ставится отметка о его наличии.Реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

  Если документ содержит полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

   Приложение: по тексту на 4 л. в 3 экз.

  Если в документе не указано название приложения, его необходимо указать в отметке о

приложении. Например:

   Приложение:

  1. Проект договора с АО «Зенит» на 3 л. в 2 экз.

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

  Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения должна содержать название вида документа, упоминание о его приложении

и общего количество листов, например:

  Приложение: договор купли-продажи от 12.05.2005 г. № 25 и приложение к нему

всего на 4 л.

  Если приложение сброшюровано, количество листов не указывают, например:

Приложение: каталог «WеІІа» в 4 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 4л, в 2 экз. в первый адрес.

  Приложение должно иметь все необходимые реквизиты:

   - наименование вида документа;

   - заголовок;

   - дату;

   - подпись.

  На приложении в правом верхнем углу делается отметка, которая указывает на его связь с основным документом, например:

  Приложение 1

  к приказу директора АО «Гарант»

от 21.03.2005 № 18

Документы-приложения различают трех видов:

   - утверждаемыё или вводимые в действие соответствующими нормативными актами как имеющие самостоятельное значение (инструкции, положения, руководства и т.п.);

    - поясняющие или дополняющие содержание другого документа (таблицы, графики и т.п.);

   - направляемые с сопроводительным письмом (бизнес-планы, любые организационно-распорядительные для        исполнения).

     21 - подпись

  Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. В состав реквизита «Подпись» входят:

   - наименование должности лица, подписавшего документ;

  - личная подпись;

  - расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

  • Например:

Директор подпись Н.В. Глазунов

  • Должность лица, подписавшего документ. указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор

АО «Технополис» подпись А.В. Семенов

• При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор, подпись А.В. Семенов

  При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами, например:

Директор подпись А.Б. Аскаров

Главный бухгаптер подпись А.Л. Жармухамедова

• При подписании документа несколькими по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор                                        Директор

ТОО «ОТС»                                 АО «Ветерок»

Подпись З.В. Силин               подпись И.Ф. Сидорина

  Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах,принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Так, документы коллегиального органа (Совета учредителей, общего собрания акционеров) подписываются председателем этого органа и секретарем.