Делопроизводство

заявителей или по вопросам, по которым на­писаны заявления.

3.10.              Приложения, независимо от их дат, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения большого объема мо­
гут составлять отдельный том дела.

3.11.    В каждое дело подшивается не более 250 листов, при толщине дела 3-4 см. Если до­кументов в деле больше, они делятся на тома.

3.12.    В начале года в каждом структурном подразделении в соответствии с номенклату­рой дел оформляются обложки каждого дела по форме, утвержденной в установленном по­рядке.

Даты начала и окончания дела и сведения о количестве листов проставляются на обложке после завершения его делопроизводством.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

(ФИЛИАЛЕ, ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ,

ОБОСОБЛЕННОМ УЧАСТКЕ)

4.1.              В каждом структурном подразделении за ведение делопроизводства должен отвечать се­кретарь или специально назначенный сотрудник.

4.2.      Секретарь принимает всю корреспон­денцию, направляемую в структурное под­разделение. При этом он проверяет наличие документов и приложений к ним, подбирает необходимые материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, откалывает карточки и передает все материалы руководи­телю подразделения. Срочная корреспонден­ция и телеграммы передаются руководителю немедленно, а в его отсутствие - непосред­ственному исполнителю. После получения от руководителя подразделения рассмотренной корреспонденции секретарь вписывает в кар­точку резолюции и передает документы испол­нителям, которые расписываются в карточке и ставят дату получения документа.

4.3.      Секретарь структурного подразделения обязан отмечать ход исполнения документов в учетно-контрольной карточке. Отметки в кар­точках делаются на пишущей машинке или четко чернилами.

4.4.              Документ находится у исполнителя до полного разрешения поставленных в нем во­просов.

На исполненных документах исполнитель ставит отметку «в дело №              » и передает се­кретарю для подшивки. Секретарь закрывает
карточку и передает ее в канцелярию, а доку­менты подшивает в дело.

4.5.              Исполнители несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов, за аккуратное и бережное обращение ними.

Исполнители должны хранить документы запирающихся столах, шкафах или сейфах.

4.6.    Дела текущего делопроизводства хранятся в структурных подразделениях в запинающихся шкафах. В шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел.

4.7.    Завершенные делопроизводством хранятся в структурных подразделениях в течение года для справочной работы, затем переедаются в архив учреждения.

4.8.    Дела выдаются в служебное пользование под расписку. Выемка документов из I запрещается.

5. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ  ИЛИ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

5.1. Подготовка дел к сдаче в архив учраежения осуществляется лицами, ответственщми за ведение делопроизводства.

Все отложившиеся за год дела просматрваются экспертной комиссией с целью определения их ценности.

Постоянно действующая экспертная коми сия назначается приказом учреждения из число квалифицированных сотрудников, в ее состав включается представитель соответствующе архивного органа.

5.2. Отобранные на хранение документные материалы постоянного и долговременного хранения и по личному составу перед сдача дел в архив учреждения приводятся в порядок проверяется правильность формирования дет уточняются заголовки, документы в делах подшиваются на четыре прокола прочной нитка или переплетаются. Металлические скрепления (скрепки, булавки) из дел удаляются.

Листы в делах нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правоі верхнем углу листа. В конце законченного дела на отдельном чистом листе, а в журнале - № оборотной стороне последнего чистого листа делается завершительная  надпись,   в  которое указывается цифрами и прописью количестве пронумерованных листов. Завершительная над пись  подписывается  сотрудником,  ее  состав вившим, разборчиво, с указанием должности f даты составления.

Документальные материалы временно срока хранения (до 10 лет включительно) раз-; решается оставлять на скоросшивателях и НІ нумеровать.

5.3. Структурные подразделения учреждения ежегодно сдают законченные делопроизводством дела в архив учреждения. Дела передаются по номенклатуре дел.

5.4.Дела из архива, необходимые структурному подразделению для работы, оформляют­ся как выданные во временное пользование.

5.5.     На основании номенклатуры дел ар­хив составляет сводные описи дел постоян­ного хранения и по личному составу. Описи согласовываются с руководством учреждения и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа. Дела долговременного и временного хранения учи­тываются по номенклатуре дел до истечения срока их хранения.

5.6.     В сводных описях дела имеют сквозную нумерацию, продолжающуюся из года в год.

Включенные в сводные описи дела шифру­ются - на обложках дел проставляются номер фонда, номер описи, номер дела по описи, но­мер связки.

5.7. На отобранные экспертной комиссией к уничтожению дела, сроки хранения которых истекли, составляется акт.

Уничтожение дел, включенных в акт, может быть произведено только после утвержде­ния описей ЭПК соответствующего архивного органа, причем за период, соответствующий утвержденным описям.

5.8.Порядок и методика отбора докумен­тальных материалов на хранение и уничтоже­ние и составление описей дел определяются инструкциями и правилами Главного архивного управления Республики Казахстан.

В небольших организациях, которые обе­спечивают хранение документов собственными ' силами в соответствии с изложенным поряд­ком и сроками хранения на документы, выде­ленные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или группо­вые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например «Переписка за 1987-1990 г.-4 дела».

Акты составляются и подписываются члена­ми ЭК, рассматриваются и утверждаются руко­водителем предприятия.

Если реорганизуется субъект или ликвиди­руется, то судьба документации определяется собственниками фирмы при соблюдении сле­дующего порядка:

• порядок передачи и дальнейшего исполь­зования документов организации при реор­ганизации или ликвидации последней пред­усматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации. Передача докумен­тов ликвидируемой организации входит в обя­занность ликвидационной комиссии, образо­ванной для передачи дел и имущества. При реорганизации учреждения, при передаче его функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив;

•              если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, и ее документы постоянного срока хранения относящиеся к составу Архивного фонда Республики Казахстан, должны быть переданы соответствующий госархив, а документы с не истекшими временными сроками хранения по личному составу - в состав вышестоящее организации.

Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию-право преемник, которой переданы функции реорганизованной организации;

•   при реорганизации организации, когда и: ее состава выделяется структурное подразде­ление со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводство дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета со­трудников, перешедших на работу в эту орга­низацию;

•   при ликвидации организации без переда1 ее функций другим организациям документ постоянного срока хранения, относящиеся составу Архивного фонда Республики Казах стан, передаются в госархив, а документы неистекшими сроками временного хранении и по личному составу - в архив вышестоящее организации;

•   перед передачей документов ликвидиру­емой или реорганизуемой организации проводится проверка наличия   и состояния дел, также качество обработки документов, храня­щихся в организации.

Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизо­ванной организации не соответствуют требо­ваниям, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соот­ветствии с требованиями и после этого пер дать документы по принадлежности.

_________________________________

(Наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

«              »              200

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

№             

секретарю-референту

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    Секретарь-референт относится к кате­гории специалистов предприятия, принимает­ся и увольняется директором.

1.2.    Основными задачами секретаря-рефе­рента являются организационное и документационное обеспечение управленческой дея­тельности.

1.3.    Секретарь-референт подчиняется не­посредственно директору предприятия.

1.4.    В своей деятельности секретарь-рефе­рент руководствуется:

-  законодательными актами Республики Ка­захстан;

-  уставом предприятия;

-  положением «О персонале»;

-  приказами (указаниями) руководства пред­приятия;

-  нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-  настоящей должностной инструкцией.

1.5.На должность секретаря-референта на­значаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее

1 года или без стажа, но при условии прохож­дения обучения на курсах секретарей-рефе­рентов.

1.6.Секретарь-референт должен владеть вопросами:

-  работы с документами, составления доку­ментации;

-  организации управленческого труда;

-  применение средств вычислительной и ор­ганизационной техники;

-  перевода служебной документации на ино­странный язык коммерческого партнера;

-  культуры труда и служебной этики;

-  охраны труда, техники безопасности и про­тивопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются сле­дующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслужи­вание по документам предприятия.

2.2.    Методическое руководство и контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.    Документирование деятельности сове­щательных органов предприятия.

2.4.    Оперативно-организационное обслужи­вание руководства.

2.5.    Ведение и оформление кадровой доку­ментации и учета (в случае отсутствия инспек­тора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1.   Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивающих финансово-хо­зяйственную деятельность предприятия.

3.2.   Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информаци­онно-справочное обслуживание и хранение до­кументной информации.

3.3.              Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4.              Осуществлять контроль исполнения до­кументов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевре­менное и качественное их исполнение.

3.5.    Осуществлять организацию подготов­ки, принятия решения и доведения их до не­посредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные за­ключения.

3.6.    Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерчески­ми, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельно­сти предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.7.    Вести прием посетителей.

3.8.    Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности пред­приятия:

-   оформление приказов по личному составу;

-   оформление личных карточек формы или личных дел;

-   оформление трудовых книжек;

-   оформление и ведение трудовых контра­ктов (договоров);

-   оформление командировочных докумен­тов;

-   оформление листов нетрудоспособности;

-   ведение табеля учета рабочего времени;

-   выдача справок о трудовом стаже и зар­плате.

3.9.              Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10.     Использовать ПЭВМ как средство ав­томатизации документационного обеспечения предприятия.

3.11.     Проводить ежегодный отбор докумен­тов на архивное хранение или на уничтоже­ние.

3.12. Выполнять отдельные поручения I ководства по профилю финансово-хозяйствен ной деятельности предприятия.