Кассовая дисциплина

      В кассе можно хранить небольшие  наличные денежные суммы в пределах лимита, необходимого для оплаты неотложных платежей.

      Лимит устанавливается предприятию банком на основании представленного расчета. Деньги сверх установленного лимита сдаются, а банк зачисляет их на расчетный  счет организации.

      Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и впоследствии указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

      Прием наличных денег в кассу ведется  по приходным кассовым ордерам, а  выдача - по расходным кассовым ордерам, к ним прилагаются документы, на основе, которых получены или  выданы деньги.

      Лицу, вносящему наличные в кассу, на руки выдается квитанция от приходного кассового  ордера. Никакие другие кассовые документы  на руки не выдаются.

      Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью.

      Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

      Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

      Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

      По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий  кассир должен: в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано“; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости (приложение) и скрепить надпись своей подписью; записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “ Расходный кассовый ордер № _ “.

      Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

      Депонированные  суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный  кассовый ордер.

      Указанием Центрального банка РФ от 14.11.01 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, он составляет 100 000 рублей по одной сделке. Норматив применяется к расчетам наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно - материальные ценности в один день. Причем не имеет значения, как производятся расчеты - по одному или нескольким денежным документам.

      Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы по передаче в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и опечатана  сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качество отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

      Руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

      Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношение к  ее работе, воспрещается.

      При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

      Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

      В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене кассира;
• если были выявлены факты хищения наличных денег;
• если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

      Инвентаризацию  проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

      В организации могут также проводиться  внезапные ревизии кассы. Такая  ревизия возможна по инициативе руководителя организации; по требованию налоговой  инспекции.

      Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

      В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.), так же проводится ревизия кассы, находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

      Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 “ Касса “. В дебет его записывают поступление денежных средств в  кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

      К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

      50-1 «Касса организации»;

      50-2 «Операционная касса»;

      50-3 «Денежные документы» и др.

      На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают  денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

      На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают  находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

      Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

      Регистрами  учета, в которых отражают кассовые операции при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 “Касса” и ведомость № 1а по дебету счета 50 “Касса”. Записи в журнале -ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

      В ведомости № 1а накапливаются  в разрезе корреспондирующих  счетов дебетовые обороты по счету 50 “Касса”. Записи в ведомость делают на основании отчетов кассира  с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

      Журнал-ордер  № 1 и ведомость № 1а являются регистрами годичного обращения.

      Эти документы единые (унифицированные) для всех предприятий независимо от формы собственности.

      Журнал-ордер  №1 - регистр синтетического учета, состоящий из двух частей: ведомость, которая отражает сальдо начальное и конечное, и дебетовые обороты по всем корреспонденциям счетов; журнал-ордер, который отражает кредитовый оборот счёта 50 соответствующий корреспонденциям счетов.

1.3. Учет денежных средств на валютных счетах в банках

 

    В соответствии с ПБУ 3/2006 учет валютных операций ведется в двух оценках:

• в валюте расчетов и платежей;
• в рублях

Это требование может быть достигнуто четырьмя вариантами:

1. Составлением двух комплектов учетных регистров (один — в валюте, другой — в рублях);
2. Указанием каждой суммы дробью: в числителе — в рублях, в знаменателе — в валюте;
3. В необходимых графах учетных регистров (“дебет”, “кредит”, “сальдо” и др.) предусматривать две колонки: “в рублях” и “в валюте”.
4. Ведением внесистемного учета в журнале учета движения валюты (по видам валюты).

    Для открытия валютного счета в учреждение банка должны быть представлены следующие  документы:

• заявление на открытие валютного счета по установленной форме;
• нотариально заверенная копия устава и учредительного договора;
• нотариально заверенная копия решения о создании или регистрации организации;
• две карточки с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера, оттиском печати организации, одна из которых заверена нотариально;
• выписка из протокола собрания учредителей об открытии валютных счетов на территории Российской Федерации и (или) за границей;
• справки о постановке на учет организации:

1. в налоговой инспекции по месту регистрации;

2. в Фонде социального страхования;
3. в Пенсионном фонде;
4. в фондах обязательного медицинского страхования.

    Рассмотрев  представленные документы, учреждение банка оформляет открытие следующих  валютных счетов соответствующим распоряжением, один экземпляр которого передается клиенту — владельцу счетов. В  распоряжении указываются номера валютных счетов, присвоенные учреждением банка, код которого двадцатизначный, а также требование соблюдения режима пользования валютными счетами.

    Независимо  от названия валюты банк открывает  своему клиенту следующие счета: