Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади (Додаток Ж)

Згідно посадових інструкцій бухгалтери кожного відділу виконують свої чітко визначенні обов’язки:

1.            Відділ оприбуткування та реалізації – відображає в бухгалтерському обліку операції, які пов’язані з рухом фондів, основних засобів, нематеріальних активів, реалізація продукції тощо. Складає звітні калькуляції собівартості продукції (робіт, послуг), виявляє джерела появи втрат і непродуктивних витрат, готує пропозиції щодо їх запобігання.

2.            Відділ зведеного обліку – виконує роботи за різними напрямами бухгалтерського обліку (облік основних засобів і коштів, товарно-матеріальних цінностей, витрат на виробництво, розрахунки з постачальниками і замовниками, а також за надані послуги тощо). Бере участь у розробленні і здійсненні заходів, які спрямовані на додержання дисципліни і зміцнення господарського розрахунку. Приймає і контролює первинну документацію за відповідними напрямами обліку і готує їх до лічильного опрацювання.

3.            Відділ з оплати праці – проводить нарахування і перерахування платежів до бюджету, внесків на соціальне страхування, коштів на фінансування капітальних вкладень, заробітної плати працівників, податків та інших платежів, а також перерахунку коштів до відповідних коштів.

4.            Каса – здійснює операції з грошовими коштами та цінними паперами, веде касову книгу, складає касову звітність.

5.            Відділ складання звітності – готує дані за напрямами обліку для складання звітності, стежить за зберіганням бухгалтерських документів, оформлює їх відповідно до заданого порядку з метою передання до архіву. Звітує перед посадовими особами та органами вищого рівня відповідно до форм, інструкцій і встановленої періодичної звітності. Постійно вивчає передовий досвід, впроваджує нові методи і форми організації і ведення бухгалтерської справи.

Формування ринкової економіки, наявність різних форм власності, розширення міжнародних економічних зв’язків українських підприємців є основою для впровадження в організацію бухгалтерського обліку облікової політики, яку підприємство визначає самостійно.

Облікова політика - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності, тобто це вибір самим підприємством певних і конкретних методик, форми і техніки ведення бухгалтерського обліку, виходячи з діючих нормативних актів і особливостей діяльності підприємства.

Формування облікової політики ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату” здійснює головний бухгалтер і затверджується наказом голови правління.

Облікова політика ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату” висвітлюється в Наказі про облікову політику (Додаток К).

Складовою частиною організації обліку на підприємстві є перелік документів, що використовуються для первинного відображення господарських операцій, а також перелік облікових регістрів, необхідних для накопичення і систематизації інформації.

Перелік первинних документів затверджений в наказі голови правління про облікову політику. До них відносяться:

–                     робочий план рахунків бухгалтерського обліку, що містить синтетичні та аналітичні рахунки, необхідні для ведення бухгалтерського обліку у відповідності до вимог своєчасності та повноти обліку звітності;

–                     форми первинних облікових документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності;

–                     порядок проведення інвентаризації активів та зобов’язань;

–                     методи оцінки активів та зобов’язань;

–                     правила документообігу та технологія обробки облікової інформації;

–                     порядок контролю за господарськими операціями;

–                     інші рішення, необхідні для організації бухгалтерського обліку.

При формуванні облікової політики передбачається майнова відокремленість і безперервність діяльності ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату”, послідовність застосування облікової політики, а також тимчасова визначеність фактів господарської діяльності.

Облікова політика є сукупністю конкретних елементів організації бухгалтерського обліку, які визначаються підприємством на підставі загальноприйнятих правил. Положення облікової політики фіксуються в наказі голови правління ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату”, що передбачає наступні розділи:

1.            Методологічні принципи та порядок ведення бухгалтерського обліку.

2.            Організація роботи облікового апарату.

3.            Технічна організація обліку.

4.            Організація бухгалтерського обліку.

Після затвердження головою правління ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату” наказу про облікову політику він набуває статусу юридичного документа.

Використання комп’ютерної техніки призвело до якісно нових тендінцій в побідові структури облікового апарату. Першою характерною відмінністю є використання автоматизованих робочих місць бухгалтера. Під автоматизованим робочим місцем традиційно розуміють професійно-орієнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці. Іншою характерною рисою при застосуванні комп’ютерної техніки є трансформація форм побудови облікового апарату.

На нашу думку, для удосконалення організації бухгалтерського обліку ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” повинен першочергово перейти до децентралізованого обліку. З розвитком можливостей комп’ютерної техніки та її здешевленням це дать можливість обробки первинної облікової інформації та формування кінцевої інформації безпосередньо на робочих місцях облікових працівників.

ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” обладнано набором автоматизованих робочих місць, кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання. АРМ здійснюють автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ.

На нашу думку, ефективніше було б об’єднання АРМ в єдину комп’ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. В умовах системного комп’ютерного обліку підвищується інтеграція процесів контролю, що дозволяє забезпечити взаємозв’язок об’єктів контролю при перевірці господарських операцій і процесів.

2.2 Облік дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат”

2.2.1 Бухгалтерський облік дебіторської заборгованості в умовах застосування комп’ютерних технологій

ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” – це підприємство яке займається виготвленням та реалізацією м’ясних та ковбасних виробів, здійснюєть розрахунки з оплати праці, проводить відрахування до бюджету тощо. Тому на підприємстві постійно виникає поточна дебіторська заборгованість.

Бухгалтерський обліку дебіторської заборгованості слід розглянути в такій послідовності: документування господарський операцій, характеристика рахунку та аналітичний облік дебіторської заборгованості, синтетичний облік і відображення у звітності.

Документування. Документ – це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється.

Без належним чином оформленого первинного документу неможливе відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку. В залежності від виду дебіторської заборгованості використовуються різни первинні документи.

Облік довгострокової дебіторської заборгованості оформлюється за допомогою договору. Договір – це угода двох або більше сторін про здійснення певних дій, що встановлює взаємні права і обов’язки, виконання яких забезпечується заходами державного впливу. Існує декілька видів договорів: договір оренди, договір на видачу позик працівникам, господарські договори.

Договір вважається укладеним з моменту набуття ним обумовленої форми (наприклад, простої письмової або нотаріально засвідченої). Договір може бути укладено як шляхом складання одного документу, підписаного сторонами, так і шляхом обміну листами, телеграмами, телефонограмами тощо, які обов’язково повинні бути підписані стороною, що їх надсилає.

При обліку довгострокових векселів одержаних він є підставоюж для відображення операцій по одержанню векселя в бухгалтерському обліку. Вексель відноситься до категорії суворо формальних документів. Розрізняють прості та переказні векселі.

Простий вексель – письмовий документ, який містить просте і нічим не обумовлене зобов’язання векселедавця (боржника) сплатити векселедержателю (кредитору) зазначену грошову суму у визначений строк і в обумовленому місці.

Переказний вексель – письмовий документ, який містить простий і нічим не обумовлений наказ векселедавця платнику сплатити певну суму грошей отримувачу у визначений строк і у визначеному місці.

Особливим видом є казначейські векселі. Казначейські векселі – це векселі, які видаються за рахунок фінансування витрат державного бюджету (за винятком витрат на оплату праці та інших грошових виплат населенню) за згодою відповідного отримувача коштів з державного бюджету.

До поточної дебіторської заборгованості відносять: розрахунки з покупцями та замовниками, розрахунки з підзвітними особами, рохрахунки за виданими авансами, розрахунки за нарахованими доходами, розрахунки за претензіями, розрахунки за відшкодуванням завданих збитків, розрахунки за позиками членам кредитних спілок, розрахунки з іншими дебіторами.

Облік операцій по дебіторській заборгованості здійснюється на підставі господарських договорів та первинних документів, що засвідчують факт здійснення господарської операції.

На Житомирському м’ясокомбінаті використовуються такі первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців:

Таблиця 2.1 Первинні документи по рахунках з покупцями та замовниками

При використанні комп’ютерних програм дещо інше значення набувають первинні документи. Документ – це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматично формування бухгалтерських проводок.

Облік розрахунків ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” з його контрагентами ведеться в типовій конфігурації в розрізі так званих документів-замовлень.

Документом-замовленням в програмі „1 С: Бухгалтерія 7.7” є перший документ в пов’язаній за змістом послідовності документів, які впливали на стан розрахунків з контрагентом.

Існують такі види даної послідовності:

      рахунок – фактура – видаткова накладна – банківська виписка ( в цьому випадку замовленням є рахунок-фактура);

      рахунок-фатура – банківська виписка – видаткова накладна (замовленням також є рахунок-фактура);

      договір – прибуткова накладна – банківська виписка (замовленням є договір);

      видаткова накладна – банківська виписка (замовленням є видаткова накладна);

      вхідний рахунок – банківська виписка – прибуткова накладна (замовленням є вхідний рахунок).

Документом, відповідно до якого проводяться розрахунки з покупцями на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” є „Счет-фактура”.

Документ „Перезачет-бартер” призначений для взаємозаліку коштів покупця між різними замовленнями. Він дозволяє закривати зустрічні постачання (бартер) чи перерозподіляти суми між замовленнями покупця. Документ може використовуватися також для контролю сум ПДВ по замовленнях.

Для реєстрації факту взаємозаліку за бартерною угодою, документ „Перезачет-бартер” потрібно вводити попереднім числом щодо документа, що закриває бартерне постачання, з метою коректного визначення сум попереднього відвантаження при його проведенні.

В ряді випадків підприємства під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (послуг), а також при оплаті продукції і робіт, прийнятих від замовників по частковій готовності, можуть видавати аванси.

Аванс представляє собою грошову суму або іншу майнову цінність, яка передається в рахунок виконання договірного зобов’язання. Це повний або частковий платежі. Здійснюючи авансовий платіж, покупець фінансує продаж за деякий час до надходження товару[20, с.444].

Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформлюються платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформлюється розрахунком (довідкою) бухгалтерії.