Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

В процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати і службові відрядження. В цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємсва[20, с.445].

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі посвідчення на відрядження.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами в програмі „1 С: Бухгалтерія 7.7” призначені наступні документи: „Приходная накладная”, „Расходный кассовый ордер”, „Приходный кассовый ордер”, „Авансовый отчет”.

Факт видачі коштів в під звіт реєструється документом „Расходный кассовый ордер”, повернення невикористаних коштів підзвітною особою в касу підприємства оформлюється за допомогою документа „Приходный кассовый ордер”.

Документом, що оформлює підзвітні кошти, є авансовий звіт, до якого повинні бути додані всі вмправдовуючі документи. Документ „Авансовый отчет” є багатофункціональним документом. За допомогою цього документу можна оформити як операцію по розрахунках з підзвітною особою, так і операцію оприбуткування матеріальних і нематеріальних активів придбаних підзвітною особою.

Документами при відображення розрахунків підприємства за належними до отримання відсотками, дивідендами, роялті й іншими доходами від вкладень (інвестицій) в інші підприємства, а також доходів від передачі в оренду майна є довідки та розрахунки бухгалтерії, договори тощо.

Роялті – платежі за використання нематеріальних активів підприємства (патентів, торгових марок, авторського права, програмних продуктів тощо).

Проценти – платежі за використання грошових коштів, їх еквівалентів або сум, що заборговані підприємству[20, с.452].

Дебіторською заборгованістю за нарахованими відсотками визначається і різниця між справедливою вартістю дебіторської заборгованості та номінальною сумою грошових коштів, яка виникла внаслідок відстрочення платежу за продукцію, товари, роботи, послуги.

В процесі придбання (заготівлі) товарно-матеріальних цінностей і взаємодії з контрагентами підприємство може виявити порушення договірних умов. Підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією, яка підписується керівником і надсилається адресату рекомендованим (цінним) листом або вручається під розписку.

Претензія – вимога кредитора до боржника про добровільну сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення недоліків поставленої продукції або виконаної роботи.

Підставою для запису операцій по рахунку розрахунків по претензіям на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” є акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмова згода постачальників на пред’явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій.

Документи, які застосовуються при виявленні порушень та розбіжностей при розрахунках з дебіторами представлені в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2. Документи, що застосовуються при виявленні порушень

ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” на даний час не виставляв претензій, а також не було виставлено і претензій даному підприємству. Тому на практиці не застосовується облік розрахунків за претензіями.

Підприємства ведуть розрахунки зі своїми працівниками з відшкодуванням матеріальних збитків, завданих ними в результаті недостач і розкрадань грошових і товарно-матеріальних цінностей, виявлених втрат від псування майна і матеріалів, допущеного браку, а також інших видів шкоди.

Збитки – це виражена в грошовій формі шкода, завдана одній особі протиправними діями іншої. Збиток, завданий підприємству, належить до відшкодування особою, яка завдала збиток, в повному обсязі, за винятком випадків, передбачених законодавством [20, с.456].

Покриття працівниками шкоди у розрізі, що не перевищує середнього місячного заробітку, відбувається за розпорядженням власника як уповноваженої ним особи, а в інших випадках – шляхом подання власником позову до районного (міського) суду. Тому підставою запису на рахунку „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” будуть наказ керівника або відповідне рішення суду, а їх зписання – документи, що підтверджують погашення заборгованості (ПКО, виписка банку, накладна тощо) або утримання сум із заробітної плати (розрахунково-платіжна відомість тощо).

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено застосовують наступні документи:

      інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкту перевірки);

      порівняльна відомість;

      договір про повну матеріальну відповідальність;

      розрахунково-платіжна відомість;

      ПКО тощо.

Взаємовідносини між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксується у відповідних документах - ПКО, виписці банку; повернення коштів в разі виходу учасника зі складу спілки - у ВКО, платіжному дорученні.

У відповідності до цивільного законодавства спільна діяльність без створення юридичної особи здійснюється на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, щоб не суперечити діючому законодавству.

Підтвердженням отримання внесків по спільній діяльності для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо) [57, с.360 ].

Характеристика рахунків дебіторської заборгованості та аналітичний облік.

Довгострокову дебіторську заборгованість фізичних або юридичних осіб обліковують на рахунку 16 „Довгострокова дебіторська заборгованість”, яка має такі субрахунки:

161 „Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду”;

162 „Довгострокові векселі видані”;

163 „Інша дебіторська заборгованість”.

По дебету рахунку 16 відображається виникнення (збільшення) довгострокової дебіторської заборгованост, по кредиту – її погашення (списання) або переведення до складу поточної.

На субрахунку 161 відображаються чисті інвестиції орендодавця у фінансову оренду, визначені згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 14 „Оренда”.

Субрахунок 162 призначений для обліку векселів, одержаних у забезпечення довгострокової дебіторської заборгованості.

Призначення субрахунку 163 – облік довгострокової дебіторської заборгованості, яка не відображається на інших субрахунках рахунку 16 „Довгострокова дебіторська заборгованість”, зокрема розрахунки з працівниками за виданими довгостроковими позиками тощо, інші види розрахунків.

Аналітичний облік довгострокової дебіторської заборгованості ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг і оцінюється за первісною вартістю. Таку заборгованість включають до підсумків балансів за чистою реалізаційною вартістю, яку обчислюють як суму поточної дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

До розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю належать:

      розрахунки з покупцями;

      розрахунки за векселями одержаними;

      розрахунки з іншими дебіторами [82, с.169].

Облік розрахунків з покупцями на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат здійснюється на рахунку 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками. На цьому рахунку узагальнюють інформацію про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, виконанні роботи й послуги, окрім заборгованості, що забезпечена векселем.

Рахунок 36 має такі субрахунки:

361 „Розрахунки з вітчизняними покупцями ”

362 „Розрахунки з іноземними покупцями ”.

На дебеті субрахунків відображають вартість продажу реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг), яка охоплює податок на додану вартість (ПДВ), акцизи та інші обов’язкові платежі, що підлягають перерахуванню до бюджетних і позабюджетних фондів і включені у вартість реалізації; на кредиті – сума платежів, що надійшли на рахунки підприємства до банківських установ, та інші види розрахунків. Сальдо рахунка відображає заборгованість покупців і замовників за одержану продукцію (роботи, послуги).

На субрахунку 362 ведеться облік по кожному дебітору в гривнях і у валюті, обумовленій договором.

Побудова аналітичного обліку по рахунку 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками ” повинна забезпечити отримання даних про заборгованість, строк сплати по якій ще не настав, а також заборгованість, не сплачену в строк.

Аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред’явленим до сплати рахунком.

На субрахунку 362 „Розрахунки з іноземними покупцями ”, крім того, аналітичний облік ведеться в гривнях та валюті, обумовленій договором.

На рахунку 34 „Короткострокові векселі одержані ” ведеться облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена векселями.

Рахунок 34 „Короткострокові векселі одержані ” має такі субрахунки ”

341 „Короткострокові векселі, одержані в національній валюті ”;

342 „Короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті ”.

На рахунку 34 за дебітом відображається отримання векселя за продані товари (роботи, послуги) та за іншими операціями, за кредитом – отримання коштів у погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій стороні тощо.

Аналітичний облік ведеться за кожним одержаним векселем.

На рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами ” ведеться облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами. Рахунок 37 має такі субрахунки:

371 „Розрахунки за виданими авансами ”;

372 „Розрахунки з підзвітними особами ”;

373 „Розрахунки за нарахованими доходами ”;

374 „Розрахунки за претензіями ”;

375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків ”;

376 „Розрахунки за позиками членам кредитних спілок ”;

377 „Розрахунки з іншими дебіторами ”.

За дебетом рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом – її погашення чи списання.

Для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також по оплаті продукції та робіт, прийнятих замовником по частоків готовності, передбачений рахунок 371 „Розрахунки за авансами виданими ”.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 „Розрахунки з підзвітними особами ”. По дебету рахунку в кореспонденції з рахунками грошових коштів відображається видача коштів в підзвіт, по кредиту – списання затверджених сум на відповідні рахунки. Сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.