Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Управлінський облік ведеться підприємствами, фірмами для забезпечення внутрішніх інформаційних потреб керівництва даного підприємства, фірми. Головним при цьому є своєчасне одержання докладної, достовірної інформації про доходи і витрати як на підприємстві в цілому, так і на його окремих ланках.

Важливу частину управлінського обліку становить вирішення таких завдань:

      визначення очікуваного прибутку від того чи іншого економічного заходу (купівлі та продажу майна, короткострокової чи довгострокової інвестиції, кредитів);

      складання прогнозу про рентабельність випуску нових видів продукції на основі результатів дослідження ринку збуту;

      складання прогнозу про фінансовий стан підприємства, фірми на перспективу, фінансової оцінки альтернативних варіантів її розвитку та інше.

Підприємства самостійно обирають форму організації управлінського обліку виходячи з особливостей діяльності, структури і розмірів підприємства, вимог управління.

Підприємства самостійно розробляють склад і зміст внутрішньої звітності з метою забезпечення всіх рівнів управління необхідною інформацією для контролю діяльності, прогнозування виробництва й управління.

Інформація управлінського обліку є комерційною таємницею, і тільки з дозволу адміністрації підприємства або за рішенням органів суду чи прокуратури можливе ознайомлення з даними регістрів та внутрішньої звітності управлінського обліку.

Комерційну таємницю стосовно змісту цієї інформації зобов’язані зберігати службовці підприємства та аудитори [79, с.151].

Досягнення більших прибутків за рахунок регулювання товарообігу визначається не тільки політикою ціноутворення, а й політикою реалізації товарів у кредит. Обгрунтоване управлінське рішення щодо доцільності надання товарного кредиту та його розмір повинно базуватися на визначенні оптимальної дебіторської заборгованості.

Управління дебіторською заборгованістю – суттєвий елемент системи бухгалтерського управлінського обліку. Специфічний характер завдань управління дебіторською заборгованістю знаходить відповідне відображення в організаційній системі, яка передбачає аналіз виробничо-фінансової діяльності підприємства, господарське планування, продаж і контроль за реалізацією товарів (робіт, послуг).

Управління дебіторською заборгованістю також передбачає контроль за оборотністю коштів в розрахунках. Прискорення оборотності в динаміці розглядається як позитивна тенденція.

Отже, управління дебіторською заборгованістю передбачає визначення наступних основних моментів:

1)     визначення середнього розміру фінансових активів, які знаходяться у формі дебіторської заборгованості, їх питомої ваги в загальній сумі оборотності активів підприємства;

2)     визначення середнього періоду інкасації дебіторської заборгованості в днях;

3)     поділ дебіторської заборгованості за окремими її видами та строками погашення.

Основними завданнями управління дебіторською заборгованістю є:

      систематизація і аналіз інформації про покупців, замовників та інших дебіторів підприємства;

      моніторинг заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію, виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, забезпеченими векселями;

      контроль за заборгованістю, строк сплати по якій ще не настав, а також заборгованістю, не сплаченою в строк;

      розрахунок прогнозного розміру резерву сумнівних боргів;

–        сприяння зростанню обсягу продаж шляхом надання комерційного
кредиту і тим самим - зростанню прибутку;

–        підвищення конкурентоздатності за допомогою відстрочення платежів;

–        визначення ступеня ризику несплати рахунків покупцями;

–        надання рекомендацій щодо зменшення кількості фактично або
потенційно неплатоспроможних покупців.

Для управління дебіторською заборгованістю підприємство повинно сформувати кредитну політику, яка включає в себе такі елементи:

1)                 стандарти кредитоспроможності покупців;

2)                 період кредитування;

3)                 політику стягнення заборгованості;

4)                 різноманітні пільги, що надаються за більш швидкі платежі.

Управління дебіторською заборгованістю вимагає від кожного підприємства виведення природного рівня дебіторської заборгованості (у днях) по кожному виду товарів (робіт, послуг), виходячи з власного досвіду і специфічних умов господарювання. Природний рівень дебіторської заборгованості розраховується з тих міркувань, що він не повинен впливати на нормальне функціонування підприємства, бути природним у тому плані, що менший рівень не можливий, а більший – економічно недоцільний. Розраховується природний рівень дебіторської заборгованості згідно з формулою:

ДЗпр = П.в. / К.дн. * Р.д.;

де ДЗпр – природний рівень дебіторської заборгованості, грн;

П.в. – прибуток за відвантажені товари;

К.дн – кількість днів у звітному періоді;

Р.д. – рівень дебіторської заборгованості.

Для визначення характеру, причин і терміну дебіторської заборгованості ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” використовує матеріали аналітичного обліку:

      по рахунку 36 „Розрахунки з покупцями і замовниками”. Аналітичний облік ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред’явленим до сплати рахунком. Дані аналітичного обліку забезпечують отримання даних про заборгованість, строк сплати по якій ще не настав, а також заборгованість, не сплачену в строк;

      по рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами”. Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, видом заборгованості, терміном її виникнення та погашення. Аналітичний облік розрахунків з підзвітною особою поділяється на розрахунки з підзвітними особами в національній валюті та розрахунки з підзвітними особами по дотації і ведеться за кожною підзвітною особою; з працівниками – за кожним працівником.

Незважаючи на ретельно проведену роботу по оцінці дебіторів, деякі з клієнтів, які отримали кредит, можуть не заплатити по своїх рахунках. Якщо рахунок не буде оплачено, підприємство понесе витрати по безнадійній заборгованості.

Для задоволення потреб управлінського персоналу в інформації аналітичний управлінський облік організовується за центрами відповідальності.

Центр відповідальності – це сегмент підприємства, керівник якого несе відповідальність за роботу даного сегмента.

Для ведення аналітичного обліку за центрами відповідальності необхідно:

–                     визначити центри відповідальності на підприємстві;

–                     надати повноваження посадовим особам, які керують центрами відповідальності, та визначити їх обов’язки;

–                     розробити робочий план рахунків аналітичного обліку;

–                     розробити форми внутрішньої звітності для проведення оцінки діяльності центрів відповідальності.

Центром відповідальності за обліком дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” є відділ збут, який займається реалізацією продукції та розрахунками з покупцями і замовниками. Основними вимогами до системи обліку дебіторської заборгованості є:

–                     своєчасне забезпечення керівника відділу збуту якісною і достовірною інформацією;

–                     вимірювання, реєстрація інформації про використання ресурсів по ходу проведення відділом збуту господарської операції;

–                     обробка, нагромадження і своєчасна передача інформації про результати діяльності відділу збуту вищому органу;

–                     створення передумов для прийняття об’єктивних якісних рішень на кожному рівні управління.

Для узагальнення інформації про обсяги заборгованості покупців за реалізовану продукцію на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” управлінським персоналом розробляється внутрішня звітність.

Таблиця 2.6. Відомість обліку дебіторської заборгованості

За даними даної відомості, на нашу думку, керівник відділу збуту отримує інформацію про обсяги заборгованості на звітну дату, а також можливо провести аналіз строків оплати покупцями по рахунках. При цьому неможливо правильно визначити дебіторів щодо яких існує невпевненість у погашенні заборгованості. На нашу думку, керівника підприємства, якій ознайомлюється з відомостями, першочерговим повинно зацікавити: які обсяги дебіторської заборгованості, причини несплати покупців, хто відповідає за збільшення дебіторської заборгованості на підприємстві. Таким чином ми пропонуємо розробити та використовувати наступну форму відомості по розрахункам з покупцями та замовниками.

Таблиця 2.7. Відомість обліку дебіторської заборгованості щодо покупців та замовників