Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Таким чином розглянутий нами процес показує, що при обліку дебіторської заборгованості податковий облік виникає в процесі реалізації продукції, коли виникає дохід, а також коли здійснюються авансові платежі. Також ми бачимо існують де яки особливості при відображенні підзвітних сум. Отже, нами розглянуто особливості ведення податкового обліку дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” і виявленні ситуації його виникнення.

2.3 Організація бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат”

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які повинні бути конкретизовані і представлені у технологічних та структурних аспектах.

Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Його зміст становить: первинне спостереження, тобто сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання у натуральному та вартісному вираженні, фіксація у носіях облікової інформації – документах.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку у системі рахунків – в облікових реєстрах) – це другий етап облікового процесу.

Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об’єкт організації. Кожний об’єкт організації складається з різних видів робіт.

Бухгалтерський облік не тільки інформує про стан і зміни господарства, його елементи, здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об’єктів господарювання, а й виконує функцію оцінки результативності роботи. Досягають цього на основі узагальнення даних на підсумковому етапі. Підсумковий етап облікового процесу дає змогу мати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням. Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображають результати виробничої й господарської діяльності підприємства за певний період [51, с.27].

Дебіторська заборгованість разом з виробничими запасами найчастіше складає значну частку в структурі активу балансу підприємства. Створення великих обсягів дебіторської заборгованості викликає низьку платоспроможність підприємства. Для проведення розрахунків по зобов'язаннях підприємству доводиться перетворювати високо ліквідні активи на грошові кошти, у протилежному випадку йому загрожує банкрутство.

Основними завданнями організації обліку дебіторської заборгованості є:

      зазначення в Наказі про облікову політику критеріїв класифікації дебіторської заборгованості;

      вибір методу визначення резерву сумнівних боргів;

      розробка графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців;

      вибір облікових регістрів, в яких відображається дебіторська заборгованість, та доведення цієї інформації до конкретних виконавців;

      організація передачі інформації з облікових регістрів до центральної бухгалтерії (головному бухгалтеру) для її відображення в звітності.

Бухгалтерський облік повинен відображати вжиті заходи на бухгалтерських рахунках та, відповідно, їх вплив на фінансові результати діяльності підприємства.

Суб’єктами в організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” виступають:

–                     бухгалтери відділу зведеного обліку, які займаються обліком розрахунків з різними дебіторами;

–                     бухгалтери з відділу реалізації, які здійснюють розрахунки по реалізації продукції в наслідок чого може виникнути дебіторська заборгованість;

–                     бухгалтери з відділу складання звітності, які здійснюють відображення дебіторської заборгованості у фінансовій звітності;

–                     головний бухгалтер, який здійснює контроль за роботою бухгалтерів.

Об’єктом в організації обліку дебіторської заборгованості виступає обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне, технічне забезпечення обліку, тобто система бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості.

Згідно з Наказом про облікову політику ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” класифікує дебіторську заборгованість відповідно до своїх потреб, і здійснює облік тільки поточної дебіторської заборгованості. При цьому резерв сумнівних боргів не створюється і вся заборгованість списується на витрати звітного періоду та на позабалансовий рахунок.

На першому етапі організації обліку дебіторської заборгованості необхідно перш за все визначитися з документами, які застосовуються підприємством при розрахунках з дебіторами, скласти графік документообігу, визначити строки проведення інвентаризації дебіторської заборгованості, розробка робочого плану рахунків, оцінка дебіторської заборгованості.

Облік операцій по дебіторській заборгованості здійснюється на підставі господарських договорів та первинних документів, що засвідчують факт здійснення господарської операції.

Завдання організації документування цих операцій – скласти графік документообігу із зазначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву.

Своєчасне оформлення первинних даних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіку документообігу.

Графік документообігу – затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів та інших, термін обробки і проходження документів всередині відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності [57, с.89].

В Наказі про облікову політику ЗАТ „Житомирського м’ясокомбінату” зазначено, що графік документообігу не застосовується, але це, на нашу думку, не зовсім вірно. При цьому стає неможливо визначити конкретні строки надходження документів до різних ділянок обліку, посадових осіб які відповідають за своєчасність надходження документів. Це відображається у не своєчасності здачі експедиторами відповідних звітів по реалізації продукції та по розрахунках з покупцями, таким чином строк виникнення заборгованості теж неможливо чітко визначити. Але при цьому за допомогою комп’ютерної програми „1 С: Бухгалтерія 7.7”, яка використовується на підприємстві доступ до усіх документу можливо здійснити у будь-який час. Це виражено тим що усі документи зберігаються у електронному вигляді.

Таким чином пропонуємо на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” застосовувати документування. Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп’ютера на комп’ютер – це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготований, з включеними в нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомісті з такого документа легко можуть бути включені в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства [13, с.146]. Графік оформлюється або як схема, або як перелік робіт з формування, перевірки та обробки документів, які заповнюються кожним структурним підрозділом, а також конкретними виконавцями, із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт. На даному підприємстві графік документообігу можна представити наступним чином:

Таблиця. 2.14. Графік документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості

Контроль за дотриманням документообігу здійснює головний бухгалтер. Графіки виправдовують своє призначення тільки при їх неухильному виконанні. За дотриманням графіка повинен здійснюватись поточний контроль. Його результати потрібно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих осіб.

Згідно Наказу про облікову політику ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” розробив робочий план рахунків. Включаючи рахунки до робочого плану рахунків, бухгалтер керується практичними потребами підприємства. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку містить синтетичні та аналітичні рахунки, необхідні для ведення бухгалтерського обліку відповідно до вимог своєчасності і повноти обліку і звітності. В ньому може бути використано стільки рахунків і субрахунків, скільки необхідно для відображення господарської діяльності. Відповідно до робочого плану рахунків на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” використовуються наступні рахунки обліку дебіторської заборгованості.

Таблиця 2.15. Витяг з робочого плану рахунків ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат”