Совершенствования учета и системы внутреннего контроля на ОАО «Связьинформ»

     Для получения более объективной  информации о реальной стоимости  материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В новом плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». В бухгалтерском балансе сумма резервов отдельно не отражается, а учитывается при составлении соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии.

       В ходе проведения аудиторской  проверки была собрана информация  о непригодных к употреблению, залежалых и тому подобных  материалах. В частности по четырем  проверявшимся подразделениям были  получены следующие данные:

• в ОАО «Связьинформ» имеется перечень неликвидных материалов (например, дорогие запчасти к автомобилям TOYOTA или новые запчасти к снятым с эксплуатации устройствам). Согласно этому перечню общая сумма неликвидов в подразделении чуть меньше одного миллиона рублей (при общей сумме хранящихся там материалов в 272 млн. рублей). Однако при анализе данных по складу запчастей выяснилось, что только на этом складе фактическая сумма неликвидных материалов превышает 2 миллиона (что составляет около 11% от общей суммы материалов на складе). При анализе данных по складу материалов для производства выяснилось, что и на этом складе процент неликвидных материалов составляет около 8%). Таким образом, по результатам совокупного анализа данных средний процент неликвидных материалов в подразделении равен  9 % (25 млн. руб.);
• также имеется перечень неликвидных материалов, согласно которому общая сумма неликвидов в подразделении немного меньше 1 миллиона рублей;
• ОАО «Связьинформ» не составляет списка неликвидных материалов.

     Итого стоимость непригодных к употреблению, залежалых и тому подобных материалов составляет 4% от общей стоимости  материальных ценностей компании на конец 2006 года. Рассчитаем резерв под снижение стоимости материалов. 
 
 

     Таблица 3.3

     Создание  резерва снижение стоимости материалов,

     Таким образом, общая сумма резерва, на которую необходимо уменьшить стоимость  материалов,  равна 30 миллионов рублей.

     В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

     Дт  91 «Прочие доходы и расходы»                                     30

     Кт 14 «Резервы под снижение стоимости  материалов»     30

     В начале периода, следующего за периодом в котором произведена эта  запись, зарезервированная сумма восстанавливается:

Дт 14 «Резервы под снижение стоимости  материалов»     30

     Кт  91 «Прочие доходы и расходы»                                           30 
 

     3.2 Предложения по  повышению эффективности  системы внутреннего  контроля сырья и материалов 

     Совершенствование системы внутреннего контроля - это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление "узких мест" на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации. В каждой отдельно взятой организации можно по-своему рационализировать систему внутреннего контроля исходя из внутренних и внешних условий и степени ее развития (эффективности). Но существуют общие закономерности и методы повышения эффективности функционирования системы внутреннего контроля, подходящие для большинства средних и крупных коммерческих организаций. В небольших фирмах, как правило, недостаточно ресурсов для построения эффективной системы внутреннего контроля, однако некоторые из перечисленных ниже рекомендаций полезны и для них.

     Реализация  предлагаемых направлений совершенствования  внутреннего контроля должна обеспечить снижение возможности злоупотреблений должностных лиц и сохранность имущества организации, а также совершенствование, упрощение и снижение трудоемкости контрольной работы и, как следствие, - повышение эффективности системы внутреннего контроля в целом.

     Исследования  действующей практики учета и  контроля использования материалов на  выполнение работ в ОАО  «Связьинформ» в 2007 году позволило  установить, что учет и контроль ведутся в основном в соответствии с Положениями о бухгалтерском  учете  и отчетности в РФ и принятой в организации учетной политикой.

     В целом организация учета движения материалов на ОАО «Связьинформ» соответствует требованиям содержащимся в нормативных документах по учету материалов, однако, в ходе исследования были выявлены следующие недостатки: недостаточно эффективно организован контроль за рациональным использованием материальных ценностей в производстве, т. к. на практике применяется только инвентарный метод для контроля за использованием в производстве материалов;

     Для борьбы с хищениями материально-производственных запасов со складов предлагается установить систему видеонаблюдения, охранную сигнализацию. Затраты на эти мероприятия по рыночным ценам составит 250 тыс. руб. Которые включают в себя: телекоммуникации (пять видеокамер по периметру здания и над входными группами, охранный пульт с мониторами, компьютером, с телефонной связью, кабельная продукция).

     Рассчитаем  амортизацию объекта, исходя из его  стоимости и срока полезного  использования. Это будет по 25 тыс. руб. в год, в течение 10 лет. Плата за сервисное обслуживание – 12 тыс. руб. в год. Итого получается 262 тыс. руб. При том, что сумма хищений за 2004г. составила 700 тыс. руб., то затраты на предлагаемое мероприятие окупятся еще в первый год, несмотря на то, что придется платить за сервисное обслуживание и возможный ремонт.

     Сроки проведения инвентаризации зафиксировать  не только у учётной политике, но и в графике внутреннего контроля. Рекомендуется проведение инвентаризации ежеквартально.

     В связи с выявленными в результате проведения внутреннего контроля хищениями рекомендуется ввести материальную ответственность для проводящих контроль, за сокрытие недобросовестной работы сотрудников путём возмещения убытков. Сумма выявленных недостач составила 350 тыс. руб. рекомендуется разделить сумму на возмещение в равных долях на финансового директора ОАО «Связьинформ» и сотрудника бухгалтерии. Поскольку удержания из заработной платы не могут составлять более 20%, рассмотрим график погашения недостач.

     В ходе проверки было обнаружено, что не все складские помещения предприятия ОАО «Связьинформ» оснащены весовыми и измерительными приборами. Также выяснилось, что многие измерительные приборы, находящиеся на складах имеют значительную погрешность в сторону уменьшения, что приводит к несоответствию данных бухгалтерского и складского учета, также не везде соблюдаются правила противопожарной охраны.

     Из  этого следует вывод, что для  обеспечения сохранности сырья  и материалов, нужно перезаключить  договор с органами противопожарной  охраны, на каждый склад поставить сигнализации, что приведет к снижению злоумышленных пожаров с охраняемых помещений.

     Менеджеры, нашедшие конкретных покупателей, должны нести персональную материальную ответственность  за исполнение этими покупателями своих  обязательств по договорам. Для стимулирования сбытового персонала полезно разработать систему поощрений за каждого найденного покупателя (заказчика).

     В целях эффективного контроля и предотвращения хищений, предлагаю выписывать накладную  на отпуск материалов на сторону в 4-х экземплярах, из которых один остаётся на складе у кладовщика, списывающем материалы, второй передаётся в организацию, получающее материальные ценности, третий экземпляр передаётся в бухгалтерию, а четвёртый на проходную.

     Также нужно заменить весовые и измерительные приборы новыми, усовершенствованными, чтобы не было несоответствий складского и бухгалтерского учета.

     Предлагаю усилить физические меры контроля документации и складских помещений. Установить крепкие, запирающиеся двери с электронной пропускной системой, специализированную охрану, все это являются средствами контроля за материалами и документацией, и предотвратит порчу и потери.

     В рамках усиления системы внутреннего  контроля на предприятии при приёме на работу сотрудников необходимо в анкетные данные ввести вопрос: «Работает ли кто-либо из родственников на ОАО «Связьинформ»?», если да, то необходимо уточнять в каком отделе. Данные меры позволят избежать сосредоточения функций по операциям санкционирования и фактического отпуска материалов.

     Рекомендуется внедрение системы бюджетного управления (бюджетирования). Суть данной системы - планирование и учет денежных средств  и финансовых результатов деятельности организации (как по различным направлениям и сферам деятельности, так и в  целом), контроль за выполнением планов, т.е. сравнение проектных (плановых) и отчетных (фактических) данных, а также оперативная корректировка планов по результатам анализа выявленных отклонений.

     По  результатам анализа рыночной конъюнктуры, возможностей и целей организации составляется бюджет продаж, на основе которого различными функциональными отделами составляются другие подбюджеты (сметы) по каждой сфере деятельности. Например, отделу сбыта при согласовании с ПЭО целесообразно составлять следующие подбюджеты (сметы): бюджет рекламы; смету расходов на маркетинговые исследования рынка; смету коммерческих расходов (смету расходов на деятельность отдела сбыта).

     Бюджетное управление включает:

- определение состава бюджетов и последовательность их постановки в соответствии с бизнес-процессами организации;

- контроль за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствием расходов утвержденным плановым лимитам, выполнением бюджетного регламента;

- сведение всех подбюджетов в основной бюджет (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансовому листу).

     Ответственность за организацию и контроль целесообразно  возложить на специально созданное  бюро бюджетного управления, скомплектованное из наиболее квалифицированных работников финансового и экономического отделов. На начальных этапах внедрения бюджетирования оргструктура данного бюро может напоминать матричную, при которой его работники подчиняются как руководителям тех функциональных отделов, из которых они набраны или в которых они работают постоянно, так и руководителю проекта организации бюджетного управления, обладающему так называемыми проектными полномочиями. По мере завершения поэтапной постановки бюджетного управления данное бюро выделяется в независимое подразделение.

     Таким образом, рекомендуемые мероприятия могут положительно повлиять на финансовый результат работы предприятия ОАО «Связьинформ».

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Данная  работа посвящена некоторым вопросам бухгалтерского учета и контроля материалов и сырья.

     Производственные  запасы составляют значительную часть стоимости имущества предприятия, затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность производства и финансовое состояние предприятия.

     Основным  направлением повышения эффективности  использования производственных запасов является точный учет и контроль движения, хранения и использования сырья и материалов, внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

     Рациональное  использование запасов зависит  также от полноты сбора и использования  отходов и их обоснованной оценки.

     Существенное  значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.