Совершенствования учета и системы внутреннего контроля на ОАО «Связьинформ»

3. Основные  элементы системы  внутреннего контроля за  использования  сырья и материалов

 

             В систему внутрихозяйственного (внутреннего ) контроля принято  

включать  три элемента: систему бухгалтерского учета, контрольную среду     

 и   средства контроля. 

     Внутрихозяйственный контроль организуется  на средства хозяйствующего субъекта  внутри предприятия по решению  руководства для повышения эффективности  управления. Информацию внутрихозяйственного  контроля, как правило, использует  управленческий персонал. Внутрихозяйственному контролю подвергаются все участки и структурные подразделения хозяйствующего субъекта, он охватывает всю финансово-экономическую и производственную деятельность предприятия в целом. По этим причинам, когда речь заходит о внутрихозяйственном контроле, часто говорят о системе внутрихозяйственного контроля.

 Система  внутреннего контроля представляет  собой комплекс упорядоченных  взаимосвязанных мер, методик  и процедур, которые используются  сотрудниками, подразделениями и  руководством хозяйствующего субъекта в целях обеспечения соблюдения политики руководства и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Внутрихозяйственный контроль осуществляется силами конкретного экономического субъекта для постоянного надзора и проверки совершаемых операций, принятия оперативных мер. При этом конкретная система внутреннего контроля и ее эффективность зависят от методов деятельности экономического субъекта, организации и технологии производства, порядка сбора, обработки и анализа информации и других факторов.

       Многообразие действий, осуществляемых  для организации внутрихозяйственного  контроля, условно можно сгруппировать  по трем блокам:

                надлежащая система бухгалтерского  учета;

      контрольная среда;

      отдельные средства контроля 

        Под системой бухгалтерского  учета понимают ": совокупность  форм и методов, применяемых  экономическим субъектом для  организации и ведения бухгалтерского  учета имущества и обязательств  и подготовки бухгалтерской отчетности" (26, с.290). "Цель учетной системы организации -  заключается в определении, накоплении, классификации, анализе, регистрации и представлении отчетности о хозяйственных операциях и обеспечении учета связанных с ней активов" (24, с.267).

      Согласно  п.4.2 правила (стандарта) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита" контрольная среда, под которой понимаются ": осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, включает:

      стиль и основные принципы управления данным экономическим        субъектом;

      организационную структуру экономического субъекта;

      распределение ответственности и полномочий;

      осуществляемую  кадровую политику;

      порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

      порядок осуществления внутреннего управленческого  учета и подготовки отчетности для  внутренних целей;

      соответствие  хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства".

      Также под средой контроля понимают ": действия, мероприятия и процедуры, которые  отражают общее отношение высших кругов администрации, директоров и  владельцев организации к контролю и важность контроля для этой организации" (24, с.265).

      Контрольная среда понимается также как общее  отношение совета директоров и менеджмента  к необходимости осуществления  контроля в организации и предпринимаемые  в этой связи действия (28) Контрольная  среда позволяет обеспечить необходимую  структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля. Контрольная среда включает:

      этические ценности;

      философию и стиль управления;

      организационную структуру;

      распределение полномочий и ответственности;

      политику  и практику управления персоналом;

      компетентность персонала.

Под средствами контроля понимает ": конкретные контрольные мероприятия, установленные  руководством и осуществляемые сотрудниками в ходе хозяйственной деятельности" (27, с.162). "Средства контроля, т.е. конкретные действия и мероприятия, вытекают из разработанной руководством учетной политики организации и служат для ее реального воплощения" (25, с.176).

  К наиболее распространенным  средствам контроля относят, например (26, с. 293):

      распорядительные  подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;

      внутренние  и внешние сверки расчетов;

      встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;

      проверку  правильности осуществления документооборота;

      плановые  и внезапные инвентаризации имущества и обязательств экономического субъекта в соответствии с установленным порядком;

осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам экономического субъекта.

       Цель аудиторской проверки учета  сырья и материалов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению материалов, в  установлении правильности оформления операций за использованием сырья и материалов в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

     Основными задачами учета сырья и материалов являются:

      - формирование фактической себестоимости запасов;

- правильное  и своевременное документальное  оформление операций и обеспечение  достоверных данных по заготовлению,  поступлению и отпуску запасов;

- котроль  за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

- контроль  за соблюдением установленных  организацией норм запасов, обеспечивающих  бесперебойный выпуск продукции,  выполнение работ и оказание  услуг;

- своевременное  выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявление иных возможностей вовлечения и в оборот ;

       - проведения анализа эффективности  использования запасов. 

Аудитор проверяет выполнение основных требований предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, таких как сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода), учет количества и оценка запасов; достоверность данных аналитического и  синтетического учета.

       Первым этапом проведения аудита  является планирование аудиторской проверки учета запасов. Планирование позволяет контролировать порядок и сроки проведения проверки, от качества планирования зависит и качество проверки.

     Результатом планирования аудита выступает программа  проведения проверки сырья и материалов .

Таб 1.1

     Программа проведения проверки  сырья и  материалов

   

Оценка  системы внутреннего контроля и  учета запасов может производиться двумя способами:

     1) качественная оценка — основана  на разработке тестов с ответами  «Да» и «Нет» и их оценками  в совокупности,

     2) количественная оценка - соответствует  требованиям правил «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» Тесты оцениваются баллами по шкале от «низкий» до «высокий» (шкала не менее трех баллов).

     При оценке системы внутреннего контроля и учета запасов как хорошей, аудитор может применить выборочную проверку первичных документов и регистров бухгалтерского учета, отражающих движение запасов, что значительно снизит трудоемкость проверки.

     Порядок определения выборки и распространения, ее результатов на оценку всего учета  запасов регулируется правилом «Аудиторская выборка».

     Для целей проверки учета запасов  могут использоваться следующие  методы отбора элементов совокупности в выборку: случайный, систематический, комбинированный.

     Изучение  систем внутреннего контроля и учета  запасов происходит, как правило, путем визуального ознакомления с документами и опросов персонала, принимающего участие в обеспечении функционирования системы бухгалтерского учета.

     Чем лучше организована система внутреннего  контроля, тем меньше может быть риск необнаружения ошибок при выборочной проверке, тем меньше времени потребуется для проверки.

     Проверка  учета сырья и материалов ведется  методом детальной проверки отражения  в бухгалтерском учете оборотов сальдо по счетам.

     Предметами  контроля являются:

• первичные документы и другие документы, на основании которых производятся записи в регистрах;
• счета синтетического учета по учету затрат, запасов, расчетов, денежных средств;
• регистры аналитического и синтетического учета;
• статьи отчетности, которые формируются указанными счетами. 

     На  начальной стадии проверки учета  запасов следует ознакомиться с  учетной политикой организации. С этой целью необходимо проанализировать элементы учетной политики.