Учет денежных средств и расчетных операций

Наличные  денежные средства в кассе организации  могут находиться в пределах установленного лимита. Лимит кассы – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находится в кассе организации. Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 29.03.2011 г. №107 лимит кассы организация имеет право устанавливать самостоятельно.

Прием наличных денежных средств в ОАО  «Шкловский льнозавод» осуществляется с использованием приходного кассового  ордера формы № КО-1, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2010 г. №38 (приложение Е). Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером и до передачи в кассу должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях.

Выписанный  приходный кассовый ордер подписывается  главным бухгалтером организации  или уполномоченным им лицом. При  получении денежных средств их вносителю  выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Квитанция должна быть подписана главным бухгалтером, кассиром и заверена печатью (штампом). Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и действителен в течение одного дня (дня выписки). После получения денежных средств  кассовый ордер подписывается кассиром. В приходном кассовом ордере не допускаются  исправления, в том числе и  оговоренные.

Бланки  квитанций формы № КО-1 являются бланками строгой отчетности, имеют  учетную серию и номер.

Пример. Согласно приходному кассовому ордеру № 1053508  26 июля 2011 г.  в кассу организации поступила от Мельниковой С.С. квартплата в размере 70 тыс. р. Это отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 «Касса»;

Кредит  счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»». На сумму 70000 р.

При приеме в кассу иностранной валюты выписывается приходный кассовый ордер  формы № КО-1в, который составляется в том же порядке, что и приходный  кассовый ордер формы № КО-1. Отличительной  особенностью является указание в данном кассовом ордере номинала принятой валюты, курса Национального банка, действующего на дату внесения валюты,  рублевого  эквивалента принятой валюты. Однако ОАО «Шкловский льнозавод» не предусмотрен расчет в иностранной валюте, поэтому  данная форма не используется организацией.

Выдача  наличных денежных средств из кассы  организации осуществляется по расходным  кассовым ордерам, расчетно-платежным  и платежным ведомостям с наложением на них реквизитов расходного кассового  ордера, либо приложением расходного кассового ордера, выписанного на общую сумму выданных средств.

Расходный кассовый ордер формы № КО-2 выписывается бухгалтером в одном экземпляре (приложение Ж). Он должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления получателем документа, удостоверяющего его личность. Получение денежных средств должно быть подтверждено росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер должен быть подписан кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня – дня выписки.

Пример. Согласно расходному ордеру № 271 26.07.2011 г. Исаченко Алине Олеговне из кассы  организации на основании приказа  от 22.07.2011 г. была выдана денежная помощь в размере 440660 р. Данная хозяйственная операция отражается следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 92 «Внереализационные расходы и доходы»

Кредит  счета 50 «Касса» на сумму 440660 р.

Выдача  заработной платы работникам, пособий, сумм под отчет на командировочные  расходы может осуществляться по ведомости. Расходные кассовые ордера, выписанные на основании расчетно-платежных (платежных) ведомостей, регистрируются в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  в белорусских рублях только после  закрытия ведомостей. В данной организации  для выдачи заработной платы работникам используется Типовая междуведомственная форма №Т-53а (приложение И).

Пример. Согласно платежной ведомости № 260 из кассы организации  была выдана заработная плата работникам транспортного  цеха за июль в размере 1 795 690 р., что отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит  счета 50 «Касса» на сумму 1 795 690 р.

При выдаче из кассы организации иностранной  валюты должен быть оформлен расходный  кассовый ордер формы № КО-2в. В расходном кассовом ордере указываются  номинал выдаваемой валюты, курс Национального  банка по данной валюте, действующий  на день ее выдачи, сумма рублевого  эквивалента выданной иностранной  валюты.

Приходные и расходные кассовые документы, оформляющие кассовые операции должны быть зарегистрированы в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов  по форме № КО-3 (приложение К). Журнал может открываться отдельно для регистрации приходных документов и расходных либо один для регистрации и приходных и расходных документов. Данный журнал может вестись  и с помощью технических средств. В аналогичных журналах регистрируются приходные и расходные кассовые ордера в иностранной валюте.

Пример. В графе 1 указывается дата поступившего приходного или расходного документа (26.07.2011 г.). В графе 2 указывается номер документа (1053508 – приходный кассовый ордер; 271 –расходный ордер), далее отражается сумма по этим документам в графе 6, а также в графе 7 вписываются инициалы, фамилии, указанные в приходном (расходном) ордере. Выводиться остаток на конец дня – 169 860 р. (приложение К)

Все поступления денежных средств в кассу и выдача денежных средств должны быть зафиксированы в кассовой книге формы КО - 4 (приложение Л).

До  передачи в кассу кассовая книга  должна быть оформлена соответствующим  образом, а именно ее листы должны быть пронумерованы, книга – прошнурована, скреплена печатью, количество листов в ней должно быть заверено подписями  руководителя и главного бухгалтера.

Сразу после получения или выдачи денежных средств по приходным и расходным  кассовым ордерам кассир делает записи в кассовую книгу. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей, одна из которых (неотрывная) остается в  кассовой книге, а вторая служит отчетом  кассира. Поэтому записи ведутся  в двух экземплярах под копировальную  бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир выводит обороты за день по поступившим и выданным денежным средствам и определяет сальдо на конец рабочего дня.

Имеет особенности порядок записи выданных сумм по расчетно-платежной, платежной  ведомостям в кассовую книгу. Сумма выданных за день наличных денежных средств по ведомости не отражается в колонке «Расход» кассовой книги. Но по строке «В том числе на оплату труда» кассовой книги указывается сумма невыплаченных денежных средств по ведомости.

Пример. На начало дня 26.07 2011 г. остаток в кассе организации составил 1182480 р., он же является остатком на конец на 25.07.2011 г. Сумма остатка отражается в графе «Приход». В течение дня в кассу поступили денежные средства в размере 563190 р. Расход кассы за день составил 1575810 р. Остаток на конец дня составил 169860 р. Исходя из того, что счет 50 «Касса» является активным, то сальдо на конец рассчитывается следующим образом:

 

 

 

где   сальдо на начало дня (1182480 р.)

 оборот по дебету счета 50 «Касса» (563190 р.)

  оборот по кредиту счета 50 «Касса» (1575810 р.)

Подчистки и незаверенные исправления в  кассовой книге не допускаются. Исправления  должны быть заверены подписями кассира  и главного бухгалтера.

  Бухгалтерский учет кассовых  операций ведется в бухгалтерии  организации ОАО «Шкловский льнозавод»  на счете 50 «Касса», который  предназначен для обобщения информации  о наличии и движении денежных  средств в кассах организации, а также денежных документов. К счету 50 «Касса» открываются следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

Синтетический учет по счету 50 «Касса» организация  ведет в журнале-ордере №1-АПК, форма  которого утверждена Постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь № 41 от 31.05.2004 г.

Данный  журнал открывается на месяц. На лицевой  стороне журнала-ордера отражаются кредитовые обороты по счету 50 «Касса»  в корреспонденции с дебетом  счетов 51, 55, 57, 71 и др. Записи в журнал-ордер  осуществляются на основании отчетов  кассира с приложенными первичными документами. До записи в журнал-ордер  суммы по однородным операциям в  отчете кассира суммируются и  заносятся в журнал-ордер итоговыми  суммами. В графе дата (период) указывается  дата составления отчета кассира, на основании которого осуществляются записи по соответствующей строке журнала-ордера.

Например, за январь 2011 года организацией ОАО «Шкловский льнозавод» были осуществлены следующие операции, что отражается бухгалтерскими записями (приложение М):

1 Из кассы организации выданы денежные средства на выплату заработной платы:

  Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда»

  Кредит счета 50 «Касса» на сумму 22085660 р.

2 Выданы из кассы организации в подотчет денежные средства на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит  счета 50 «Касса» на сумму 22085660 р.

3 Произведена оплата за  принятую у населения продукцию:

Дебет счета 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит  счета 50 «Касса» на сумму 4347560 р.

4 Выплачены из кассы организации штрафные санкции:

Дебет счета 92/2 «Внереализационные расходы»

Кредит  счета 50 «Касса» на сумму 105000 р.

Следовательно, оборот по кредиту счета 50 «Касса» составил  28752430 р., что видно из приложения М.

Оборотная сторона журнала-ордера № 1–АПК предназначена  для отражения дебетовых оборотов по счету 50 «Касса». Заполнение оборотной  стороны также осуществляется на основании отчетов кассира итогами  за соответствующий день. На оборотной  стороне журнала-ордера № 1-АПК отражается также конечное сальдо по счету 50 «Касса», которое сверяется с конечным сальдо по последнему за отчетный месяц  отчету кассира.

Рассмотрим  дебетовые обороты по счету «Касса»  в ОАО «Шкловский льнозавод» на основании  обороной стороны журнала – ордера № 1 – АПК за январь 2011 года:

1 Поступила выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит  счета 90/1 «Выручка от реализации» на сумму 2544000 р.

2 Поступили денежные средства с расчетного счета в банке в кассу:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит  счета 51 «Расчетный счет» на сумму 8000000 р.           

3 Поступили денежные средства со счета в банке, на котором хранятся средства целевого финансирования на содержание социальных учреждений:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит  счета 55 «Специальные счета в банках»  на сумму 14000000 р.       

4 Поступил налог на добавленную стоимость в кассу:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит  счета 90/1 «Выручка от реализации» на сумму164790 р.

5 Поступила выручка от реализации товаров, работ, услуг:

Дебет счета 50 «Касса» 

Кредит  счета 90/1 «Выручка от реализации» на сумму 164790 р.

  6 Поступили денежные средства в погашение различного рода дебиторской задолженности:

Дебет счета 50 «Касса» 

Кредит  счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на сумму 3792130 р.

Итог  по дебету счета 50 «Касса» составил 28576070 р. (приложение М)

После подсчета в конце месяца итогов в  журнале-ордере № 1-АПК осуществляется его взаимная сверка с другими  регистрами бухгалтерского учета: журналами-ордерами № 2-АПК, № 4-АПК, № 6-АПК, № 7-ПК и др., а также ведомостями № 25-АПК, № 38-АПК, № 39-АПК, № 40-АПК, № 41-АПК и  др.

После взаимной сверки итогов кредитовые обороты  по счету 50 «Касса» в корреспонденции  с соответствующими счетами переносятся  с лицевой стороны журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу (приложение Н).

Не  реже одного раза в квартал в сроки  установленные руководителем организации  в кассе должна проводиться инвентаризация. Для проведения инвентаризации в  организации создается комиссия. По результатам проведенной инвентаризации комиссией составляется Акт инвентаризации наличия денежных средств (один экземпляр передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально-ответственного лица) (приложение П).

Согласно  акту инвентаризации наличия денежных средств  на 1 октября 2011 г. в кассе  ОАО «Шкловский льнозавод» с материально  – ответственного лица оператора  Томашовой Т.Е. взята расписка о  том, что к началу проведения  инвентаризации все расходные и  приходные документы на денежные средства были сданы ей в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие под её ответственность   были оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Последний документ по приходу имеет № 1053615, а по расходу № 361. На основании приказа № 201 от 30.09.2011 г. была проведена инвентаризация денежных средств, в ходе которой выявлено, что сумма наличных денег в кассе составила 12520 р. По данным учета сумма составила 12520 р. По результатам инвентаризации не было выявлено ни недостачи, ни излишков денежных средств. Акт подписан председателем инвентаризационной комиссии Скопцовой Д. Я и главным бухгалтером Бондаревой Е.А.