Учет и аудит движения материально-производственных запасов

     Ни  один нижестоящий документ не может противоречить ни одному вышестоящему. Только соблюдение этого правила позволит сформировать грамотную структуру бухгалтерского учета в России.[16, 146].

     Важным  показателем эффективности использования  материальных ресурсов является величина запасов в расчете на единицу выпуска продукции. Интенсификация общественного производства предполагает, что при абсолютном росте величины материальных затрат величина их на единицу продукции должна снижаться за счет сокращения материалоемкости производства, ускорение и транспортировки продукции, улучшения структуры запасов, ликвидации ненужных предприятиям запасов. В связи с этим перед учетом производственных запасов стоят следующие задачи:

• правильное и своевременное документальное отражение всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов;
• выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;
• расчет и списание отклонений по направлениям затрат;
• контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях движения;
• постоянный контроль за соблюдением установочных норм производственных запасов;
• систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе обоснованных норм их расходования;
• контроль за технологическими отходами и потерями и их использование;
• своевременное получение точной информации о величине экономии или перерасхода материальных ресурсов по сравнению с установленными лимитами;
• своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ресурсов, контроль за ценностями, находящимися в пути, неотфактурованные поставки.

     Нормативно - законодательной базой, регулирующей порядок проведения аудита материально - производственных запасов являются Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности", так же нормативно - законодательные акты используемые при  ведении бухгалтерского учета.

     Целью аудиторской проверки материально -  производственных запасов является формирование мнения о достоверности  показателей отчетности по статьям  материальных ценностей "Запасы" и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с материально - производственными запасами действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, а также структур контроля и системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов предприятия и их важности для бухгалтерских отчетов. Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.

     В процессе проверки аудитор должен установить:

1. реальность наличия и существования материально-производственных запасов;
2. все ли операции с материально-производственными запасами, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены;
3. является ли организация собственником всех материально-производственных запасов, т. е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, — обязательствами;
4. правильность оценки материально-производственных запасов и связанных с ними обязательств;
5. правильно ли выбраны и применялись принципы учета материально-производственных запасов.[18,46]

     Приступая к проверке аудитору необходимо изучить  все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и  отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары,  о порядке выдачи доверенностей материально - товарных ценностей и другие.

     Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки:

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21.11.96 г.,
2. Федеральный закон об аудите №307-ФЗ от 30.12.08г.,
3. Федеральный стандарт аудиторской деятельности от 23.09.02г.,
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ № 34н от 29.07.98 г.,
5. ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» № 44н от 09.06.01г.,
6. План счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению № 94н от 31.10.00 г.,
7. ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» № 60-н от 09.12.98г.,
8. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» № 43-н от 06.07.99г.

     К организационно - правовым документам и другим материалам относятся:

1. Протоколы заседаний совета директоров, решения учредителей и других комиссий;

     Изучение  этих документов для аудитора особенно важно, если при формировании или изменении величины уставного капитала организации в качестве вкладов были внесены сырье, материалы или товары, а так же, если дивиденды или доходы выплачивались материальными ценностями;

2. Отчеты аудиторов за прошлые годы;
3. Договоры на поставку сырья, материалов, товаров и т. д.;
4. Договоры о материальной ответственности.

     Достаточно  информативными могут оказаться  беседы аудитора с персоналом клиента  обо всех изменениях в структуре  руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.[16, 94]

     Информация  для проверки операций с материально-производственными  запасами содержится в бухгалтерской  отчетности предприятия и бухгалтерских  регистрах, в частности, в форме  № 1 "Бухгалтерский баланс" - показатели о материально-производственных запасах сгруппированы во втором разделе актива баланса; форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу" — разделы 3, 9; пояснительной записке, прилагаемой к балансу.

     Бухгалтерские регистры по учету материально-производственных запасов могут быть различными. Это зависит от применяемых форм и способа ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также от видов и групп имеющихся материально - производственных запасов. Но, в любом случае, аудитор должен проанализировать регистры синтетического и аналитического учета по счетам 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов», 41 «Товары», сальдовые ведомости, книги, карточки складского учета, материалы инвентаризаций.

     При разработке программы проверки руководитель группы аудиторов должен учитывать, что аудит материальных ценностей  очень трудоемок. Поэтому при  организации аудита используется выборочный метод и лишь в исключительных случаях – сплошной. Размер выборки и объем аудиторских процедур зависят от степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля. Наиболее эффективным методом получения информации о системе внутреннего контроля являются опросы работников, производимые при помощи специальной анкеты.[16,153]

     Проведение  опроса позволяет аудитору уточнить типовую программу аудиторской  проверки, определить аудиторские процедуры, что в конечном счете повышает ее эффективность.

     На  первом этапе аудиторской проверки по данным аналитического учета определяется номенклатура применяемых материалов и выделяются группы основных и вспомогательных материалов, дорогостоящих, легкореализуемых и пр. По хозяйственным договорам определяется география поставщиков, условия поставки и оплаты.

     Методом обследования выявляются условия хранения производственных запасов, соответствуют ли они требованиям обеспечения их сохранности.

     К сфере аудиторского контроля относится  проверка правильности оценки приобретаемых  производственных запасов.

     Важным  моментом проверки является контроль полноты и своевременности оприходования поступивших материальных ценностей. Для этого сопоставляют наименование и количество  оприходованных материалов с аналогичными данными в сопроводительных документах поставщиков.

     Важным  этапом аудиторской проверки является подтверждение обоснованности оценки и списания материальных ценностей, для чего аудитор проверяет, соответствует ли избранный организацией и зафиксированный в учетной политике метод фактически используемому, подтверждает или не подтверждает экономическую целесообразность применяемого порядка оценки.

     Аудитор должен выявить все случаи поступления  материальных ценностей без счетов-фактур и других сопроводительных документов. Также необходимо проверить соблюдение требований по проведению инвентаризации материальных ценностей, порядок списания с баланса естественной убыли и пр.

     Выявленные  в ходе проверки отклонения фиксируются  в рабочих документах аудитора и  в таблицах с определением количественного  влияния на показатели отчетности.

     При реализации материальных ценностей проверяется правильность определения их цены, отражения на счетах бухгалтерского учета, начисления налогов и документального оформления этих операций.

     Заключительным  этапом проверки является контроль за ведением сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются путем сверки журнала-ордера 10, накопительных ведомостей и Главной книги.

     При необходимости аудитор проводит анализ всей системы учета материальных ценностей и дает рекомендации по ее рационализации[25, 230].

     1.2. Бухгалтерский учет материально-производственных  запасов.

     В соответствии с ПБУ 5/01 "Положение  по учету материально-производственных запасов" в бухгалтерском учете  в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

      - используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнении работ, оказании услуг);

      - предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

      - используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).

     Основная  часть материально-производственных запасов используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле  и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

     Классификация материалов. В зависимости от той  роли, которую играют разнообразные  виды производственных запасов в  процессе производства, их подразделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности. Указанную классификацию производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета с целью получения информации об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности[13, 218].

     Для учета материально-производственных запасов применяют следующие  синтетические счета:

     10 "Материалы";

     11 "Животные на выращивании и  откорме";

     15 "Заготовление и приобретение  материальных ценностей";

     16 "Отклонение в стоимости материальных  ценностей";

     41 "Товары";

     43 "Готовая продукция";

     забалансовые  счета:

     002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение";

     003 "Материалы, принятые в переработку";

     004 "Товары, принятые на комиссию".

     К счету 10 "Материалы" могут быть открыты следующие субсчета:

     10-1 "Сырье и материалы";

     10-2 "Покупные полуфабрикаты и  комплектующие изделия, конструкции и детали";

     10-3 "Топливо";

     10-4 "Тара и тарные материалы";