Учет и контроль имущества в бюджетном учреждении

Постановлениями Правительства  РФ установлен следующий порядок  централизованной закупки и передачи объектов нефинансовых активов в  федеральные учреждения и в собственность  субъектов РФ с последующей передачей, при необходимости, в собственность  муниципальных образований.

Федеральные органы исполнительной власти и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ представляют в  федеральные органы, ответственные за реализацию национальных проектов и федеральных целевых программ, заявки по своим подведомственным учреждениям на поставку материальных ценностей. Оценка имущества бюджетной организации происходит на основании бухгалтерской отчетнос³ти.

Бухгалтер бюджетного учреждения на основании накладной поставщика, подтверждающей получение ценностей, отражает их на забалансовом счете 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное хранение". Бюджетное учреждение должно обеспечить сохранность поставленных материальных ценностей и их целевое использование с момента получения. При использовании материальных ценностей или передаче их в эксплуатацию имущество списывается с забалансового счета 02 и отражается на балансовых счетах материальных ценностей. Основанием служит акт приема-передачи, полученный от соответствующего уполномоченного органа

Однако в связи с  длительностью сроков оформления и  прохождения актов приема-передачи от Агентства до учреждения-получателя предлагается при использовании  материальных ценностей списывать  их с забалансового счета 02 и учитывать как "Материальные ценности в пути".

Основанием данных операций будут следующие первичные документы:

- накладная поставщика

- акт приема-передачи объекта основных средств (ф. 0306001) учреждения-получателя

- акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) учреждения-получателя.

Бюджетные учреждения, находящиеся  в ведении уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, используют при этом счет 1 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств", а учреждения, не находящиеся в  его ведении, – счет 1 401 01 180 "Прочие доходы".

Организация-поставщик направляет в Агентство один экземпляр накладной, подтверждающей, что учреждение-получатель получило материальные ценности.

Агентство на основании накладных  производит следующие действия:

- ведет учет поставленных материальных ценностей бухгалтерской записью;

- перечисляет поставщику разницы между стоимостью полученных ценностей и авансом;

- осуществляет зачет суммы перечисленного аванса;

- составляет опись ценностей по каждому учреждению-получателю, в которой указывает номенклатуру, количество и стоимость материальных ценностей;

- издает приказ о передаче материальных ценностей (с описью) в оперативное управление федеральным учреждениям или в собственность субъекта РФ;

- составляет акт приема-передачи объектов основных средств, нематериальных активов, материальных запасов в двух экземплярах, в котором также указывает их номенклатуру, количество и стоимость по каждому получателю; направляет акты соответственно в федеральный орган исполнительной власти (для федеральных получателей) и в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ (для не федеральных учреждений);

- отражает в учете передачу имущества.

При передаче имущества в  собственность субъектов РФ используется счет 1 401 01 251 "Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы  Российской Федерации", а при передаче имущества другому федеральному органу исполнительной власти – счет 1 401 01 241 "Расходы на безвозмездные  и безвозвратные перечисления государственным  и муниципальным организациям".⁴

Учет получения имущества  в федеральных органах исполнительной власти и в уполномоченных органах  исполнительной власти субъектов РФ.

Федеральный орган исполнительной власти или уполномоченный орган  исполнительной власти субъекта РФ подписывает  полученные два экземпляра акта приема-передачи материальных ценностей, заверяет их своей  печатью и направляет один из них  в Агентство. Предварительно они  должны сверить данные актов с  информацией, полученной от бюджетных  учреждений (с копиями накладных  поставщиков). Федеральные органы исполнительной власти на основании акта приема-передачи, оформленного Агентством, принимают  на учет материальные ценности, полученные подведомственными им учреждениями. Так же поступают и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов  РФ в отношении имущества, полученного  учреждениями субъектов РФ, муниципальных  образований и унитарными предприятиями. Бухгалтер федерального органа исполнительной власти делает в учете бухгалтерскую  запись, используя счет 1 401 01 180 "Прочие доходы". Бухгалтер уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта РФ также делает в учете бухгалтерскую  запись, но использует при этом счет 1 401 01 151 "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".

Учет последующей передачи имущества в федеральных органах  исполнительной власти и в уполномоченных органах исполнительной власти субъектов  РФ. Уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ издает приказы о передаче имущества своим подведомственным учреждениям, в собственность муниципальных образований или унитарным предприятиям.

При этом составляется акт  приема-передачи объектов основных средств, нематериальных активов, материальных запасов в двух экземплярах с  описью. В описи указываются учреждения-получатели, а также номенклатура, количество и стоимость полученных ими материальных ценностей.

Составленные акты с описями  уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ передает уполномоченным органам муниципальных образований, унитарным предприятиям или подведомственным бюджетным учреждениям. Аналогично действует федеральный орган исполнительной власти. Уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ отражает в учете передачу материальных ценностей следующим образом:

- в собственность муниципальных образований – бухгалтерской записью, используя счет 1 401 01 251 "Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации";

- своим подведомственным учреждениям – бухгалтерской записью, используя счет 1 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";

- унитарным предприятиям и бюджетным учреждениям, не находящимся в его ведении, – проводкой, используя счет 1 401 01 241 "Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям".

Федеральный орган исполнительной власти отражает в учете передачу материальных ценностей своим подведомственным учреждениям бухгалтерской записью, используя счет 1 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств".

Федеральные бюджетные учреждения и бюджетные учреждения субъектов  РФ, получив от соответствующих уполномоченных органов акты приема-передачи, учитывают  полученное имущество на балансовых счетах материальных ценностей.

 

1.3. Теоретические  аспекты контроля бюджетного  учреждения

Внутренний контроль – это система мер, организованных руководством учреждения и осуществляемых в учреждении с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально  ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации  или ликвидации организации;

- в других случаях,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации. Методические  указания разрешают проводить  инвентаризацию основных средств  один раз в три года, а библиотечных  фондов – один раз в пять  лет. При коллективной (бригадной)  материальной ответственности инвентаризации  проводятся при смене руководителя  коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива (бригады) более  50% его членов, а также по требованию  одного или нескольких членов  коллектива (бригады).

Установленный руководителем  порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной  политике организации.

Правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ  создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации  ревизионной комиссии и небольшом  объеме работы по инвентаризации можно  поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и  обеспечивает инвентаризацию, инструктирует  членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в  местах хранения и переработки в  межинвентаризационный период.

Также она проверяет  правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов  по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при  выявлении серьезных нарушений  правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке  урегулирования выявленных недостач и  потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных  комиссий утверждает руководитель организации своим приказом, который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении  инвентаризации (ф. № ИНВ-23[7]). Учитывая важность инвентаризации, в  комиссию целесообразно  включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

В ходе инвентаризации проверяется  и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации  и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое  принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте.

До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств  и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы сданы в бухгалтерию  или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных  с движением ТМЦ, денежных средств  и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию  и, следовательно, не учтена при расчете  по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и  обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а  также тщательно проверена подлинность  представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.