Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Систематизация  кадровых документов длительного и  постоянного сроков хранения, формирование дел осуществляется по установленным для Управлений ПФР нормам (в инструкции по делопроизводству). За исключением того, что в Управлении в дела приказов по личному составу помещаются и основания для создания приказов, которые необходимо формировать в отдельное дело.

     Отсутствуют некоторые организационные документы, регламентирующие работу с кадровыми документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     5 ОПТИМИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ 

     Всю работу по ведению кадрового делопроизводства, хоть и не такой большой, организации выполняет один ведущий специалист – эксперт (юрисконсульт). На этого специалиста помимо ведения кадровой документации возлагаются юридические и секретарские функции. Поэтому в связи с сокращением сотрудника из отдела персонифицированного учета считается целесообразным введение новой штатной единицы – секретаря начальника. Этим должностным лицом будут выполняться и секретарские функции, и функции по ведению кадрового делопроизводства. Юрисконсультом будут выполняться только его прямые юридические обязательства.

     В связи с этим штатным перестроением  необходимо изменить должностную инструкцию юрисконсульта и разработать  пакет документов с введением  новой должности секретаря (должностная  инструкция секретаря, приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек, отчет о введении трудовых книжек, договор о полной материальной ответственности по выдаче трудовых книжек).

     Для эффективной работы всего Управления и отдельных специалистов (юрисконсульта  и секретаря) необходима разработка документов, журналов и книг (Приложение М):

     - структура и штатная численность;

     - инструкция по обработки, хранении и передачи персональных данных работника»;

     - положение «Об экспертной комиссии»;

     - график документооборота;

- журнал  справок, выданных сотрудникам;

     - журнал учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора);

- книга  регистрации протоколов;

- книга  регистрации карточки № Т-2;

     - журнал регистрации заявлений  сотрудников о предоставлении  отпуска;

- журнал  регистрации приказов о предоставлении отпусков;

     - журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска;

     - журнал учета рабочих, совмещающих  профессии.

    Структура и штатная численность  является необходимым документом для установления структуры управления организацией. Данный документ в Управлении отсутствовал. Структуру и штатную численность было необходимо разработать и утвердить в соответствии со штатным расписанием.

     «Структура и штатная численность - документ, определяющий наименование и общее количество структурных подразделений, и количество штатных единиц в каждом из них» [73, С.54]. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. В документе должно быть указано: наименование организации, наименование вида документа, дата его составления, гриф утверждения, заверенный печатью организации. Содержание данного документа несложно, в нем перечисляются названия структурных подразделений с их кодами и штатная численность. Текст документа дается в табличной форме.

     Структуру и штатную численность подписывает  начальник Управления, визируют главный  бухгалтер и юрисконсульт, утверждается приказом Отделения ПФР.

     «Должностная  инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Должностная инструкция является документом, в котором указывается, что и как должен делать работник» [59, С.61].

     Так как работа с кадрами ведется  повсеместно, и юрисконсульт и секретарь относятся к общеотраслевым должностям служащих, при составлении должностных инструкций на юрисконсульта и секретаря в первую очередь надо воспользоваться «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих», утвержденным постановлением Минтруда Российской Федерации. Учитывая, что этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он рекомендован к использованию на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчиненности.

     Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности  состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации по разрядам оплаты».

     Взяв  за основу характеристику из Квалификационного  справочника [23], уже легче составить должностную инструкцию на конкретного работника.

     Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых  квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность в организации, всегда имеют свои особенности.

     При зачислении на должность принимаемый  работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с  инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Таким образом, инструкция способствует укреплению трудовой дисциплины в организации.

     «Структура должностной инструкции унифицирована: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности)» [58, C.6].

     Должностные инструкции, составленные на юрисконсульта и секретаря (как и на всех работников организации в целом) четко разграничат права и о6язанности сотрудников, исключат дублирование.

     «Общие  положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные, сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж роботы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательные, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых он осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

     Чаще  всего от юрисконсульта и секретаря  требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы. Подчиняются работники начальнику Управления.

     Следующий раздел - «Функции». В нем должны быть указаны основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Можно эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих [23].

     Из  квалификационных характеристик можно  использовать раздел «Должностные обязанности». Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

     Раздел  должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление кадровых документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов по личному составу на хранение в архив и т.д.

     Раздел  «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по вопросам, касающиеся его деятельности.

     Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например; раз в 5 лет.

     Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации. Учитывая все вышесказанное, были разработаны должностные инструкции юрисконсульта и секретаря.

     Следующий документ при введении новой должности  секретаря является приказ о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. В нем прописывается на кого, и с какого числа возлагаются обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Приказ оформляется на общем бланке организации и подписывается начальников Управления.

     Секретарь будет постоянно работать с трудовыми  книжками, которые являются материальными  ценностями организации, следовательно, необходимо оформить договор о полной материальной ответственности по выдаче трудовых книжек. В соответствии с ТК РФ [2] «письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности и иное» [2, С.84].

    Оформление  договора основывается на перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества [35].

    Таким образом, в договоре о полной индивидуальной материальной ответственности указываются  стороны договора, обязанности работодатели и работника, ответственность работника за причинение ущерба работодателю, время действия договора, количество экземпляров договора, условия изменения, дополнения, расторжения и прекращения действия договора.

    «Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них» [80, С.122].

     Форма такого отчета не унифицирована, поэтому он был разработан автором дипломной работы в виде таблицы с соответствующими заголовками граф: №п/п; дата приема на работу, заполнения бланка строгой отчетности; фамилия, имя и отчество владельца бланка строгой отчетности; серия и номер бланка строгой отчетности; Должность, профессия, специальность работника, на которого заполнен бланк строгой отчетности; наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник; дата и № приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника; количество; получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.).

     Отчет подписывается секретарем и передается для отчетности в финансово-экономическую  группу.

     Секретарь будет постоянно работать с персональными данными сотрудников. Ранее за сохранность персональных данных отвечал юрисконсульт. Это ничем не регламентировалась, поэтому было разработано положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» (далее – Положение «Об обработки»).

     Положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» – это локальный нормативный акт, в котором в соответствии со ст. 85 – 90 гл. 14 ТК РФ «защита персональных данных работника" установлены требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника» [2, С.85].