Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Кроме этого на этапе регистрации кадровых документов стала необходима разработка журналов и книг: журнал учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора); книга регистрации протоколов; книга регистрации карточки № Т-2; журнал учета сверхурочных работ; журнал предоставляемых отпусков; журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска; журнал учета рабочих, совмещающих профессии.

     На  основании всего вышеизложенного в пятой главе было рекомендовано введение в Управлении новой должности секретаря. На этого специалиста будут возложены функции по ведению кадрового делопроизводства и сопутствующие функции секретаря. Создание отдельного структурного подразделения (службы кадров) невозможно, так как штатная численность сотрудников слишком мала.

     Основными обязанностями юрисконсульта, конечно  же, является юридическая деятельность. После введения новой должности  секретаря, юрисконсульт будет напрямую выполнять обязанности соответствующие  его должности и не исполнять параллельно функции специалиста по кадрам и секретаря.

     После введения новой должности стала  необходима разработка пакета документов: должностных инструкций ведущего специалиста-эксперта (юрисконсульта) и секретаря; приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек; отчет о ведении трудовых книжек; договор о полной материальной ответственности по выдаче трудовых книжек.

     В должностную инструкцию секретаря  были включены обязанности по ведению  кадрового делопроизводства.

     В прежней должностной инструкции юрисконсульта обязанности по ведению кадрового делопроизводства определялись частично (только по основным вопросам деятельности), не затрагивая весь спектр выполняемых задач. В новой инструкции были четко определены выполняемые секретарем обязанности, включающее документирование трудовых отношений и работу с кадровыми документами.

     Кроме этого для эффективной постановки кадрового делопроизводства были созданы и другие документы, а также журналы и книги регистрации и контроля:

     - структура и штатная численность;

     - положение «об обработки, хранения и передачи персональных данных работника»;

     - положение «об экспертной комиссии»;

     - график объема документооборота;

- журнал  справок, выданных сотрудникам;

     - журнал учета мероприятий по  контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора);

- книга  регистрации протоколов;

- книга  регистрации карточки № Т-2;

     - журнал регистрации заявлений  сотрудников о предоставлении  отпуска;

- журнал  регистрации приказов о предоставлении  отпусков;

     - журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска;

     - журнал учета рабочих, совмещающих  профессии.

     В настоящее время эти документы  применяются в кадровой деятельности Управления.

     Помимо  этого автором дипломной работы было предложено внедрение нового программного обеспечения – CompanyMedia на базе Lotus Notes с установкой следующих модулей: «Управление персоналом», «Поручения», «Планирование», «Нормативные и распорядительные документы». Эта программа поможет организовать более эффективное кадровое делопроизводство, тем более что в вышестоящей организации уже успешно применяется CompanyMedia на базе Lotus Notes.

     Все это упростит оформление трудовых отношений и работу с кадровой документацией.

     Все документы в рамках трудовых отношений  являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

     Обязательное  ведение кадровой документации в  Управлении предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами. Следовательно, одной из наиболее важных функций секретаря является правильное документирование трудовых правоотношений.

     В частности большое внимание нужно  уделять документам, возникающим  в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

     Таким образом, процесс документирования деятельности секретаря Управления в плане кадрового делопроизводства нуждается в серьезной доработке квалифицированными специалистами.

     Рассмотрев  документацию по кадрам и проанализировав  работу с этой документацией, можно  сделать вывод, что документирование трудовых отношений и работа с  кадровыми документами в Управлении  происходит не вполне грамотно и систематизировано.

     Работник  заинтересован в соблюдении прав гарантированных ему трудовым законодательством, в получении официальных, юридически бесспорных документов, отражающих его  трудовую деятельность. Документы, фиксирующие  сведения о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого – в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсии по старости, инвалидности, выслуге лет, потере кормильца. Работник при смене работы получает из кадровой службы документы, которые должны быть основой для получения новой работы; часть людей при этом имеет право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника предоставляемым законом. Архивные документы по личному составу могут быть основанием для подтверждения факта трудовой деятельности, периода трудового стажа, могут являться основанием для выдачи утраченных работником документов, таких, например, как трудовая книжка.

     «Работодатели обязаны соблюдать действующее  трудовое законодательство и, поэтому заинтересованы в соблюдении норм и правил оформления документов по личному составу, так как деятельность работодателей контролируется проверяющими государственными органами, прежде всего местными органами федеральной инспекции труда». [82, С.112]

     Документирование  трудовых отношений и работа с  кадровыми документами не может  быть статичной потому, что работа должностного лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, связана с людьми, и требует постоянного совершенствования. Поэтому этот сотрудник должен систематически получать информацию о введении новых законодательных и правых актов, о внесении изменений в ранее изданные законодательные документы федерального уровня, в документы уровня субъектов Федерации, а также в документы вышестоящей организации – Правления Пенсионного фонда Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

     Источники опубликованные 

     1. Российская Федерация. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (в ред. от 29.01.2009). – М.: Эксмо, 2009. – 31 с.

     2. Российская Федерация. Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. от 07 января 2011 года). – М.: Эксмо, 2011. – 329 с.

     3. Российская Федерация. Гражданский  кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья (в ред. от 07 февраля 2011 года). – М.: Издательство «Омега - Л», 2011. – 476 с.

     4. Российская Федерация. Законы «О государственном гербе Российской Федерации»: федер. конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 – ФКЗ (в ред. от 28 декабря 2010 г.) [принят Гос. Думой 08 декабря 2000 г., одобрен Советом Федерации 20 декабря 2000 г.] // Российская газета. – 2000. – № 52. – Ст. 1 – 4.

     5. Российская Федерация. Закон «О бухгалтерском учете»: федер. закон от 21 декабря 1996 г. № 129 – ФЗ (в ред. от 01 января 2011 г.) [принят Гос. Думой 23 февраля 1996 г., одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 г.] // Российская Федерация.  – 1996. – № 51. – Ст. 1 – 5.

     6. Российская Федерация. Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: федер. закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в ред. от 27 июля 2010 г.) [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г., одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.] // Российская газета. - 2006. - № 28. – Ст. 1 - 8.

     7. Российская Федерация. Закон «О персональных данных»: федер. закон от 27 июля 2006 г. № 152 – ФЗ (в ред. от 23 декабря 2010 г.) [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г., одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.] // Российская газета. – 2006. – № 26. – Ст. 1 – 7.

     8. Российская Федерация. Законы «Об архивном деле»: федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01 октября 2004 г., одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г.] // Российская газета. – 2004. – № 46. – Ст. 1- 6.

     9. Российская Федерация. Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»: постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 // Собрание законодательства Российской Федерации 1996. - № 2. – С. 3 – 5.

     10. Российская Федерация. Постановление Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах»: постановление от 08 июля 1997 г. № 835 // Российская газета. – 1997. – № 29. – С. 4 – 7.

     11. Российская Федерация. Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках»: постановление от 16 августа 2003 года № 225 (в ред. от 19 мая 2008 г.) // Российская газета. – 2003. – № 31. – С. 4 – 8.

     12. Российская Федерация. Постановление Минтруда Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»: постановление от 19 октября 2003 г. № 69 // Российская газета. – 2003. – № 45. – С. 3 – 7.

     13. Российская Федерация. Постановление Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: постановление от  24 мая 1999 г. №20 // Российская газета. – 1999. – № 21. – С. 2 – 5.

     14. Российская Федерация. Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: постановление от 05 января 2004 г. № 1 // Финансовая газета. – 2004. – № 1. – С. 2 – 4.

     15. Российская Федерация. Постановления Минтруда России № 29 Минобразования России № 1 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»: постановление от 13 января 2003 г. // Российские вести. – 2003. - № 1. – С. 2 – 5.

     16. Российская Федерация. Распоряжение Правительства Российской Федерации «Об улучшении хранения и использовании документов по личному составу»: распоряжение от 23 апреля 1992 г. № 781 // Российские вести. - 2002. - № 11. – С. 3 -4.

     17. Российская Федерация. Распоряжение Правительства Российской Федерации «О сохранении документов по личному составу высвобождаемых работников»: распоряжение от 21 марта1994 г. № 358 // Собрание актов Президента и Правительства РФ 2004. - № 13. – С. 5.

     18. Российская Федерация. Приказ Минздравсоцразвития Российской Федерации «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»: приказ от 11 сентября 2009 г. № 739н // Российская газета. – 2009. – № 35. – С. 5 – 6.

     19. Российская Федерация. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме»: приказ от 14 августа 2008 г. № 424н // Российская газета. – 2008. – № 32. – С. 4- 5.

     20. ОК – 011 – 93 Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД). – М.: Изд-во стандартов, 1995. – 32 с.

     21. ОК - 016 – 94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). – М.: Изд. стандартов, 1994. – 21 с.

     22. ОК – 0018 – 95 Общероссийский  классификатор информации  по  населению (ОКИН). – М.: Изд-во стандартов, 1995. – 27 с.

     25. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Изд-во Стандарт России, 1998. – 13 с.