Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Журнал  ознакомления о начале отпуска необходим  для подтверждения согласия сотрудника со сроком предоставления отпуска, это связано с тем, что график отпусков может изменяться, официальное ознакомление с приказом о предоставлении отпуска не происходит. Форма журнала о начале отпуска не унифицирована, поэтому журнал был разработан автором дипломной работы. Наименование граф журнала следующее: № п/п; Ф.И.О., должность сотрудника; Крайние даты начала и конца отпуска; Роспись сотрудника.

     Все вышеперечисленные журналы ведутся  в тетрадях формата А4. На обложке (титульном листе) журнала отмечена наименование организации, наименование вида журнала или книги, запись о дате его заведения и окончания. В журналах применяется книжная и альбомная ориентация листов.

     Страницы  журнала должны быть защищены от изъятия  и вложений. Для этого используются следующие способы: листы журнала пронумерованы по порядку и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати Управления.

     В процессе ведения журналы хранятся у юрисконсульта, ответственного за его ведение. По окончании у журналов и книг учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

     Сроки хранения журналов определяются по Перечню  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [34].

     Так журнал учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) хранится 5лет (п. 29 Перечня), журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда – 10 лет (п. 316 Перечня), журнал регистрации заявлений сотрудников о предоставлении отпуск – 3 года (п. 358 Перечня), журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков – постоянно (п. 72 Перечня), журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска – 3 года (п. 358 Перечня), журнал учета рабочих, совмещающих профессии – до минования надобности (п. 273 Перечня).

     Для книг регистрации протоколов и личных карточек №  2 срок Перечнем не установлен. Срок хранения был согласован с начальником  Управления и составил для книг регистрации  протокол 3 года, а для книг регистрации  личной карточки № 2 - 75 лет.

     Ведение дел касательно кадровой документации юрисконсультам ведется достаточно грамотно, за исключением того, что  необходимо выделить отдельное дело «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». До этого в дела с приказами по личному составу помещались  документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Для нового дела была создана обложка дела.

     В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [27] «в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях» [27, С.5].

     Согласно пункту 3 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете» [5], «в составе учетной политики предприятия утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации» [5, С.3].

     Данные  правила рекомендуется оформлять  в виде «графика документооборота, утверждаемого руководителем организации и обязательного для всех сотрудников» [77, С.99].

     «График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения)» [77, С.100]. Но для наибольшей наглядности и удобности был разработан отдельный график документооборота именно для кадровой документации (Приложение М).

     График  оформлен в виде таблицы, включающий в себя информацию о наименовании соответствующего документа, о его составлении и оформлении, представления и его обработки. График утверждается начальником Управления.

     «Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению – это информационно-справочный документ, оформляющийся по результатам экспертизы ценности документов организации.

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение» [46, С.25].

     Необходимость и порядок оформления актов о  выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, определяется подразделом 2.4 Основных правил работы архивов организаций [29].

     Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, оформляется только при условии оформления и утверждения годовых описей дел за соответствующий период.

     Акт включает в себя следующие реквизиты:

     - наименование организации;

     - наименование вида документа;

     - гриф утверждения:

     - текст документа (основная часть): указывается основание для отбора дел на уничтожение (Перечень [34]). Затем в виде таблицы сообщается информация уже о самих делах: № п/п; заголовок дела или групповой заголовок дел; дата дела или крайние даты дел; номера описей (номенклатур) за годы; индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи; количество дел (томов, частей); сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню; примечание.

     - область удостоверения: подписи  председателя ЭК Управления и  юрисконсульта, визы согласования  протоколом ЭК Управления и заместителя ЭПМК Государственного архива Нижегородской области с. Спасского.

     Дела  включаются в акт, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

     Однородные  дела, отобранные к уничтожению, выносятся  в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе. Акт  о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматривает экспертная комиссия Управления и согласовывает своим протоколом. Утверждает акт начальник Управления.

      Кроме разработки организационных документов работы должностного лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Управлении, необходимо внедрение специальных программ автоматизации кадрового делопроизводства. Представляется возможным внедрить программу CompanyMedia на базе LotusNotus, тем более что в вышестоящей организации (Государственное учреждение – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Нижегородской области) уже использует эту программу. Во - первых, это потребует не очень больших финансовых затрат, во-вторых, данная программа успешно работает без сбоев в вышестоящей организации. Автоматизация кадрового делопроизводства позволит осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, по выполнению поручений руководителя, создание и работа с нормативными и распорядительными документами и планирование. Будут установлены следующие модули: «Управление персоналом», «Поручения», «Планирование», «Нормативные и распорядительные документы». Так, например, модуль «Заседание» позволяет оповестить всех участников совещания заранее о мероприятии, разослать автоматически повестку дня и полусформировать протокол совещания. Такое совместное использование баз данных позволит избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках и предотвратить разночтения  и накладки.

      Таким образом, для оптимизации кадрового делопроизводства необходим пакет документов (разработаны и даны в приложении), активное внедрение автоматизированных систем, введение новой должности секретаря и строгое соблюдение правил оформления кадровых документов.

     Для правильной постановки кадрового делопроизводства считается необходимым соблюдение норм, регламентирующих составление кадровых документов, ГОСТа Р 6.30-2003 [26]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Анализ  кадрового делопроизводства помог выявить некоторое несоответствие законодательным и нормативно-методическим актам при документировании трудовых отношений и работе с кадровой документацией. На основании полученных результатов было проведено совершенствование изучаемых процессов, что нормализовало кадровую деятельность в Управлении.

     Для получения представления о специфики деятельности изучаемой организации было проведено всестороннее исследование Управления.

     Так, в первой главе была изучена история создания Управления, его задачи и организационная структура. На основании организационной структуры осуществляется распределение обязанностей. Ответственным за ведение кадрового делопроизводства является ведущий специалист-эксперт (юрисконсульт). Из чего следует, что должностное лицо не справлялось с поставленными задачами. Это связано с тем, что на юрисконсульта возложено слишком много функций – применительно юридической деятельности, ведения кадрового делопроизводства и выполнения функций секретаря. Из-за нехватки времени и детальных знаний конкретных вопросов в выполнении функций по ведению кадрового делопроизводства и секретарской деятельности, юрисконсультом выполнялись определенные действия в несоответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. Поэтому в результате исследования были выявлены нарушения в документировании трудовых отношений и работе с кадровыми документами.

     Во  второй главе при анализе организационно-распорядительных и информационно-справочных документов было выявлено отсутствие важных реквизитов, некоторые из имеющихся реквизитов оформлены неверно.

          Проанализировав организационно-распорядительную  документацию Управления, можно  сказать, что документы, используемые  в практике деятельности, представлены  не в полном объеме. Присутствуют  следующие документы: Положение  ГУ-УПФР по Спасскому району Нижегородской области, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, коллективный договор. Заполнение юрисконсультом данных документов происходило с ошибками. В Управлении отсутствует важнейшие организационные документы, регулирующие деятельность организации м обеспечивающие эффективную постановку кадрового делопроизводства: структура и штатная численность, положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» и положение «Об экспертной комиссии».

       В положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» устанавливаются требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

     Положение «Об экспертной комиссии» определяет задачи, функции, права, организацию деятельности экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области.

     Кроме этого при анализе организационно-распорядительных документов выяснилось, что в должностной  инструкции сотрудников формулировка текста и его структура не соответствуют требованиям законодательных и нормативно-методических актов.

     Из  информационно-справочной документации в Управлении применяются докладные, служебные, объяснительные записки, справки. Данные документы очень часто  используются в организации. Записки оформляются от руки заявителем.

      В третьей главе был проведен анализ документирования трудовых отношений, который показал, что для оформления соответствующих процедур применяются почти все унифицированные формы, за исключением тех унифицированных форм, которые и не должны применяться в деятельности Управления (Т-2ГС (МС), Т-4).

        В четвертной главе исследовалась организация работы с кадровыми документами. Здесь отсутствовали такие информационно-справочные документы как: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сводка об исполнении документов, справка об объеме документооборота. Эти документы были разработаны автором дипломной работы и сейчас применяются в кадровой деятельности Управления.

     Анализ  регистрации кадровых документов показал, что все журнальные формы заполняются в соответствии с требованиями нормативно-методических актов, за исключением журнала учета работников, выбывших в командировку, и журнала учета работников, прибывающих в командировку.  В Управлении эти журналы созданы на основании Инструкции Министерства финансов СССР, Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. В то время как уже с 2009 года такие журналы должны оформляться на основании Приказа Минздравсоцразвития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».