Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Разработка  положения об обработки основывается на Федеральном законе «О персональных данных» [7]. В главе 2 прописываются принципы и условия обработки персональных данных, в главе 4 – обязанности специалиста, ответственного за сохранность персональных данных и в главе 5 прописываются нормы контроля за обработкой персональных данных.

     Положение «Об обработке» включает в себя следующие разделы: общие положения, основные понятия и состав персональных данных работников, сбор, обработка и защита персональных данных, передача и хранение персональных данных, доступ к персональным данным, ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

     В первом разделе «Общие положения» дается определение цели, для которой создается Положение «Об обработке». Целью создания данного документа является обеспечение защиты персональных данных работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты. В этом же разделе представлен список документов, на основании которых разрабатывается данное Положение «Об обработки» (Конституция РФ, ТК РФ, КоАП РФ, ГК РФ, УК РФ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «О персональных данных», Правила внутреннего трудового распорядка организации). Также в первой части Положения «Об обработки» определяется порядок утверждения и введения в действие этого Положения.

     Во  втором разделе Положения «Об обработке» – «Основные понятия и состав персональных данных работника» дается определение понятия «персональные данные». В соответствии с ТК РФ «под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника» [2, С. 67].

     Под «информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  их жизни, позволяющие идентифицировать личность работника» [2, С. 67]. В разделе даются определения следующих понятий: обработка персональных данных;  конфиденциальность персональных данных;  распространение персональных данных; использование персональных данных; блокирование персональных данных; уничтожение персональных данных; обезличивание персональных данных; общедоступные персональные данные; информация;  документированная информация.

     В этом же разделе определяется информация, относящаяся к персональным данным сотрудника. Сбор, обработка и защита персональных данных. В этом разделе  определяется порядок работы с персональными данными сотрудников, а также критерии их защиты.

     Так все персональные данные работника  Управления следует получать у него самого, за исключением случаев получения  этих сведений у третьих лиц. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Управления о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

     Работодатель  вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия. Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных.

     В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ [2] в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина начальник Управления (Работодатель) и его представители «при обработке персональных данных работника должны соблюдать определенные требования, обеспечивающие защиту персональных данных. Под защитой персональных данных понимается ряд мер, предупреждающих нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающих достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности предприятия. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом» [2, С.86].

     Раздел  «Передача и хранение персональных данных работника» включает в себя требования, которые необходимо соблюдать при передачи персональных данных, определены критерии хранения персональных данных. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся у юрисконсульта. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение, как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

     В разделе «Доступ к персональным данным» определяется сотрудники, которые могут иметь доступ к этой информации: начальник Управления, юрисконсульт, сотрудники финансово-экономического отдела, руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

     В разделе Положения «Об обработки» «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных» констатируется, что сотрудники, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Отдельно выделена ответственность начальника Управления за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника.

     Все работники Управления были ознакомлены под расписку с положением и были уведомлены об их правах и обязанностях.

     На  этапе формирования дел проводится экспертиза ценности документов. Она  проводится экспертной комиссии. Работа этой комиссии в Управлении ничем  не регламентировалась. Поэтому, следует разработать Положение «Об экспертной комиссии». Это Положение было создано на основании действующего законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типового перечня документов с указанием сроков хранения [34], нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархив).

     Положение «Об экспертной комиссии» определяет задачи, функции, права, организацию деятельности экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов в Управлении.

     Структура Положения «Об экспертной комиссии»  следующая: общие положения, задачи, функции, права, организация работы.

     В первом разделе «Общие положения» определяется цель создания Положения «Об экспертной комиссии», дается определение экспертизе ценности документов и экспертной комиссии. А также определяется состав экспертной комиссии, который утверждается приказом начальника. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители структурных подразделений Управления, а постоянным членом является юрисконсульт.

     Во  втором разделе указываются задачи экспертной комиссии, которые заключаются  в:

     - организации и проведении экспертизы  ценности документов на стадии  делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и в процессе  их формирования;

     - организации и проведении экспертизы  ценности документов на стадии  подготовки их на архивное  хранение в Управлении;

     - организации и проведении отбора  документов (дел) и их подготовка  к передаче на постоянное хранение  в Государственный архив Нижегородской области с. Спасского.

     В третьем разделе определяются функции  экспертной комиссии. Так экспертная комиссия:

     - организует ежегодный отбор документов  для хранения и уничтожения;

     - оформляет и выносит на рассмотрение  ЭПМК Государственного архива  Нижегородской области с.Спасского  проекты номенклатур дел, предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Типовым перечнем;

     - учувствуют в подготовке и  рассмотрении проектов нормативных  и методических документов по  вопросам работы с документами  в Управлении.

     Четвертой главой определяются права экспертной комиссии. Эти права рассматриваются в пределах компетенции экспертной комиссии, и заключаются в предоставлении рекомендаций работникам, в требовании предоставления от структурных подразделений письменных объяснений утраты или порчи документов и др. В пятом разделе обосновывается организация работы экспертной комиссии. 

     Положение «Об экспертной комиссии» подписывается  председателем ЭПМК Государственного архива Нижегородской области с. Спасского, согласовывается юрисконсультом и утверждается начальником Отделения Пенсионного фонда РФ по Нижегородской области.

     Кроме регламентации основной деятельности по работе с кадровой документация, документы, создаваемые в процессе этой деятельности должны еще и регистрироваться. До недавнего времени в Управлении учет кадровых документов велся лишь по направлениям входящей, исходящей и внутренней документации общего делопроизводства, в отношении командируемых работников и приказов по основной деятельности и некоторых по личному составу. Но этого недостаточно для полноценной организации кадровой деятельности. Стала необходимой разработка некоторых форм журналов и книг регистрации:

     - журнал учета мероприятий по  контролю должностным лицом органа  государственного контроля (надзора);

     - книга регистрации протоколов;

     - книга регистрации карточки № Т-2;

     - журнал регистрации заявлений  сотрудников о предоставлении  отпуска;

     - журнал регистрации приказов  о предоставлении отпусков;

     - журнал использованных/неиспользованных  дней ежегодного оплачиваемого отпуска;

     - журнал учета рабочих, совмещающих  профессии.

     «В  журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), дате, времени проведения мероприятия, о его правовых основаниях, целях, задачах и предмете, о составленных протоколах, выявленных административных правонарушениях и о выданных предписаниях» [57, С.126]. Указывается также фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю, и его (их) подпись.

     В журнале ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда обязательна графы: вид  инструктажа, дата инструктажа, подпись  инструктируемого и подпись, проводившего инструктаж. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 Постановления Минтруда и Минобразования РФ «Об утверждении Порядка обучения по охране труда» [15].

     Журнал  регистрации протоколов включает в  себя следующие графы: № п/п, дата документа, краткое содержание, кем подписан документ, отметка об исполнении.

     При приеме сотрудника на работу одним  из основных документов является личная карточка №2. Поэтому должен вестись  учет всех личных карточек сотрудников, для этого был разработан журнал регистрации личных карточек сотрудников, который включает в себя графы: № п/п, регистрационный номер, дата регистрации, структурное подразделение, Ф.И.О. и должность сотрудника, расписка сотрудника в ознакомлении, примечание.

     Каждый  сотрудник Управления ежегодно получает отпуск, который документируется  в соответствующей форме. И основными  документами в этом процессе являются заявление сотрудника о предоставлении отпуска и приказ о предоставление отпуска.

     Эти документы должны обязательно регистрироваться, именно поэтому были разработаны два журнала с соответствующими графами. Журнал регистрации заявлений сотрудников о предоставлении отпуска: № п/п, должность, Ф.И.О. сотрудника, дата поступления заявления, резолюция начальника (№ приказа), дата резолюции (приказа). Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска сотрудникам: № п/п, Ф.И.О. сотрудника, должность и структурное подразделение, вид отпуска, дата начала отпуска, период, за который предоставляется отпуск, № приказа, дата.

     Кроме учета основных документов по предоставлению отпуска необходимо вести и журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Этот журнал позволяет наглядно и  быстро определить, сколько каждый сотрудник работал сверхурочно и на основании этих данных определить предоставление дополнительных дней отпуска, а также каких – либо привилегий в предоставлении отпуска. Этот журнал был разработан и успешно внедрен. Заголовки граф журнала следующие: № п/п, Ф.И.О. сотрудника, должность, даты проведения сверхурочных работ, количество отработанных сверхурочных работ, примечание.

     «Под  совмещением профессий (должностей) понимается выполнение наряду со своей  основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности)» [75, С.162]. Не смотря на то, что в Управлении лишь немногие совмещают профессии, учет этих данных все же требуется. Для этого был разработан журнал учета рабочих, совмещающих профессии. В журнале указываются сведения о содержании работы по совмещению, срок, в течение которого работник будет выполнять эту работу, размер доплаты за работу по совмещению профессий (должностей).