Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

5. Рациональная организация  рабочих мест и обеспечение  благоприятных условий труда.  Для этого могут быть использованы  методические рекомендации по  научной организации труда инженерно-технических  работников и служащих. От организации  рабочего места, благоприятных  условий труда, зависит работоспособность  человека, производительность и  качество труда, его здоровье.

Выделяют три формы  организации работы службы ДОУ с  документами: централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма  применяется в учреждениях с  большим документооборотом. Она  предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре  подразделения (канцелярия, общий отдел). Децентрализованная форма работы с  документами предполагает, что все  операции выполняют в структурных  подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально. Смешанная  форма используется в крупных  учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При выборе формы организация  работы с документами для конкретного  учреждения надо учитывать следующие  факторы:

• объем документооборота;
• характер работы учреждения, его территориального размещения;
• структуру учреждения и его подразделения;
• техническую оснащенность;
• квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей.

 Наиболее важен при  выборе формы организации работы  с документами объем документооборота. Для его определения используют  категорийность, предложенную Государственной  системой документационного обеспечения  управления:

1 категория: учреждения  с объемом документооборота свыше  100 тысяч документов в год;

2 категория: учреждения  с документооборотом от 25 тысяч  до 100 тысяч в год;

3 категория: учреждения  с документооборотом от 10 тысяч  до 25 тысяч документов в год;

4 категория: учреждения  с документооборотом до 10 тысяч  документов в год.

Таким образом, документационное обеспечение управления – вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Оно служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

Проведенный анализ важнейших законодательных актов и нормативно-методических документов, касающихся вопросов документирования и работы с документами, показал, что важнейшие понятия, применяемые в делопроизводственном обслуживании, нашли свое отражение в законах Российской Федерации и стандартах. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами».

Перечислим стандарты, применяемые  в настоящий момент.

ГОСТ Р 538982010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утвержден  Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). и.д.

Основными задачами документационного  обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации  этих процессов. Таким образом, для  любой организации жизненно важно  постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как  это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. 

 

2 КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАО ФСК «ЧАЙКА»

2.1 Общая характеристика деятельности предприятия

 

Закрытое акционерное  общество Финансово-строительная компания «Чайка», сокращенное фирменное  наименование: ЗАО ФСК «Чайка»  было зарегистрировано регистрационным  управлением Орловской области 31.01.2002 г., по адресу: г. Орел, ул. Московское шоссе, д. 56.

Основным видом деятельности организации является строительство  и ведение строительно-монтажных  работ, выполнение функций заказчика  и подрядчика.

Подразделения компании выполняют  следующие функции: строительство  объектов жилья, соцкультбыта, коммерческой недвижимости, многоэтажных паркингов  «под ключ»:

• оформление земельных участков под строительство
• проектные работы
• устройство нулевых циклов
• строительно-монтажные работы
• управление строительством
• землеройные работы
• автотранспортные услуги
• благоустройство территорий
• отделочные работы
• устройство инженерии и телекоммуникаций
• монтаж лифтового оборудования
• ·эксплуатация построенных объектов, полный комплекс коммунальных услуг

Одно из перспективных  направлений в деятельности компании - монолитное строительство жилых  и нежилых зданий. Возведенные  монолитные дома повышенной комфортности с оригинальными фасадами, удобной, нестандартной планировкой, с подземными автостоянками расположены в  престижных районах столицы со сложившейся  застройкой и инфраструктурой. Строительство осуществляется организацией преимущественно за счет средств физических лиц, поступающих на основании договоров долевого участия в строительстве, а также собственными средствами организации. С 2002 года организацией было построено 5 жилых многоквартирных дома.

Уставный капитал общества определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, и составляет 30000 рублей. Уставный капитал  разделен на обыкновенные именные акции  в количестве 300 штук номинальной  стоимостью 100 рублей каждая. Все акции  выпущены в бездокументарной форме. Каждая обыкновенная акция ЗАО ФСК  «Чайка» предоставляет акционеру  – ее владельцу одинаковый объем  прав.

Высшим органом управления ЗАО ФСК «Чайка» является Общее  собрание акционеров. Один раз в  год организация проводит годовое  Общее собрание акционеров.

2.2 Анализ внешней среды предприятия

 

Высокие темпы  развития строительной отрасли в России имеют множество причин, среди которых можно выделить увеличение деловой активности и, соответственно, количества капиталовложений в развитие крупных металлургических, топливных, машиностроительных компаний. Благодаря этому повышается не только уровень зарплат рабочих и доходы акционеров, но и происходит развитие инфраструктуры данных отраслей и предприятий в смежных областях (финансы, транспорт, торговля). Такое положение дел вызывает общий рост экономики, ее укрепление и гармоничное развитие.

Основной  упор, как считают специалисты, будет  сделан на жилищное строительство. Это  позволит сразу же подтянуть производителей стройматериалов, лесную промышленность, металлургию, перевозчиков. В методике прогнозирования ВВП, где анализируются  более сотни финансовых и отраслевых показателей, состояние стройиндустрии служит одним из важнейших индикаторов  роста экономики: если она растет, растет и экономика в целом.

В отрасли  строительства в июле осуществляли свою деятельность 1356 хозяйствующих  субъектов с общей численностью 11,3 тыс. человек. Среднемесячная начисленная  заработная плата всех работников этого  вида экономической деятельности за январь-июль 2009 года составила 10972 рублей (96,5 % от средней по области), что на 19,5 % ниже аналогичного периода 2010 года; по крупным и средним предприятиям – 13104 рублей (на 10,1 % выше средней по области), или 80,6 % к январю-июлю 2010 года. По итогам 2009 года объем работ, выполненных строительными организациями по договорам подряда, составил 7,9 млрд. рублей, или 69,3 % относительно объема предыдущего года в фактических и 68,3 % в сопоставимых ценах. В 2010 году прогнозируемый объем – 8,2 млрд. рублей (темпы роста к 2009 году – 104 % и 102,3 % соответственно); в 2011 году – 8,9 млрд. рублей (108,8 % и 107,3 % к 2010 году); в 2012 году – 9,8 млрд. рублей (109,5 % и 104,2 % к 2011 году).

Поддержание деловой активности предприятий  и организаций строительного  комплекса региона и рост объемов  строительных работ в прогнозном периоде предполагается обеспечить за счет:

1. реализации на территории области крупных инвестиционных проектов;
2. реализации федеральных и областных целевых программ в социальной сфере и жилищном строительстве;
3. строительства объектов федеральной адресной инвестиционной программы;
4. предоставления регионам средств Фонда содействия реформированию ЖКХ на переселение граждан из аварийного жилого фонда.

Характеристика  основных ключевых позиций строительной отрасли в Орловской области  представлена в таблице 2.1.

 

 

Таблица 2.1 – Ключевые экономические характеристики строительной отрасли в Орловской области

Характеристика	Стратегическое значение
Размер рынка	Высокая конкуренция на рынке строительства  в Орловской области. Фирм много  и все конкурируют между собой.
Рост размеров рынка	Замедление роста увеличивает  соперничество и отсечку слабых конкурентов. Любая компания может  осуществлять свою деятельность на территории определенного субъекта РФ. В Орловской  области, на 2010 год конкурентов много.
Прибыльность в отрасли	Строительная отрасль на данный момент является высокоприбыльной, но не смотря на это у предприятия устойчивое финансовое положение, за счет большого количества потребителей.
Масштаб конкуренции	В области много конкурирующих  фирм

 

Структура анализа внешней  среды предприятия представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Направления анализа внешней среды ЗАО ФСК «Чайка»

 

К конкурентам относятся  следующие фирмы: ООО «Перспектива», ООО «Техноресурс», ООО «Серебряный  Орел», ООО «Энергосистемы», ООО  «Центр Итн», ООО «Пром-Альп», ООО  «Премьер», ООО «Реант Ильичевой  Ю И», ООО «Мит», ООО «Мари», ООО  «Возрождение», ООО «Велтан», ООО  «Свит», ООО «Монолит», ООО «Портал», ООО «Номис», ООО «Продэкспоторг», ООО «Триумф», ООО «Стройдинастия».

Таким образом, уровень конкуренции  в отрасли довольно велик.

У предприятия существуют налаженные связи с постоянными  поставщиками, к которым относятся:

• ООО "Нерудстрой";
• ООО "Интербетон";
• ОАО "Орелстройиндустрия";
• ЗАО "Союзстройконтракт".

Потребителями являются, в  основном, население Орла и Орловской  области, а также частные фирмы  и государство.

Рассмотрим макроэкономические параметры, влияющие на деятельность ЗАО  ФСК «Чайка». Результаты PEST-анализа представлены в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 – Результаты PEST-анализа ЗАО ФСК «Чайка»

Политические факторы	Экономические факторы
1. Текущее законодательство  2. Изменение правительственной  политики  3.Финансирование инновационных  программ	1. Доминирующее положение на рынке  строительства 2. Привлечение инвестиций  в строительную отрасль
Социальные факторы	Технологические факторы
1. Высокая социальная ответственность  перед населением 2. Высокая репутация у  потребителей 3. Экологические проблемы	1. Технологическая целостность российского  строительства 2. Внедрение инновационного  оборудования 3. Информатизация

 

Следовательно, основное влияние  на ЗАО ФСК «Чайка» оказывают  политические и технологические  факторы – это, прежде всего, вопрос о регулировании деятельности частной  коммерческой организации со стороны  государства; внедрение инноваций  и информатизация деятельности предприятия.

Проведем анализ факторов микросреды ЗАО ФСК «Чайка» с помощью метода экспертных оценок. Для этого специалисты ЗАО ФСК «Чайка» выполнили экспертную оценку характеристик факторов внешней среды в баллах от 1 до 5.

Результаты экспертной оценки потребителей ЗАО ФСК «Чайка» представлен в таблице 2.3.

 

 

Таблица 2.3 – Анализ потребителей ЗАО ФСК «Чайка»

Факторы	Вес	Эксперты					Сумма
		1	2	3	4	5
Качество  услуг	0,3	3	3	4	3	2	4,5
Месторасположение	0,2	2	3	2	3	3	2,6
Доступные цены	0,4	4	4	5	3	4	8
Имидж компании	0,2	4	5	3	4	4	4
Итого	1						4,77