Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

Результатом всего вышеизложенного  будет являться оценка эффективности  системы управления ЗАО ФСК "Чайка", представленной на рисунке 2.4:

Рисунок 2.4 – Результаты интегральной оценки системы управления ЗАО ФСК "Чайка"

 

В результате проведенного анализа системы управления на предприятии  ЗАО ФСК "Чайка" за 2010-2010 гг. можно привести ряд положительных и отрицательных сторон в системе управления в организации. Приведенные данные сведем в таблицу 2.32.

 

Таблица 2.32 – Достоинства и недостатки системы управления ОАО ЗАО ФСК "Чайка"

Достоинства	Недостатки
1. Наличие стратегии развития предприятия	1. Невосприимчивость  организационной структуры к  изменениям.
2. Стратегия развития является  гибкой, осуществимой и согласованной	2. Низкий  уровень информационной системы
3. Система целей организации функционирует  на высоком уровне. Цели предприятия  обладают гибкостью и конкретностью.	3. Закостенелость  системы отношений между звеньями  и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать  правилам и процедурам.
4. Организационная культура находится  на высоком уровне	4. Отсутствие  в процессе принятия решений  современных методов управления

 

Таким образом, было выявлено, что ЗАО ФСК "Чайка" обладает достаточно эффективной системой управления, функционирующей на основе гибкой осуществимой стратегии организации, а также надежного и адаптивного  аппарата управления.

Из полученной интегральной оценки системы управления можно сделать вывод, что главной  проблемой компании является низкий уровень системы информации, а  также организационной структуры  и процесса управления. Следовательно, руководству предприятия следует  уделить этому наибольшее внимание.

2.5 Оценка возможностей внедрения информационной системы документационного обеспечений управления

 

В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век  новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом  не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

- большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на  обработку входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов  и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых  решений, невозможность обеспечить  быструю передачу исходных документов  и информации должностным лицам,  принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из  резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты  на бумагу и копирование для  создания нескольких копий одного  документа 

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а  принимаемые решения нередко  дублируют друг друга, а иногда носят  противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости  организации, которая выражается и  в том, что руководители не могут  проследить о прошлой и текущей  деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории  подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем  в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию  компьютерных технологий, но применение простых организационных решений  лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного  момента. Когда решаемые компанией  задачи усложняются, увеличиваются  ее размеры, возможностей указанных  решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому  хаосу.

Единственным путем решения  подобных проблем является автоматизация  делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной  информационной системы документационного  обеспечений управления (ИС ДОУ). В  ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди  таких можно обозначить:

- несанкционированный доступ к  конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших  массивов ценной информации из-за  технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную  сеть вирусов, разрушающих систему  или неквалифицированных действий  пользователя;

- как одна из технических  проблем: быстрая смена носителей,  программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных  процессов в управлении и использования  имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

- отсутствует официально признаваемая  методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные  документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные  с носителем информации.

Сравнительная характеристика бумажного  и электронного документов представлена в таблице В.1.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют  свои преимущества. Традиционные документы  имеют преимущества, связанные с  бумагой как носителем информации, что важно для долговременного  хранения информации с сохранением  возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения  и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного  обеспечения (прежде всего - доведения  информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют  неоспоримые преимущества. Поэтому  для эффективной организации  документационного обеспечения  управленческой деятельности предпочтительно  сочетание документов на бумажном и  электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Целесообразность и эффективность внедрения системы электронного документооборота для различных категорий пользователей ЗАО ФСК «Чайка» можно представить следующим образом:

• Руководителей. Система электронного документооборота позволяет оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.
• Должностных лиц (исполнителей). Система электронного документооборота предоставляет «виртуальное рабочее место», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.
• Служб документационного обеспечения. Система электронного документооборота является профессиональным решением для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.
• Помощников руководителей и секретарей-референтов. Система электронного документооборота позволит поддерживать качественное информационное и документационное обеспечение руководства.
• ИТ-специалистов. Система электронного документооборота имеет гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Таким образом, разработка проекта организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка» является актуальным и эффективным.

 

 

3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ МОДЕРНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1 Программа внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

 

Как было установлено в  п.2.5 на исследуемом предприятии  есть необходимость внедрения электронной  системы документооборота. Необходимо отметить, что следует выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.

2. Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации.

Комплексные системы ориентированы  на создание единого информационного  пространства на предприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения  различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных  технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом  и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса  технологий. Непременным условием функционирования таких систем является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия.

На основании вышеизложенного  и учитывая потребности предприятия, была разработана программа по внедрению  электронного документооборота на предприятии  строительной отрасли (табл.3.1).

 

Таблица 3.1 - Программа внедрения электронного документооборота на предприятии строительной отрасли

 

Наименование программы	«Внедрение системы электронного документооборота на ЗАО ФСК ЧАЙКА»
Цели и задачи Программы	Цель – автоматизировать документооборот компании   Задачи: обеспечить слаженную работу всех подразделений; упростить работу с документами, повысит ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.
Сроки реализации Программы	2012-2014 гг.
Характеристика программных мероприятий	Программные мероприятия:   -Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. -Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. -Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования. -Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация. -Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. -Обучение персонала организации.
Исполнители	-Ген.дир. ЗАО ФСК ЧАЙКА -Нач. ИТ-отдела -главный бухгалтер -главный специалист
Объемы и источники финансирования	Источники финасирования -  собственные  средства предприятия Объемы финансирования -
Ожидаемые конечные результаты реализации программы	- автоматизация управления документопотоком  предприятия, - создание электронного  архива документов предприятия, - снижение потерь документов, - оптимизация временных  затрат на работу с документом, - снижение издержек производства   Объем затрат: 58 300 руб.
Система контроля	Внутренний аудит предприятия

 

На основании анализа  информационных систем в п.1.2 было установлено, что ни одно из представленных решений  не соответствует целям и задачам  решаемых вопросов предприятия.

Поэтому целесообразно создать  программу, разработанную непосредственно  для ЗАО ФСК ЧАЙКА.

Необходимо, что бы программа  решала задачи хранения, управления, доступа  к документам, управление работой  с документами.