Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

Целесообразно с целью  экономии ресурсов планировать программу  типа – Клиент-Сервер. Тогда необходимо будет приобрести только мощный сервер для хранения, обработки информации, а клиентские места оставить без  изменений и модификаций.

Рисунок 3.1 Схема ПО типа Клиент-Сервер

 

Условно можно выделить пять этапов процесса внедрения СЭД (см. Рис. 3.2):

1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД (результат концептуальная или инфологическая модель);
2. Анализ объекта внедрения СЭД и построение даталогической или логической модели;
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование ИС (результат: физическая модель);
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД: установка и настройка ПО, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка СЭД;
5. Промышленная эксплуатация СЭД.

 

 

Рисунок 3.1 Схема процесса внедрения СЭД на строительном предприятии

 

Необходимо учесть, что  при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

- в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;

- слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;

- СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);

- наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;

- отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует  осуществлять постепенно, начиная с  наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация  которого позволит быстро получить положительный  эффект. В процессе внедрения СЭД  необходимо обеспечить возможность  работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так  называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения  всей необходимой информации при  обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать  какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему "сопротивления  изменениям" можно решить путем  постепенного и планомерного внедрения  элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной  почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой  разъяснительной работы. В ходе внедрения  СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его  руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение  СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно  при внедрении. Главная задача пилотного  проекта заключается в определении  того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В  случае успеха пилотного проекта принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения.

Электронный документооборот применяется для достижения максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства, а также для того, чтобы сократить сроки предоставления документации. Имеет он также и следующие задачи:

•Способствование сокращению сроков строительства, путем своевременной  подготовки документации

•Сокращение времени обработки  информации

•Повышение качества и  оперативности управления строительным объектом

•Повышение эффективности  сбора и регистрации первоначальной информации

При этом можно выделить еще  несколько преимуществ использования  системы электронного документооборота для строительных предприятий:

•Значительно быстрее  происходит обмен информацией внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность

•Происходит стандартизация работы с документами, контроль за её  исполнением также строится на  единых правилах

•Информация становится более  защищённой

•Становится удобнее работать с информацией, ведь она четко  структурирована

•Упрощается сбор первоначальной информации, поскольку заполнение различных  форм полностью стандартизировано

•Эффективность труда  работников возрастает, практически  исчезают проблемы соответствия квалификации сотрудников

•Создается единое информационное пространство на основе коммуникаций, которыми связаны все работники  организации, которые объединены одними деловыми процессами

•Применяются единые средства и технологии для обмена информацией  между структурными подразделениями  организации

•Автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений

•Создается база для применения безбумажной технологии работы с  необходимыми документами

Таким образом, электронный  документооборот для строительных предприятий  выполняет все необходимые  функции для осуществления бизнес-процессов - сокращает то время, которое обычно затрачивается на выполнение работы; качественно улучшает результаты операций; позволяет экономить ресурсы; делает деятельность сотрудников более  прозрачной и др.

3.2 Проект организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка»

 

В п.3.1 был рассмотрен процесс  внедрения СЭД на строительном предприятии. Выполним детализацию этого процесса и рассмотрим более подробно этапы реализации программы по внедрению СЭД:

Этап 1. Разработка ТЗ для  создания ПО.

Этап 2. Реализация ПО.

Этап 3. Пилотный проект проходит апробацию на месте.

Этап 4. Консолидирование замечаний. Выполнение доработок в пилотном ПО.

Этап 5. Создание инструкции пользователя ПО.

Этап 6. Установка ПО на рабочие  места пользователей.

Этап 6. Обучение пользователей. Формирование базы данных.

Кроме того, при формировании исходной базы необходимо выполнить  электронную копию бумажного  документа. Цель подобных действий – снятие пиковых нагрузок, характерных для бумажной технологии, поскольку сканирование документов с подлинников и их печать из электронного архива могут выполняться в разное время и в разных местах. Кроме того, решается задача верификации – идентичности бумажной и электронной версий документации, изготовленных с одной и той же компьютерной копии подлинника из электронного архива.

Для реализации указанной цели разработана следующая схема функционирования системы.

Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

Этап 2. Создание электронной копии бумажного документа.

Этап 3. Изготовление проектной документации с электронной копии.

Выпуск документации для  заказчика осуществляется следующим  образом. С помощью компьютера отслеживает  поступление комплектов проектной  документации разных разделов в электронный  архив. Далее просматривает ее на компьютере, «выписываются» накладные  на документы платежного этапа и  передает ее в группу выпуска проектной  продукции. В накладной, помимо реквизитов объекта и наименований комплектов, указываются наименование этапа, архивные номера комплектов, количество экземпляров, указания по фальцовке, брошюровке и  другому оформлению документов.

Группа выпуска проверяет  в электронном архиве наличие  документации, указанной в накладной. Далее печатает с компьютера заданное количество экземпляров, контролирует готовую продукцию и передает ее в установленном порядке заказчику.

Рассмотрим более подробно этапу работу, касающиеся непосредственно  пользователей программы, без подробного  анализа работы программистов и  отдела ИТ.

Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

К основным шагам проектирования базы данных относятся:

• определение информационных потребностей базы данных;
• анализ объектов реального мира, которые необходимо смоделировать в базе данных. Сформировать из этих объектов сущности и характеристики этих сущностей (например, для сущности “деталь” характеристиками могут быть “название”, “цвет”, “вес” и т.п.) и сформировать их список;
• поставить в соответствие сущностям и характеристикам - таблицы и столбцы (поля) в нотации выбранной СУБД (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle и т.д.);
• определить атрибуты, которые уникальным образом идентифицируют каждый объект;
• выработать правила, которые будут устанавливать и поддерживать целостность данных;
• установить связи между объектами (таблицами и столбцами), провести нормализацию таблиц;
• спланировать вопросы надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации.

Спроектированная  база данных должна отвечать следующим  условиям:

• удовлетворять всем требованиям пользователей к содержимому базы данных. Перед проектированием базы необходимо провести обширные исследования требований пользователей к функционированию базы данных;
• гарантировать непротиворечивость и целостность данных. При проектировании таблиц нужно определить их атрибуты и некоторые правила, ограничивающие возможность ввода пользователем неверных значений. Для верификации данных перед непосредственной записью их в таблицу база данных должна осуществлять вызов правил модели данных и тем самым гарантировать сохранение целостности информации;
• обеспечивать естественное, легкое для восприятия структурирование информации. Качественное построение базы позволяет делать запросы к базе более “прозрачными” и легкими для понимания; следовательно, снижается вероятность внесения некорректных данных и улучшается качество сопровождения базы.
• удовлетворять требованиям пользователей к производительности базы данных. При больших объемах информации вопросы сохранения производительности начинают играть главную роль, сразу “высвечивая” все недочеты этапа проектирования.

Для эффективной  работы разрабатываемой программы  необходимы минимальные и рекомендуемые параметры ПК (Таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 - Рекомендуемые параметры ПК для работы с ИС организации

Параметр / Характеристика	Минимальная конфигурация	Рекомендуемая конфигурация
Платформа	IBM PC совместимая
Процессор	не ниже Celeron 2400 МГц	от Celeron 4400  МГц
Оперативная память	не менее 512 Мб	от 1 Гб
Дисковая  подсистема	не менее 40 Гб
Операционная  система	Windows XP

 

Так как в  управлении и на местах установлены  современные ПК, то модернизации оборудования не требуется. Все ПК компании удовлетворяют  не только минимальным, но и максимальным требованиям ПО.

В Управлении на ПК пользователей установлена  операционная система не ниже Windows XP SP1 RUS.

Все компьютеры объединены в единую сеть. Пропускной способности сети достаточно для работы программы.

Этапы решения  задачи приведены в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2  Этапы решения задачи

Характеристика  этапа	Временные рамки
Определение информационных потребностей базы данных, определение структуры входных и выходных данных. Разработка ТЗ.	3 недели
Анализ  и разработка структуры необходимых  отчетов. Согласование полученных результатов.	2 недели
Ввод  первичных данных	1 неделя
Внедрение ИС, проверка ее работоспособности	2 месяца
Обучение  персонала работе с ИС	2 недели
Сопровождение системы

 

Под вводом первичных  данных подразумевается заполнение справочников, внесение условно- постоянной информации.

В процессе проектирования системы обработки данных проектировщик  может ориентироваться на несколько  вариантов аппаратной платформы  и разработать несколько технологических  процессов, среди которых необходимо выбрать наилучший. К основным требованиям, предъявляемым к выбираемому  технологическому процессу, относятся:

• обеспечение пользователя своевременной информацией;
• обеспечение высокой степени достоверности полученной информации;
• обеспечение минимальности трудовых и стоимостных затрат.