Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Таким образом, плановые расходы на  создание и  содержание второго рабочего места секретаря составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение  архива:

- площадь архива – 15м²

- стоимость аренды 1 м² - 300 руб./ м², включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

З_от = S_пл * (T_.кален./365) * W_тепл ,                                      (4)

где W _тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W _тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты  отопление будут равны:

З_от = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:  54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 12.

Таблица 12

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	849,024
1.1 Основная заработная плата	576,0
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные  фонды	215,424
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты  на внедрение электронного документооборота;

2)  расходы на содержание  секретаря и менеджера по персоналу  на уровне 2010 года с учетом  ставок 2011 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 13.

Таблица 13

Затраты на внедрение электронного документооборота

 

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней  локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных  носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные  затраты (электронные  накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

 

После внедрения ИС электронного документооборота в 2011 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря)  и 18 тыс. руб. -  менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые  затраты после внедрения системы  электронного документооборота могут  составить:

96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Б_пл - Б_ф = 931,924 -  679,704 = 252,22 тыс. руб.

 

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации  и технологии документационного  обеспечения управления, ООО «Лолита» были выявлены недостатки, которые  послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию  документационного обеспечения  управления.

Компьютерная система, предусматривающая  автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в  целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

 

Заключение

 

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. 

В первой главе дипломного проекта было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая  важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В  современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Анализ системы документационного  обеспечения управления персоналом, представленный во второй главе дипломного проекта, был осуществлен по материалам ООО «Лолита», основным направлением деятельности которого является производство хлебобулочных и кондитерских изделий длительного хранения.

В результате ознакомления с учредительскими документами ООО «Лолита», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Оценка состояния системы  документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Лолита» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов – исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится: среди исходящих –  на справки о работе и заработной плате, среди входящих -  медицинские  заключения (санитарные книжки).

Данное распределение  входящих документов понятно, основные работники ООО «Лолита» ежеквартально  должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством  пищевых продуктов.

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом  ООО «Лолита» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе  документационного обеспечения  управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических  материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

1) нет инструкции по  делопроизводству, должностных инструкций  ряда сотрудников;

2) не используются общегосударственные  нормативы по оформлению документов  и ведению делопроизводства: ГОСТы,  ГСДОУ, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно–распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации  и технологии документационного  обеспечения управления, ООО «Лолита» были выявлены недостатки, которые  послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию  документационного обеспечения  управления.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документовов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому автором проекта  были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Лолита» на основе двух подходов: 

1) через регламентацию  документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

2) и использования современных информационных технологий -  внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения  программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом,  ожидается рост производительности труда сотрудников,  уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того,  в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Б_пл - Б_ф = 931,924 -  679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию  не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых  возможностей управления документооборотом  в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а  также использование элементов  электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно  иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Источники

1.1. Неопубликованные

1.1.1.Устав Общества с ограниченной ответственностью, утверждённый  24.07.2005.

1.2. Опубликованные 

1.2.1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая). Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) – СПС «Гарант», 2010.

1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС «Гарант», 2010.

1.2.3. Федеральный  закон «Об обществах с ограниченной  ответственностью» – СПС «Гарант», 2010.

1.2.4. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» – СПС «Гарант», 2010.

1.2.5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) – СПС «Гарант», 2010.

1.2.6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – СПС «Гарант», 2010.

1.2.7. Методические рекомендации  по оценке эффективности инвестиционных  проектов: Официальное издание (вторая  редакция) / Министерство экономики  РФ, Министерство финансов РФ, ГК  по строительству, архитектуре  и жилищной политике № ВК477 от 21.06.1999г. – М: ОАО НПО «Экономика». 2000.- 421 с.

1.2.8. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-1 – СПС «Гарант», 2010.

 

2. Литература

2.1. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. – 2001. – № 6. – С. 52.

2.2. Бармаков Б.П., Документооборот  на предприятии // Босс. – 2009.- №  8.

2.3. Белов А.А., Волкова Н.С.  Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.

2.4. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации /Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.

2.5. Бобылева  М.  Документооборот в организации: современные подходы //Финансовая газета. 2005. - № 16.

2.6. Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности// Финансовая газета. 2005. - № 18.

2.7. Бобылева, М.В. Эффективный  документооборот: от традиционного  к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.

2.8. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10.

2.9. Делопроизводство: Учебник  / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

2.10. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. –СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.

2.11. Документация в информационном  обществе: законодательство и стандарты.  Доклады и сообщения на XII Международной  научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.

2.12. Доскова Л. Управление персоналом – М.: ЛитРес, 2009.