Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Лолита» используются следующие документы:

1. Приказы по личному  составу (внутренние).

2. Документы к приказам  по личному составу – трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и  заработной плате сотрудников  (исходящие)

5. Справки вызовы из  учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих -  медицинские  заключения (санитарные книжки), среди  исходящих – на справки о работе и заработной плате (рисунок 14).

Исходящие документы	Входящие исходящие
Рис. 14. Структура документооборота кадровых документов

 

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО «Лолита» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

 

2.3. Актуальные проблемы  системы документационного обеспечения управления персоналом

 

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом  ООО «Лолита» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно–распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления  писем сотрудниками ООО «Лолита», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

Из проведенного анализа  следует, что:

- документы в ООО «Лолита» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ООО «Лолита» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно–распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ООО «Лолита» не соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «Лолита» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

 Руководство предприятия  не занимается отслеживанием  состояния исполнительской дисциплины  на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации  входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать  конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через  секретаря для осуществления  регистрации и ведения контрольной  картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в  ООО «Лолита» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии  полностью отсутствует организация  архивного хранения документов.

Необходимо разработать  номенклатуру дел, начать формировать  документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать  комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

 

 

 

 

3.Содержание и организация совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Лолита»

 

3.1.Программа  и план совершенствования системы  документационного обеспечения  управления персоналом

 

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить  следующие документы:

- положение о функциональной  службе ДОУ,

- должностные инструкции  секретаря и инструкция менеджера  по персоналу по ведению делопроизводства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами  до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено  ведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую машинку  с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения  адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового  электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована  как на отдельном компьютере, так  и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы  и технологии многофункциональны и  ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Лолита», представленный в таблице 10.

Таблица 10

План-график мероприятий по совершенствованию  системы ДОУ 

 

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу, юрист	11.2010
2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу, юрист	11.2010
3.Создание инструкции по делопроизводству	11.2010	11.2010
4. Внедрение системы электронного  документооборота	Директор	08.2010-12.2010

 

1. Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря  оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно–правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться  руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться  с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений  в положение является приказ директора  ООО «Лолита».

Положение должно быть разработано  в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ООО «Лолита» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила  составления и оформления документов.

3. Составление  и оформление основных видов  документов.

4. Организация  документооборота.

4.1. Порядок  движения и обработки входящих  документов.

4.2. Порядок  движения и обработки исходящих  документов.

4.3. Порядок  движения и обработки внутренних  документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль  исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка  номенклатуры дел.

7.2. Формирование  дел.

8. Подготовка  документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание  документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение  сохранности дел.

8.4. Передача  дел в архив.

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

- перечень документов, на которых ставится печать;

- перечень документов, подлежащих утверждению;

- перечень документов, подлежащих согласованию;

- форма регистрационно–контрольной  карточки;

- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

- контрольные формы;

- форма номенклатуры дел;

- акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

- внутренняя опись документов дела;

- опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Лолита». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.