Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

По мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» [3.2] и «Термика» [3.3] ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются: 

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 

- руководство теряет целостную картину происходящего;

- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

- для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

- оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль. 

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета [3.2; 3.3]. 

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов: 

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление. 

2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов. 

3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений. 

От технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит  не только оперативность и эффективность  управленческих решений, но и общие  показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного  обеспечения управления трудно построить  эффективное управление.

 

1.2. Роль системы кадрового делопроизводства в  системе управления персоналом

 

Любой работодатель, вне зависимости  от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации  труда, управления трудовыми отношениями  и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое  делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию  работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие  и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом  регламентирования у конкретного  работодателя внутренних трудовых и  связанных с ними иных отношений [3.4].

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

-  прием на работу;

-   перевод на другую работу;

-  предоставление отпуска;

-   увольнение.

Документальное  оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют  должное внимание и значимость кадровому  делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое  делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

- локальных нормативных актов,

- документов по управлению персоналом и охране труда,

- первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

- учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ имеет юридическую  и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового  делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество  других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного  доказательства, и ее отсутствие может  привести к неблагоприятному для  работодателя исходу дела [3.5].

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [3.4].

 

1.3. Методика оценки  состояния и совершенствования   системы документационного обеспечения управления персоналом

 

Основной  целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [3.3].

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

Наиболее  распространенное решение состоит  в автоматизации отдельных рабочих  мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур. 

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (рисунок 3).

 

Человеческие Ресурсы
Экономика	Маркетинг
Структуры и подразделения	Учет
Взаимодействие Структур и Подразделений	Финансы
Прикладные Информационные Системы
Делопроизводство (Документационное Обеспечение  Управления)
Программно-технические Платформы  и Коммуникации

 

Рис. 3. Компоненты управления предприятиями и организациями

На Рис. 3 видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства. 

Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи: 

1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2) Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов. 

Для решения второй – необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

В связи с  новыми требованиями, базирующимися  на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к  построению системы документационного  обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования  системы документационного обеспечения  управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут  оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:

- правовые,

- организационно-распорядительные,

- планово-финансовые,

- внешние нормативные,

- внутренние нормативные,

- технические.

Проблема  состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: «Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе».

Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, «все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы» [2.1, с.52]. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

Процессный  подход способствует:

- представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;

- обозначению всех входов и выходов каждого процесса;

- установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению предполагает:

- представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;

- распределение ответственности;

- координацию всех аспектов деятельности организации;

- механизм перманентного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период.

По мнению Л.Н.Санкиной, объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [3.9].

Данный показатель является важным, он должен использоваться в  качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав [3.11].

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [3.3].