Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Инструкция по ведению  делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Лолита», подписана секретарем–референтом и утверждена приказом  директора.

Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение  документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления  документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов.  Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации  хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к  совершенствованию документационного  обеспечения управленческой деятельности ООО «Лолита»:

1) через регламентацию  документационного обеспечения;

2) на основе использования  современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря  дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

 

3.2.Экономическое  и правовое обоснование совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом

 

В последнее время выбор  корпоративных информационных систем  весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной  документации (СЭД) следует подходить  исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических  платформах работает система  и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой  информации ориентирована система,  согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.

При этом необходимо учитывать  наличие системы защиты от доступа  к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система  позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Лолита». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система  должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей  поступающей корреспонденции с  последующим направлением документов  на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей  исходящей корреспонденции и  внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения  документов (документооборота) внутри  организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного  исполнения поручений, обращений  граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и  получение статистических отчетов  по документообороту организации;

7. Формирование реестров  отправки для экспедиции учреждения  или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации  делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело»  или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам  исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной  системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении  системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

3.3.Прогноз  организационно-управленческой результативности  совершенствования системы  документационного  обеспечения управления персоналом

 

Известно, что  оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов [1.2.7] и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы  электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Лолита» к решению  о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Лолита» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с  помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения  программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом,  ожидается рост производительности труда сотрудников,  уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того,  в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Б_пл - Б_ф,     (1)

где Э - размер экономии;

Б_пл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Б_ф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Лолита» включает – расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря)  и 18 тыс. руб. -  менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей З_зп  определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Ф_зп = З_осн*(1+К_доп)*(1+К_с.ф.),                                       (2)

где  З_осн - основная заработная плата работников;

К_доп, К_с.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения  К_доп, К_с.ф. можно принимать в размере К_доп = 0,08 ÷ 0,1; К_сф.= 0,34.

Тогда, расходы  на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание  второго рабочего места секретаря  составят:

- компьютерная техника  - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор,  принтер, сканер, телефон, программное  обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель – 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители З_эн определяются по формуле:

З_эн = Р * t_дн * Т_разр. * W_э      (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

t_дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Т_разр. - продолжительность работы в рабочих днях;

W_э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: W_э=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты  на энергоносители равны:

З_эн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на  материалы представлен в таблице  11.

Таблица 11

Расчет  затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600