Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Поэтому, в  современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации  документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер [2.19, с. 28].

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет [3.7]. 

 

 

2.Анализ  системы документационного обеспечения  управления персоналом  ООО «Лолита»

2. 1. Общая характеристика  организации

ООО «Лолита» учреждено Решением Учредителя (гражданина Российской Федерации). Общество зарегистрировано 01.07.2005 года Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Промышленному району Самарской области за № 1056319034859; ИНН 631911543/КПП 631901001.

Учредитель Общества  -  физическое лицо, гражданин Российской Федерации.

Юридический  адрес Общества: 443052, Самара, ул. Проспект Кирова, 22 (территория завода «Экран»).

В соответствии с Уставом [1.1.1] главная цель ООО «Лолита» - предпринимательская деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов коллектива и интереса собственника имущества предприятия.

Как указано  в п. 2.2 Устава ООО «Лолита», основными направлениями деятельности Общества являются:

- производство хлеба и мучных кондитерских изделий  недлительного срока хранения;

- производство  сухих хлебобулочных изделий и мучных кондитерских изделий длительного срока хранения;

- розничная  торговля кондитерскими изделиями;

- розничная  торговля хлебом и хлебобулочными  изделиями;

- деятельность  кафе, буфетов, ресторанов [1.1.1].

ООО «Лолита» согласно основным видам деятельности, представленным в Уставе Общества, имеет право осуществлять свою деятельность на рынке производства хлебобулочных и кондитерских изделий.

Организационная структура ООО «Лолита» представлена в  Приложении 2.

ООО «Лолита» относиться к малым предприятиям, поэтому его организационная структура относится к линейно-функциональному типу.

Высшим органом  ООО «Лолита» является Решение  Учредителя.

Исполнительный  директор организации осуществляет оперативную деятельность Общества и координирует деятельность всех структурных  подразделений.

Бухгалтерия занимается ведением бухгалтерского учета  и анализом деятельности Общества на внутреннем и внешнем уровне. Под внутренним уровнем ведения бухгалтерии понимается ведение первичной бухгалтерской документации и составление регистров не ее основе. Под внешним уровнем – финансовая бухгалтерская отчетность, которая предоставляется в налоговые органы и собственнику ООО «Лолита».

Менеджер  по управлению персоналом - организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия. Обеспечивает укомплектование организации  работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает  рынок труда с целью определения  возможных источников обеспечения  необходимыми кадрами.

Совместно с  руководителями структурных подразделений  менеджер по управлению персоналом участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

Заместитель директора по коммерции осуществляет систему сбыта продукции ООО  «Лолита», налаживает договорные  отношения  с покупателями продукции, а так  же выявляет наиболее выгодные ценовые  и договорные условия поставки сырья.

Главный технолог-кондитер ООО «Лолита» осуществляет непосредственный контроль за соблюдением технологии, рецептуры и контроль за качеством  выпускаемой продукции под рекламным  знаком «Лолита».

Маркетолог  ООО «Лолита»  занимается изучением рынка выпускаемой продукции, проводит исследования основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции, анализирует потребности клиентов и границы ценообразования.

Производством кондитерских и хлебобулочных изделий  в ООО «Лолита» руководит главный технолог-кондитер, который осуществляет непосредственный контроль за соблюдением технологии, рецептуры и контроль за качеством выпускаемой продукции под рекламным знаком «Лолита».

В штате организации  на 1 января 2010 года согласно штатному расписанию состоит 56 человек. 

Весь персонал делится в ООО «Лолита» на:

1. Основной.

2. Управленческий.

3. Вспомогательный и обслуживающий.

1. Управление (директор, замдиректора по коммерции, главный технолог-кондитер, менеджер по управлению персоналом, работники бухгалтерии, маркетолог) -  11 чел.

2. Основной персонал (кондитеры и начальники смен) – 34 чел.

3. Вспомогательный и обслуживающий персонал (экспедиторы, водители, технички) – 11 чел.

Структура персонала  ООО «Лолита» представлена в таблице 1.

Таблица 1

Структура персонала ООО «Лолита» в 2007-2009 г.г.

 

№ п/п	Наименование категории персонала	годы			Темп роста  к 2007 г., %
		2007	2008	2009	2008	2009
1	Численность промышленно-производственного  персонала, чел., всего	47	47	56	0,0	+6,4
	в том числе:
	1.1 Служащие, из них:	11	13	13	+18,2	+18,2
	1.1.1 Руководители	4	4	4	0,0	0,0
	1.1.2 Специалисты	4	5	5	+25,0	+ 25,0
	1.1.3 Технические исполнители	3	4	4	+33,3	+33,3
	1.2 Рабочие, из них:	31	34	34	+9,7	+9,7
	1.2.1 Основные	29	32	32	+10,3	+10,3
	1.2.2 Вспомогательные	2	2	2	0,0	0,0
2	Непромышленный персонал, чел.	7	9	9	+28,6	+28,6
3	Итого	49	56	56	+14,3	+14,3

 

Данные таблицы  1 показывают, что в 2009 году по сравнению с 2007 годом произошел рост всего персонала на 14,3 % или на 7 человек. При этом  число основных рабочих увеличилось на 3 человека (+10,3%), специалистов - на 1 человека (+25,0%), технических исполнителей  - на 1 человека (+33,3%) руководителей. Непромышленный персонал увеличился на 2 человека (+28,6%). Состав руководителей и вспомогательного персонала остался неизменным.

Структура персонала  ООО «Лолита» по данным 2009 года представлена на рисунке 4.

 

Рис. 4. Структура персонала ООО «Лолита»

 

Данные Рис. 4 показывают, что основной персонал составляет 64,29% в структуре персонала, а управленческий и вспомогательный – 16,07% и 19,64% соответственно.

Качественная  характеристика персонала организации  представлена на рисунках 5 и 6.

 

 

 

Рис. 5.  Возрастная структура персонала ООО «Лолита»

В ООО «Лолита» более половины сотрудников (66,07%) в возрасте от 20 до 40 лет, а 33, 93% сотрудников старше 40 лет.

 

 

 

Рис. 6. Структура персонала ООО «Лолита» по уровню образования

 

Более четверти сотрудников имеют высшее образование (31,58%) сотрудников имеют высшее образование и одна треть (33,33%) - среднее профессиональное образование по специальности.

Таким образом, персонал ООО «Лолита» характеризует опыт и профессионализм.

Но технологии в хлебопекарной и кондитерской промышленности не стоят на месте. Поэтому  обучение персонала - одно из главных в кадровой политике организации, ведь от уровня профессионализма, зависит конечный результат качество и безопасность выпускаемой продукции. Основные работники ООО «Лолита» регулярно принимают участия в конкурсах мастерства, как внутри предприятия, так и на региональном и республиканском уровнях.

Оплата труда  управленческого персонала выше средней по отрасли.  Она учитывает  не только основную зарплату, но и премиальную  часть, а так же оплату за дополнительное рабочее время (свыше 40 часов в  неделю).

Система оплаты труда ООО «Лолита» по данным штатного расписания представлена в таблице 2.

Таблица 2

Система оплаты труда в ООО «Лолита»

 

Повременная	Повременно-премиальная	Бонусная	Доплата
1	2	3	4
Управленческий, основной и вспомогательный  персонал			Основной и обслуживающий персонал
оклад	Оклад + премия	Доплата за ненормированный рабочий  день	за работу в ночное время
по штатному  расписанию	по штатному  расписанию, но не более 20% от оклада	по штатному  расписанию, но не более 20% от оклада	10 %	20%
			Основные работники	технички

 

 

Однако, в  принятой в ООО «Лолита» системе  оплаты труда, представленной в таблице 2, не отражены стимулирующие факторы.

Анализ организации  труда персонала ООО «Лолита» показал, что документально оформленной  кадровой политики в организации  нет.

В организации  отсутствует Коллективный договор, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции основных профессий. Журнал по технике безопасности ведется  только на производстве.

Оснащение рабочих  мест полностью укомплектовано, управленческий персонал обеспечен необходимыми средствами связи, требуемыми видами вычислительной и оргтехники, служебной мебелью  и т.п.

Производство  ООО «Лолита» направлено, в первую очередь, на достижение главной цели - получение максимально возможной прибыли за счет эффективной деятельности ее сотрудников, долгосрочных взаимоотношений с потребителями продукции организации. 

Данные о  размерах производства ООО «Лолита» представлены в таблице 3.

Таблица 3

Размеры производства

Показатели	Годы			2009 г.  в % к  2007 г.
	2007	2008	2009
Стоимость валовой продукции (в ценах реализации), тыс.  руб.	3297,1	4152,2	4498,0	+36,4
Стоимость товарной продукции (в ценах реализации), тыс.  руб.	3297,1	4152,2	4498,0	+36,4
Среднегодовая стоимость основных производственных средств, тыс. руб.	271,6	385,7	356,7	+31,3
Площадь предприятия, м2	1109	1109	1109	-
Среднегодовая численность работников, чел.	49	56	56	+14,3
Фондоотдача, руб./руб.	12,14	10,77	12,61	+1,7
Фондоемкость, руб./чел.	5,54	6,89	6,37	+15,0

 

Данные таблицы 3 показывают, что за 3 года стоимость валовой продукции возросла на 36,4% или на 1200,9 тыс. руб., что связано с ростом цен и объемов производства.