Понятие информации.

    Основным объектом процесса управления является информация. Строго определения у нее нет. Понятие информации условно подразделяется на 4 составляющие:

  1) содержательное  понимание

  2) формализованные  модели (мера разнообразия)

  3) теория познания  и отражения

  4) учет связи  информации со свойствами материи.

  Атрибутивная  концепция рассматривает информацию  как атрибут, присущий всем  уровням материи.

  Функциональная  концепция связывает информацию  только с самоуправляемыми и  самоорганизующимися системами.

  Информационный  процесс - реализация определенного информационного взаимодействия.

  Академик  Кузнецов определяет информационное  взаимодействие как взаимодействие  объектов, приводящие к изменению  знанийхотя бы одного из них.  Для его описания он вводит 6 уровней (аспектов) представления  и обработки информации: физический, сигнальный, лингвистический, семантический, коллективного поведения, воспроизводства и эволюции.    

 
 
Проблемы  измерения объемов  и ценности информации.

 Чтобы иметь возможность  количественно измерять информацию, необходимы строгие математические подходы. Поэтому в 1948 зародилась соответствующая наука - Теория информации.

  В науке  изначально за объем информации  приняли меру устранения неопределенности  знания у получателя сообщения  о каком-либо событии.

  Выделяются  три уровня рассмотрения любого информационного сообщения:

  1) прагматический - для выявления полезности информации  рассматриваются все элементы  информационного обмена.

  2) семантический  - конечной целью изучения является  смысловое значение сообщения,  его адекватность описываемым объектам независимо от получателя информации.

  3) синтаксический - изучение только самих знаков  и соотношений между ними.

  В основе  теории информации лежит мера  неопределенности событий, которые  происходят/ будут происходить --> изучение свойств теории неопределенности (теория вероятности). Получение сообщений о состояниях системы может лишь уменьшить неопределенность наших знаний о ней, это уменьшение измеряется в битах и являетсяколичеством информации.

  Количество  информации, которое несет какое-либо  сообщение, зависит не только от него самого, но и от того, какой системе поступает сообщение и кто его получатель.

  Такой подход  к измерению информации - на синтаксическом  уровне, анализирует только знаки,  их число и соотношения. Однако  если ввести в рассмотрение категории цели и критерия принятия решения, становится возможным измерять количество информации с точки зрения полезности, то есть на прагматическом уровне. Аналогичные возможности есть и для семантического уровня.

 
 
Понятие документа. Классификация  документов. Управленческая документация.

 Документ - материальный носитель записи с зафиксированной  на нем информацией, предназначенный  для ее передачи во времени и пространстве. В узком смысле документ - деловая  бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

  Документ - носитель  информации, т.е. результат отражения  фактов, событий, явлений, объектов, действий и мыслей человека. Он  является предметом и результатом  труда. Его можно получить посредством  письма, рисунка, графика, фотографии, звукозаписи и тд.

 Реализация управленческих функций осуществляется через подготовку и оформление организационно-распорядительных документов (ОРД) и информационно-справочных документов (ИСД).

  ОРД:

  1. Организационные  документы. Регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

  -учредительные  документы (устав и договор)

  -структура и  численность штата

  -штатное расписание

  -правила внутреннего  трудового распорядка и др.

  2. Распорядительные  документы - в основном, приказы  директора, делятся на два вида:

  А. Приказы  по основной деятельности - отражают  управленческие решения по вопросам  производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования и тд.

  Б. Приказы  по личному составу - составляются  в процессе документирования  функций кадровой службы предприятия  - прием, перевод, увольнение работников, предоставление им отпусков и  командирование, изменение условий  и оплаты труда и тд.

  ИСД:

  К ним относятся  письма и их разновидности,  в зависимости от способа передачи  информации (телефаксы, телеграммы, телефонограммы), акты, справки, докладные,  объяснительные записки, заявления  и тд.

  Акт - для  подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицамиясоставляется по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и тд.

  Справка - содержит факты, послужившие основанием  для ее написания и конкретную  информацию.

  Докладная  записка - содержит обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.

  Объяснительная  записка - документ, в котором  работник предприятия объясняет  причины невыполнения какого-либо  поручения, нарушения трудовой  или производственной дисциплины.

 
 
Документооборот в организации.

 Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

  Документы,  поступающие на предприятие, проходят  первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

  Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ) может  быть представлена самостоятельным  структурным подразделением или  отдельным сотрудником и должноа  принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. Документы рассматриваются работником службы ДОУ с целью их распределения на рассмотрение руководителю предприятия, непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ.

  Регистрация  документов - фиксация факта создания  или поступления документа путем  проставления в нем индекса  с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация должна быть однократной.

  Контроль  за исполнением документов - постановка  документа на контроль, проверка  своевременного доведения документа  до исполнителя, предварительная  проверка и регулирование хода  исполнения, учет и обобщение  результатов контроля за исполнением документов, информирование руководителя. Цель - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

  Систематизация  документов - для обеспечения правильного  формирования и учета дел на  предприятии должна составляться  их номенклатура (систематизированный перечень).

  Формирование  дел. При формировании документов  в дела они группируются по  определенным признакам:

  -номинальный  признак (разновидность)

  -предметно-вопросный  признак

  -авторский признак

  -корреспондентский  признак и тд.

  Подготовка  документов к архивному хранению - экспертиза ценности документов, отбор, оформление и описание.

  Сейчас происходит  автоматизация документооборота, то  есть перенос его на компьютерные  аналоги традиционных средств  делопроизводства.

 
 
Процессный, системный и ситуационный (кейсовый) подходы в менеджменте.

 Процессный подход рассматривает управление как непрерывную  серию взаимосвязанных управленческий функций. Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако, эти авторы были склонны рассматривать такого рода функции как независимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

 В системном подходе  подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

 Ситуационный  подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации. Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

 Ситуационный  подход, разработанный в конце 60-х  годов, не считает, что концепция традиционной теории управления, бихевиористской школы и школы науки управления неверны. Системный подход, с которым ситуационный тесно связан, пытается интегрировать различные частичные подходы.

 
 
Сущность  менеджмента.

 Менеджмент (управление) - воздействие одного лица или группы лиц (менеджеров) на другие лица для побуждения действий, соответствующих достижению поставленных целей при принятии на себя менеджерами ответственности за результативность воздействия.

 

 Управление включает три аспекта:

  - «кто» управляет  «кем» (институциональный аспект);

  - «как» осуществляется  управление и «как» оно влияет  на управляемых (функциональный  аспект);

  - «чем» осуществляется  управление (инструментальный аспект).

 
 
Потребности и интересы человека.

 Потребность - внутреннее свойство любого человека, которое проявляется индивидуально и выражается в его представлении об отсутствии чего-либо. Потребность - нужда в определенном предмете, явлении, процессе.

  Виды потребностей:

  -физиологические  (в пище, одежде, медицинской помощи и тд)

  -информационные (они же культурные - в общении)

  -личностные (в  самоуважении и уважении).

  Интерес - осознанная потребность, которая  характеризует отношение людей  к предметам и явлениям действительности, имеющим для них важное общественное значение, притягательность.

 
 
Понятие модели.

 Существует большое количество определений понятия модель.

  Модель - любой  образ какого-либо объекта, процесса  или явления, используемый в  качестве "заменителя" реальности, представления.

  Модель - упрощенное, абстрактное отображение реальности, предназначенное для разъяснения или прогнозирования поведения моделируемых явлений.

  Модели должны  быть подобны изучаемому объекту,  но быть проще его, чтобы  модель можно было изучить.  Основное назначение моделей  заключается в возможности проведения экспериментов, анализа и изучения, которые нельзя осуществить с самим исследуемым объектом.