Лекции по "Менеджменту"

Процесу менеджменту  сучасної організації ринкової економіки  об’єктивно притаманні як загальні процеси управління, характерні для будь-яких систем управління і в будь-якій галузі народного господарства, так і специфічні процеси, притаманні тій чи іншій системі управління. Відповідно до цього і функції менеджменту можна поділити на загальні (основні) і конкретні (специфічні).

Загальні функції властиві управлінню будь-якою організацією. До загальних функцій менеджменту більшість зарубіжних і вітчизняних фахівців у галузі сучасного менеджменту відносять планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання. Кожна з цих загальних функцій менеджменту є для організації життєво важливою. Разом із тим планування як функція менеджменту забезпечує основу для інших функцій і  вважається найважливішою з них, а функції організації, мотивації і контролю орієнтовані на виконання стратегічних і тактичних планів організації.

 Планування – це вид управлінської діяльності, спрямований на визначення перспектив розвитку і поточної діяльності організації. Планування здійснюється на всіх рівнях управління, у всіх підрозділах організації. Воно включає встановлення цілей і завдань розвитку об’єкта управління, визначення способів і засобів їхнього досягнення, необхідних для цього ресурсів, пропорцій та інших умов реалізації плану.

Початковим етапом планування є складання прогнозів, які показують можливі напрямки майбутнього розвитку об’єкта, що розглядається у тісній взаємодії із середовищем, яке його оточує. За допомогою прогнозів на майбутнє і стратегічних планів організується діяльність будь –якої організації.

Функція організування – це процес створення структури системи, яка сприяє досягненню загальної мети діяльності. Вона передбачає обов’язкове встановлення постійних і тимчасових взаємовідносин між усіма ланками організації,  визначення певного порядку і умов їхнього функціонування.

Виконання апаратом управління функції організування сприяє об’єднанню трудових, фінансових і матеріальних ресурсів для виконання поставлених завдань перед системою.

Організування, як і планування, здійснюється всіма ланками керуючої підсистеми. Мається на увазі безперервний і цілеспрямований вплив на колективи, а через них – і на матеріально-речові елементи праці з метою стійкого виконання поставлених завдань і підвищення ефективності діяльності всієї керованої системи. Для вирішення цих завдань передбачено побудову нових або удосконалення діючих організаційних структур управління.

Функція мотивування – це процес спонукання себе та інших до ефективної діяльності і досягнення поставлених цілей перед організацією. Перед менеджером будь-якого рівня управління завжди і постійно стоїть завдання: як змусити підпорядкованих йому людей творчо і ефективно працювати, що є мотивом їхньої поведінки.

Функція контролювання передбачає систематичне спостереження за діяльністю об’єктів управління для виявлення відхилень від встановлених норм і правил, вимог у процесі реалізації поставлених перед системою завдань.

Регулювання. Цей вид діяльності спрямований на те, щоб організація зберігала свою динамічну стійкість, на підтримку й удосконалення стану її впорядкованості, підтримку зв’язків між суб’єктом і об’єктом управління.

Регулювання передбачає поточне усунення всякого роду відхилень від планових завдань, графіків,  вирівнювання всіх відхилень стану виходу системи до заданого нормами значення цього стану, вироблення заходів, пов’язаних із потребою врахування вимог природної зміни   систем, які розвиваються.

Усі перераховані загальні функції діють у єдності. Наприклад, у плануванні окрім постановки цілей і задач, потрібно передбачати засоби їхнього досягнення, зокрема структуру органів управління. Крім цього, цілі планування і дій виконавців мають бути взаємопов’язані, ефективність намічених у плані заходів має бути вищою порівняно з попереднім періодом і т.д.

Якщо загальні функції  менеджменту є загальними для будь-яких процесів управління, то конкретні (специфічні) функції  властиві тим або іншим конкретним елементам системи,   відображаючи   їхню   специфіку.  До   конкретних (специфічних)   можна  віднести:  управління фінансами, персоналом, торговельними та технологічними процесами, управління працею і заробітною платою, управління товарними запасами та ін..

Конкретні функції менеджменту  класифікують за:

 – ознакою процесів управління – функції управління основним, допоміжним виробництвом, технічною підготовкою, матеріально-технічним забезпеченням, патентно–ліцензійною діяльністю, капітальним будівництвом, зовнішньоекономічною діяльністю тощо;

– ознакою об’єкту – функції управління підприємством, цехом, службою, відділом, дільницею, бригадою, проектною групою тощо;

– ознакою елементів виробничо-господарської діяльності – функція управління працею, предметами та знаряддями праці, інформацією тощо.

Слід також мати на увазі, що за змістом кожна конкретна  функція менеджменту в організації, є своєю чергою комплексною і включає планування, організацію, мотивацію і контроль. Наприклад, відділ праці і заробітної плати торговельного акціонерного товариства займається розробкою плану з праці і кадрів, організовує роботу з нормування витрат, встановлює потреби відділів у робочій силі, розробляє заохочувальні системи оплати праці, контролює правильність застосування тарифних розрядів, тарифних ставок, системи оплати праці тощо. Таким чином, виконуючи свою конкретну функцію управління, відділ праці і заробітної плати в той же час реалізовує і загальні функції управління підприємством. Крім цього, зміст конкретних функцій менеджменту в різних організаціях відображає специфіку і напрямки діяльності цих організацій (тип, складність виробництва продукції, надання послуг споживачам, спеціалізацію, масштаби тощо).

Таким чином, носієм конкретних (специфічних) функцій є  частина  керуючої системи, носієм загальних  функцій є вся керуюча система.

 

5.2. Технологія менеджменту

 

 Основою технології  менеджменту є саме його процес. Процес менеджменту охоплює керуючу та керовану системи організації, функції методи менеджменту, управлінські рішення, комунікації тощо.

Процес  менеджменту – послідовність певних завершених етапів управлінської діяльності, які забезпечують управлінський вплив керуючої системи на керовану з метою досягнення цілей організації.

Послідовно реалізований та завершений процес менеджменту утворює управлінський цикл (рис. 5.1). При цьому організацію змодельовано як відкриту систему, що має входи і виходи та складається з керуючої і керованої систем, які тісно взаємодіють, оскільки є органічно взаємопов’язаними. Керуючу систему утворюють і елементи, які забезпечують процес управління, керовану – елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

Процес управління організацією охоплює кілька послідовних етапів.

1. Реалізація функцій менеджменту, до яких належать усі види управлінської діяльності (планування виробництва і реалізації продукції, управління розробкою технологій, конструюванням виробів, обліком, підрозділами організації тощо). Йдеться про управлінську діяльність на всіх рівнях керуючої системи організації: керівників організацій та їх заступників, начальників цехів, відділів, управлінь, груп, дільниць, фахівців усіх напрямів (економістів, технологів, конструкторів, енергетиків та ін.). Це означає, що зосереджений у керуючій системі апарат управління в процесі управлінської діяльності має виконати своє основне завдання: створити систему методів менеджменту – сукупність способів впливу керуючої системи на керовану з метою забезпечення виробничо–господарської діяльності організації та отримання конкретних результатів (виготовлення продукції, надання послуг, забезпечення прибутковості, рентабельності, необхідного рівня заробітної плати, певного рівня витрат тощо).

 

Рис. 5.1. Процес менеджменту

 

2.  Формування методів менеджменту як результатів реалізації функцій менеджменту. До них належать план виробництва, план прискорення науково-технічного розвитку, матеріальні стимули до праці, технологічна документація на виготовлення виробу тощо. Для того щоб надати методам менеджменту дієвого управлінського впливу, необхідно їх формалізувати, тобто перетворити на управлінські рішення.
3. Формалізація методів менеджменту в управлінські рішення. Особливість цього етапу полягає у створенні механізмів трансформації методів менеджменту в накази, розпорядження, вказівки тощо. Після цього управлінські рішення (формалізовані методи менеджменту) каналами прямого зв’язку надходять із керуючої системи в керовану (рис. 5.1), здійснюючи необхідний управлінський вплив, який забезпечує виконання виробничо–господарських операцій, виготовлення виробів, надання послуг, досягнення виробничих, фінансових, економічних та інших результатів.

Якщо управлінські рішення  в керованій системі спрацьовують недостатньо (не виконуються, виконуються частково, виконуються з відхиленнями тощо), то інформація про всі неточності, недоліки, відхилення каналами зворотного зв’язку надходить у керуючу систему (відбувається процедура регулювання), в якій апарат управління розробляє необхідні заходи. Відповідно, нові управлінські рішення, що спрямовані на усунення недоліків, відхилень тощо, надходять каналами прямого зв’язку в керовану систему. В такий спосіб формується циклічний механізм, внаслідок роботи якого (за необхідну кількість циклів) усуваються всі недоліки, тобто під впливом керуючої системи відбувається ліквідація проблем у керованій.

4. Забезпечення управлінського впливу на засадах керівництва. Керівництво організацією (рис. 5.1) – вид управлінської діяльності, який об’єднує трудові процеси всіх працівників, забезпечує реалізацію функцій і формування методів менеджменту, розроблення і прийняття управлінських рішень, а також формалізує вплив керуючої системи на керовану. Воно є об’єднувальним чинником у структурі категорій менеджменту, оскільки визначає напрями діяльності апарату управління, ефективність управлінських рішень, ступінь досягнення цілей організації.

Реалізація етапів менеджменту  супроводжується комунікаціями (рис. 5.1), тобто процесами обміну інформацією між працівниками, підрозділами, іншими організаціями.

 

5.3. Особливості процесу управління

 

Кожен елемент  процесу управління реалізується за допомогою взаємозалежних управлінських процедур. Виділяють такі управлінські процедури :

Визначення  цілі. Це процедура постановки конкретної цілі або з’ясування її сутності, пов’язаної з перебігом процесу управління. Якщо постановка цілі здійснюється для постійних процесів. Тоді ціль є стандартом, мірою, якою вимірюється виконання роботи.

Процедура визначення цілі дає змогу:

– організувати і пояснити весь діапазон явищ, пов’язаних з об’єктом, підсистемою або підприємством у цілому;

– передбачити поведінку об’єкта, підсистеми або підприємства;

–  оцінити розумність рішень заздалегідь;

– менеджерам усіх рівнів проаналізувати власну роботу у процесі управління й у результаті поліпшити її.

Інформаційне  забезпечення являє собою управлінську процедуру відносно предмета процесу управління.

До цієї процедури  входять операції зі збору необхідної інформації, її систематизації й обробки. Така процедура являє собою процес комунікацій.

Аналітична  діяльність у процесі управління характеризує сукупність операцій, пов’язаних з оцінкою стану керованого об’єкта, підсистеми чи підприємства (залежно від виду процесу), пошуком шляхів поліпшення, або усунення небажаних впливів із боку ситуації, що виникла. Аналізується також сама ситуація, причини її виникнення і можливі наслідки її впливу. Для цього використовується зібрана й оброблена інформація про конкретну ціль і чинники, що викликали управлінську ситуацію. Аналітична діяльність «обслуговує» всі елементи процесу управління, надаючи можливі варіанти перебігу процесу управління.

Вибір варіантів дій. Зміст цієї управлінської процедури залежить від складності ситуації, що виникла. Якщо проблема не дуже складна і була правильно оцінена, зробити вибір правильного рішення досить просто. Менеджер, володіючи необхідною інформацією, просто вибирає альтернативу з найсприятливішими загальними наслідками.

Але менеджеру  доводиться мати справу не лише з простими ситуаціями, а й із досить складними і взаємозалежними ситуаціями. У цьому разі він змушений брати до уваги безліч компромісних варіантів.

Реалізація  рішення. Реальна цінність рішення стає очевидною тільки після його здійснення. Тому процедура реалізації рішення потребує від менеджера обов’язкової організації його виконання, тобто він повинен залучити до цього процесу конкретних виконавців. Якщо цього не буде зроблено, такий процес управління не має реального змісту, і на його здійснення (виконання попередніх процедур) не варто витрачати ресурси.

Зворотний зв’язок. Процес управління містить, крім перелічених елементів, зворотний зв’язок.  Порівняння результату, отриманого від реалізації обраної альтернативи рішення, з ціллю, заради досягнення якої здійснювався процес управління, можливе тільки за допомогою встановлення зворотного зв’язку. Тут важливо зрозуміти, що зворотний зв’язок дає змогу менеджеру оцінити результати здійсненого ним процесу управління і, у разі потреби, скоригувати результат, поки організації ще не завдано значного збитку.

Процеси управління визначаються управлінськими ситуаціями, заради яких вони організовуються і відбуваються. Однак усі процеси (незалежно від ситуацій, які їх викликали) мають загальні особливості. Найзначніші з них:   

Безперервність. Управління організацією являє собою взаємозалежний ланцюг окремих локальних процесів. Їх поєднує спільна ціль, досягнення якої вони забезпечують. Процеси виникають і здійснюються безупинно, зумовлюючи сталість управлінської діяльності.

Ця особливість  виявляється по-різному залежно від рівня управління, на якому відбувається певний процес, і об’єкта управління, на який спрямовані результати цього процесу.

 Нерівномірність. Процеси управління, як із виконання елементів, так і з управлінських процедур, тривають нерівномірно в часі. Так, постановка цілей, аналіз ситуації і визначення варіантів відбувається повільно, але, переходячи в стадію рішення, процес різко прискорюється, набуваючи активної форми організаційної діяльності.

Ця особливість  виявляється у всіх видах процесів управління, хоч і не завжди очевидно. Особливо це характерно для періодичних процесів управління.