Методи управління організацією

 

1.3.Характерістіка основних функцій управління

 

Вона припускає рішення  про те, якими повинні бути цілі організації і що повинні робити її члени, щоб досягти цих цілей. По суті, це підготовка сьогодні до завтрашнього дня, визначення того, що потрібно і  як цього домогтися.

План являє собою складну  соціально-економічну модель майбутнього  стану організації. Стадії процесу  планування в основному універсальні, що ж стосується конкретних методів  і стратегії, то вони істотно розрізняються. Зазвичай організація формує єдиний план для управління її загальною  діяльністю, але в його рамках окремими менеджерами застосовуються для  досягнення конкретних цілей і завдань  організації різні методи.

Єдиного методу планування, який би відповідав кожної ситуації, не існує. Тип планування й акцент, який робить менеджер у процесі планування, залежить від його положення в  організаційній ієрархії фірми, тобто  процес планування здійснюється відповідно рівням організації. Так, стратегічне  планування (вищий рівень) - це спроба глянути в довгостроковій перспективі  на основні складові організації.

На середньому рівні управління займаються тактичним плануванням, тобто визначаються проміжні цілі на шляху досягнення стратегічних цілей  і завдань. Тактичне планування по своїй  суті подібно зі стратегічним.

Планування здійснюється і на нижньому рівні організації. Воно називається оперативним плануванням. Це - основа основ планування.

Всі три типи планів складають  загальну систему, яка називається  генеральною (або загальним) планом, або бізнес-планом функціонування організації.

Планування припускає  використання всіх методів, тактик і  процедур, які менеджери використовують для планування, прогнозування і  контролю майбутніх подій. Всі види техніки планування варіюються від  таких традиційних методів, як бюджетні методи, до більш складних - моделювання, розробка планів або окремих його розділів на основі теорії ігор і проектів сценаріїв. Використання такої техніки  планування дозволяє зменшувати невизначеність, підвищує точність прогнозу, допомагає  менеджерам відслідковувати або  аналізувати фактори, вплив на план.

За допомогою функції  планування в певній мірі вирішується  проблема невизначеності в організації. Планування допомагає менеджерам краще  справитися з невизначеністю і більш  ефективно на неї реагувати. Тому слід пам'ятати, що невизначеність - це одна з основних причин, по якій планування може допомогти організації краще  керувати в умовах невизначеності, більш ефективно реагувати на зміни зовнішнього середовища.

  Вона полягає у  встановленні постійних і тимчасових  взаємин між усіма підрозділами  організації, визначення порядку  і умови її функціонування. Це - процес об'єднання людей і  засобів для досягнення поставлених  організацією цілей. 

Мета планування - це дозволити  невизначеність. Тим не менше, наскільки  б важливим ні було планування - це тільки початок. Організація, яка має велику кількість різних планів і не має  цільної схеми структури перетворення їх у життя, приречена на неуспіх. Справа в тому, що функції планування й організації тісно пов'язані  між собою. У певному сенсі  планування і організація об'єднуються. Планування готує сцену для того, щоб реалізувати мети організації, а організація як функція управління створює робочу структуру, головним компонентом якої виступають люди.

Оскільки концепція організації  складається в зведенні воєдино  усіх фахівців фірми, завдання полягає  в тому, щоб визначити місію, роль, відповідальність, підзвітність для  кожного з них.

Процес організації структурує роботу і формує підрозділи виходячи з розміру підприємства, її цілей, технологія і персоналу. Існує ряд  елементів, який необхідно структурувати, щоб організація змогла виконати свої плани і тим самим досягти  своїх цілей.

Як видно, незалежно від  типу і масштабу діяльності кожна  фірма повинна бути певним чином  організована. Існує ряд принципів, якими слід керуватися в процесі  виконання функцій організації:

· Визначення і деталізація  цілей фірми, які були виявлені в  ході планування;

· Визначення видів діяльності по досягненню цих цілей;

· Доручення різних завдань  індивідуумам і об'єднання їх у  керовані робочі групи або підрозділу;

· Координація різних видів  діяльності, доручених кожній групі, за допомогою встановлення робочих  взаємин, включаючи чітке визначення того, хто здійснює керівництво, тобто  кожен член групи повинен знати, що він повинен зробити, терміни  виконання роботи і хто ним  керує;

· Єдність мети - чи працює кожен член організації на загальну мету, тобто ніхто не повинен працювати  проти цілей організації;

· Розмах контролю або розмах менеджменту - чи відповідає кожен менеджер в групі за кероване ним число  працівників.

Так, вищі керівники управляють не більше ніж десятьма підлеглими, тоді як керівники нижчого рівня  керування можуть керувати набагато більшим числом співробітників. У  зв'язку з цим можна виділити два  важливих чинники, що визначають норми  керованості (кількість співробітників, якими може управляти один менеджер), - це час і частота. Тобто, скільки  часу потрібно менеджеру проводити  з кожним співробітником і як часто. Природно, що цей критерій багато в  чому залежить від уміння менеджера  спілкуватися з підлеглими, складності розв'язуваних завдань, інтересу та залучення  до трудового процесу.

Таким чином, організація - це друга функція управління. З усієї  множини значень терміна "організація" в сенсі управлінської функції  частіше за все використовуються два:

· Організація - це структура  системи у вигляді взаємовідносин, прав, ролей, видів діяльності та інших  факторів, які мають місце, коли люди об'єднані спільною працею;

· Організація - це процес, за допомогою якого створюється  і зберігається структура організації.

Поведінка людини завжди умотивовано. Він може працювати ретельно, з  наснагою й ентузіазмом, а може ухилятися  від роботи. Поведінка особистості  може мати і будь-які інші прояви. У всіх випадках слід шукати мотив  поведінки.

Мотивація - це процес спонукання себе й інших до діяльності для  досягнення особистісних цілей і  цілей організації.

Традиційний підхід грунтується на вірі в те, що співробітники - усього лише ресурси, активи, якими повинні змусити ефективно працювати.

Людина, що отримав в процесі  навчання і підвищення кваліфікації, нагромадження виробничого досвіду  знання та навички, хоче застосувати  своє вміння у праці. І чим більше йому це вдається, тим більше ступінь  задоволеності, а відповідно і ступінь вираженості мотивів. У даному випадку співробітник вважає мета організації своїми цілями.

Прагнення людини реалізувати  себе у своїй справі безперечно. Так уже він улаштований. Там, де управління й організація праці  надають співробітникам такі можливості, їхня праця буде високоефективним, а мотиви до праці - високими. Значить  мотивувати співробітників - це торкнутися їхні важливі інтереси, дати їм шанс реалізуватися в процесі трудової діяльності.

У зв'язку з тим, що існують  різні шляхи мотивації, менеджер повинен:

а) по-перше, встановити набір  критеріїв (принципів), які найбільш сильно впливають на поведінку співробітника. Дані критерії, зведені воєдино, формують особисту філософію, яка представляє  собою основне поведінку. Розробивши особисту філософію, менеджери можуть створити таке робоче середовище оточення, яка буде сприяти мотивації співробітників. Дана навколишнє середовище, або організаційний клімат, зробить істотний вплив на ставлення до справи працівників, впливає  на співробітників, які значно легше  і менш болісно сприймають правила  і регламент організації;

б) по-друге, створити атмосферу, сприятливу для мотивації робітників;

в) по-третє, активно спілкуватися зі своїми співробітниками, оскільки, для того, щоб працівник був  повністю мотивований і працював з повною віддачею, він повинен  чітко уявляти собі і розуміти, чого від нього чекають. Це важливо  не тільки тому, що співробітники знають про очікування своїх менеджерів, але їм потрібно говорити і про  те, як вони виконують свою роботу. Пряме  спілкування з керівником свідчить про його доступність в однаковій  мірі для всіх працівників. Зворотний  зв'язок забезпечує міцну основу для  мотивації.

    Отже, складено  план організації, створена її  структура, заповнені робочі місця  і визначено мотиви поведінки  співробітників. Залишається ще  один компонент, який необхідно  додати до функцій управління, - це контроль.

Контроль, як правил, асоціюється  з владою, командуванням, "спіймати", "поліпшити", "схопити". Таке уявлення про контроль веде вбік від  головного змісту контролю.

У найзагальнішому вигляді  контроль означає процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів  із запланованими.

Деякі організації створили цілі системи контролю. Їх функції  складаються в посередництві  між планами і діяльністю, тобто  система контролю забезпечує зворотний  зв'язок між очікуваннями, визначеними  первісними планами менеджменту, і  реальними показниками діяльності організації. І той, хто має сучасні  і точні системи контролю, має  більше шансів вижити. Для менеджменту  характерно велика кількість не тільки різних видів планів, але і видів  і систем контролю. Всі системи  контролю завжди базувалися на ідеї зворотного зв'язку, а саме: вони зіставляють реальні досягнення з прогнозними даними. У результаті встановлюються відхилення з тим, щоб або виправити негативні впливи, або підсилити дію, якщо результати позитивні.

Остаточна мета контролю полягає  в тому, щоб обслуговувати різні  плани і цілі менеджменту.

В основу створення всіх систем контролю повинні бути покладені  такі основні вимоги-критерії: Ефективність контролю, ефект впливу на людей, виконання  завдань контролю, визначення меж  контролю.

Розрізняють такі види контролю:

1.Предварітельний контроль. Він здійснюється до фактичного  початку робіт. Основним засобом  здійснення попереднього контролю  є реалізація певних правил, процедур  і ліній поведінки. 

У процесі попереднього контролю можна виявити і передбачати  відхилення від стандартів у різні  моменти. Він має різновиди: діагностичний  і терапевтичний.

Діагностичний контроль включає  такі категорії, як вимірювачі, еталони, попереджувальні сигнали і т.п., що вказують на те, що в організації  щось не в порядку.

Терапевтичний контроль дозволяє не тільки виявити відхилення від  нормативів, але і прийняти виправні заходи.

2.Текущій контроль. Він  здійснюється в ході проведення  робіт. Найчастіше його об'єкт  - співробітники, а сам він є  прерогативою їх безпосереднього  начальника. Він дозволяє виключити  відхилення від намічених планів  та інструкцій.

Для того, щоб здійснити  поточний контроль, апарату управління необхідна зворотний зв'язок. Всі  системи зі зворотним зв'язком  мають цілі, використовують зовнішні ресурси для внутрішнього застосування, стежать за відхиленнями для досягнення цих цілей.

3.Заключітельний контроль. Мета такого контролю - допомогти  запобігти помилкам у майбутньому.  У рамках заключного контролю  зворотний зв'язок використовується  після того, як робота виконана (при поточному - в процесі її  виконання).

Хоча заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, він, по-перше, дає керівництву інформацію для планування у випадку, якщо аналогічні роботи пропонується проводити в  майбутньому, по-друге, сприяє мотивації.

Контроль хоча і важливий, але може бути досить дорогим. Тому рішення про те, який тип контролю застосувати, вимагає ретельного обмірковування. У зв'язку з цим при організації та поведінці контролю слід враховувати ряд факторів і дати відповідь на наступні питання:

· Чи розуміють співробітники  цілі організації?

· Спроектована чи система  контролю так, щоб забезпечити істотні, а не тривіальні вимірювання?

· Чи представляє діюча  система контролю менеджерам інформацію, на основі якої можна діяти в розумних часових рамках?

Безсумнівно, що в майбутніх  контрольних системах будуть використані  нові пристосування і нові досягнення, однак базис, на якому вони створюються, залишиться тим же. [8]

Функція контролю не є кінцевим пунктом усього процесу управління організацією. На практиці такого кінцевого  пункту не існує взагалі, тому що кожна  управлінська функція спонукувана  інший. Виникає свого роду поступове  круговий рух. Наприклад, інформація, отримана в процесі контролю, може використовуватися  на етапі планування, організації  і мотивації співробітників.

Менеджери високого рівня  велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій планування і контролю, а більш низького рівня  більше зайняті підбором кадрів, організацією їхньої праці. Однак на всіх рівнях управління вони певною мірою використовують і виконують усі чотири функції  управління: планування, організації, мотивації і контролю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 2. Методи управління організацією

Реалізація функцій і  принципів управління здійснюється шляхом застосування різних методів.