Планирование, проведение и анализ результатов проведения внутреннего аудита ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии"

Во многих случаях при внутреннем аудите малого предприятия на заключительном совещании просто сообщаются выводы и заключение по результатам аудита.

В других ситуациях при аудите совещание  должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия по выводам и/или  заключению по результатам аудита между  аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это должно быть зарегистрировано.

10. Подготовка, утверждение  и рассылка отчета (акта) по аудиту.

10.1 Подготовка отчета (акта) по аудиту

Руководитель аудиторской  группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту. Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать ответы на следующие  вопросы:

• цели аудита;
• область аудита, в частности, идентификация проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;
• идентификация заказчика аудита;
• идентификация руководителя и членов аудиторской группы;
• даты и места проведения аудита на месте;
• критерии аудита;
• выводы аудита;

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии  в Новосибирской области»	Лист 20
Система менеджмента качества ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ  Испытательного лабораторного  центра, аккредитованного в Системе  аккредитаций лабораторий, осуществляющих санитарно-эпидемиологические исследования, испытания	Листов:29
Код документа: СМК ДП 5.18-2013	Издание:1

заключения  по результатам аудита.

При необходимости в отчет (акт) по аудиту должны быть включены:

• план аудита;
• список представителей проверяемой организации;
• итоги проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;
• подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;
• области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита;
• неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемой организацией;
• рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;
• согласованный план действий по результатам аудита, при необходимости;
• заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета;
• перечень рассылки отчета по аудиту.

10.2 Утверждение и рассылка  отчета (акта) по аудиту

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен  в согласованные сроки. Если это  невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его подготовки

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден  в соответствии с процедурами программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской  группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

 

 

 

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии  в Новосибирской области»	Лист 21
Система менеджмента качества ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ  Испытательного лабораторного  центра, аккредитованного в Системе  аккредитаций лабораторий, осуществляющих санитарно-эпидемиологические исследования, испытания	Листов:29
Код документа: СМК ДП 5.18-2013	Издание:1

 

11. Завершение внутреннего аудита

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные  планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к  аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

Если это не предусмотрено законом, аудиторская группа и ответственные  за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика аудита и, где это требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно скорее.

12. Действия по результатам внутреннего  аудита

Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость  корректирующих, предупреждающих действий или, при необходимости, действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о состоянии выполнения этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы. Верификация может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать  выполнение определенных действий после  аудита членами аудиторской группы, что может добавить ценность аудиту, учитывая опыт аудиторов. В таких случаях следует позаботиться об обеспечений независимости при проведении последующих аудитов.

 

 

 

 

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии  в Новосибирской области»	Лист 22
Система менеджмента качества ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ  Испытательного лабораторного  центра, аккредитованного в Системе  аккредитаций лабораторий, осуществляющих санитарно-эпидемиологические исследования, испытания	Листов:29
Код документа: СМК ДП 5.18-2013	Издание:1

 

13. Компетентность и оценка аудиторов

13.1 Требования к внутренним  аудиторам

Личные качества аудиторов  должны позволять им действовать  в соответствии с принципами проведения аудита.

Аудитор должен быть (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003):

• порядочным – правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;
• открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;
• дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;
• наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;
• проницательным – интуитивно оценивать ситуации;
• разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;
• упорным – настойчивым, ориентированным на достижение целей;
• решительным  – своевременно принимать решения на основе логических
• соображений и анализа;
• самостоятельным  – действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими

Аудитор должен знать:

• принципы, процедуры и методы аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2003;
• систему менеджмента  качества, её основополагающие  документы: ГОСТ Р ИСО
• серии 9000, ГОСТ Р ИСО 9004-2001;
• организационную структуру и функциональную деятельность лаборатории, основные и вспомогательные процессы лаборатории и их терминологию;
• местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты; контракты и договоры; международные соглашения и конвенции.

 

 

 

 

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии  в Новосибирской области»	Лист 23
Система менеджмента качества ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ  Испытательного лабораторного  центра, аккредитованного в Системе  аккредитаций лабораторий, осуществляющих санитарно-эпидемиологические исследования, испытания	Листов:29
Код документа: СМК ДП 5.18-2013	Издание:1

Внутренний аудитор должен иметь: образование, дающее знания и  навыки в области профессиональной деятельности; практический опыт, охватывающий технические и управленческие навыки; сертификат о специальном обучение для внутренних аудиторов; иметь опыт проведения внутренних аудитов и постоянно участвовать в аудиторских проверках.

Руководитель аудиторской  группы должен иметь дополнительные знания и навыки, которые включают: планирование внутренних аудитов и эффективное использование ресурсов; организацию и распределение работ между членами группы по внутреннему аудиту; принятие заключений по внутреннему аудиту; предупреждение и разрешение конфликтов; подготовку и завершение отчета по внутреннему аудиту

13.2 Оценка внутренних  аудиторов

Оценка аудиторов и  руководителей аудиторских групп  планируется, реализуется и протоколируется с целью обеспечения объективных, последовательных, достоверных и надежных результатов, а также выявления потребности в обучении аудиторов.

Оценка внутренних аудиторов  проводится в следующем порядке:

• начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами;
• оценивание аудиторов на этапе формирования аудиторской группы;
• постоянное оценивание характеристик аудиторов с целью идентификации потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков.

В процессе оценки аудиторов  используются следующие методы: анализ записей об образовании, обучении, работе и опыте по аудиту; беседы (для оценки личных качеств, знаний и навыков); наблюдения (для оценки применения знаний и навыков); анализ после проведения внутренних аудитов (рекомендации руководителей АГ); положительные или отрицательные отзывы (письменные свидетельства, жалобы и т.д.).

Оценку внутренних аудиторов  осуществляет начальник ОУК на основе сведений об аудиторах.

На каждого внутреннего  аудитора заводится личная карточка, в которойотмечаются следующие данные: занимаемая должность; образование и стаж работы (в том числе на занимаемой должности); обучение по СМК и внутреннему аудиту; повышение квалификации (в том числе по СМК и аудитам). Анализ оценивания деятельности внутренних аудиторов выполняется не реже одного раза в год.

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии  в Новосибирской области»	Лист 24
Система менеджмента качества ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ  Испытательного лабораторного  центра, аккредитованного в Системе  аккредитаций лабораторий, осуществляющих санитарно-эпидемиологические исследования, испытания	Листов:29
Код документа: СМК ДП 5.18-2013	Издание:1

 

14. Ответственность  и полномочия участников процесса  проведения внутреннего аудита

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является представитель руководства  по качеству. Ответственным за проведение и контроль разработки  данного документа СМК вляется начальник отдела менеджмента качества. Общее руководство планированием, подготовкой и проведением внутренних аудитов в ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Новосибирской области», а также разработкой и реализацией корректирующих и предупреждающих действий по результатам внутренних аудитов осуществляется представителем руководства по качеству.

Ответственным за разработку программы  аудитов является начальник отдела менеджмента качества.

Ответственность за  планирование,  подготовку, своевременное и качественное проведение отдельных аудитов в соответствии с данной процедурой, а также подготовку отчёта по результатам проверки несёт руководитель аудиторской группы.

Ответственным за управление несоответствиями,  выявленными в ходе аудита и относящимися к  осуществлению  одного из процессов академии, является руководитель процесса.

Ответственным за управление несоответствиями,  выявленными в ходе аудита и относящимися к деятельности конкретных подразделений, является руководитель подразделения.

Ответственность за хранение документации по программе аудита возложена на начальника ОМК

15. Изменения

Разработка, оформление, согласование и утверждение изменений настоящей  ДП, а также внесение в неё изменений  регистрируется в Листе регистрации  изменений [Приложение Д].