Ситуационные задачи

Насколько точно можно  будет оценить эффективность  коммуникаций?

Какие существуют дополнительные резервы повышение эффективности  коммуникативной деятельности?

1. Значение коммуникаций определяется их влиянием на эффективность и результативность деятельности организаций.
2. Именно коммуникация служит средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивает ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими аудиториями.
3. Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс.
4. Коммуникационный процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации.
5. Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении, которое в свою очередь подразделяется на нисходящее и восходящее.
6. Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией.
7. Коммуникационный стиль понимается как способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.
8. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим    количеством    барьеров,    препятствующих    эффективному

восприятию информации получателем. Выделяют три типа барьеров: личностные, физические и семантические.

9. С точки зрения масштабов организационные коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями. По характеру взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным.
10. Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.
11. К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся:

• Устная форма передачи информации
• Письменная форма передачи информации
• Электронная форма передачи информации.

12. Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или упреждать конфликтные ситуации.
13. Современная концепция менеджмента полагает, что намного полезней для организации не разрушать неформальный коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.
14. Коммуникационный менеджмент обобщенно определяется как профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и ее внешней средой.
15. Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, путей их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи.
16. К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации ее общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.
17. Реализация коммуникационной политики требует разработки коммуникационной стратегии, которая формируется для обеспечения корпоративной общеорганизационной миссии.
18. Организация коммуникаций – главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство.
19. Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, построенных соответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения уд ало сь ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть может увеличить или сократить время разрыва между посланием и полученным значением.
20. Структуры коммуникативных сетей могут быть различными. Наиболее распространенными являются следующие виды сетей: цепочная, звездная, иерархическая, многосвязная, веерная, круговая.

Задача 5. В рамках менеджмента особую роль играет принятие правильных управленческих решений, поскольку от этого зависит успех в бизнесе . в практике встречаются следующие варианты:

Руководитель принимает  решение и сообщает результат  подчиненным, если это необходимо.

Руководитель принимает  решение и сообщает почему он его  принял

Руководитель принимает  решение, но при этом интересуется мнение подчиненных, приветствует их вопросы, получая таким образом возможность  проверить решение и в случае необходимости внести изменение

Руководитель принимает  решение и представляет его группе на доработку

Руководитель излагает суть проблемы спрашивает, какие будут  предложения, и выслушав их, принимает  решения

Руководитель излагает проблему и просит группу принять решение, оставляя за собой право выбора и  утверждение вариантов,

Руководитель излагает проблему и принимает решение группы

Нужно ответить на вопрос, какой  из предложенных вариантов вы считаете предпочтительным, и тщательно обосновать свою позицию.

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы достичь определенной цели, требует эффективного обмена информацией - те. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникации  представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации составляют сейчас одну из наиболее сложных проблем в менеджменте и являются еще не достаточно отработанными.

Качество обмена информацией  прямо влияет на достижение целей  и эффективность управления. 73% американских, 63% английских, 85 % японских руководителей  считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективной деятельности организации. Согласно другому опросу около 250 тыс. работников управления 2000 кампаний считают  одной из самых сложных проблем  в организациях - обмен информацией.

Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходима синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны. Многое поэтому зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи в социальной группе, организации, учреждении, фирме. Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением. В

повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников. Оперативная  деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Коммуникации в широком  смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Организации без коммуникации не существует. В отсутствие коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.

С точки зрения истории  развития менеджмента в ранних дискуссиях по различным аспектам менеджмента  коммуникациям внимания почти не уделяло сь. Несмотря на включение  коммуникаций в распорядительную функцию  менеджмента в ранних работах  концепция коммуникаций не была

разработана и не было попыток  интегрировать их в целостную  теорию менеджмента.

Сегодня отношение  науки к коммуникациям существенно  меняется. За последние годы появилось множество работ, посвященных межличностным и организационным коммуникациям. Основной вывод заключается в том, что коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффективного управления.

Основная заслуга в  развитии представлений о коммуникациях  как одном из важнейших факторов эффективного менеджмента принадлежит  Честеру Бернарду, работы которого относятся к концу 30-х годов 20 века. С его точки зрения, именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации. Методы коммуникации определяют форму и внутреннюю экономику организации. Он включил коммуникации в свою модель полномочий и перечислил семь факторов коммуникации, имеющих особое значение для установления и поддержания необходимых полномочий внутри организации:

• Основные каналы коммуникаций должны быть хорошо известны
• Обязательно  должен  существовать  формальный  канал  с  каждым  членом организации
• Цепочки коммуникаций должны быть короткими и прямыми
• Лучше использовать формальные каналы коммуникаций
• Необходима компетентность людей, участвующих в коммуникациях
• Цепочка коммуникаций не должна прерываться
• Необходима проверка результата каждого акта коммуникации. _

Нет никаких сомнений в том, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной  эффективности. Однако, существуют оценки специалистов, в соответствии с которыми коммуникации являются основной причиной большинства возникающих в мире проблем.

Именно коммуникация служит средством включения организации  во внешнюю среду, обеспечивает ей необходимый  уровень взаимодействия с окружающими  аудиториями. Один из руководителей  американской фирмы «Сирс», увеличившей  свои продажи с 5 до 15 млрд. долл. в  год, в качестве причины успеха определил: «Много лет назад мы поняли, что  существует только один способ расширить  дело - улучшить коммуникацию». Специалисты  считают, что руководитель организации  от 50 до 90 % своего времени

тратит на коммуникацию.

Термин    «коммуникация»    свободно    используют    в    современном  обществе как непрофессионалы, так и специалисты, управленцы-практики.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего  «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Существующие представления  о коммуникативных процессах  в организации построены на следующей  трактовке коммуникаций:

Коммуникация (единовременный акт) - это процесс передачи сообщения  от источника к получателю с целью  изменить поведение последнего. Коммуникации (коммуникационный процесс) – это  обмен информацией между сторонами. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, поступающей к потребителю посредством  обмена, общения.

Задача 6. Ситуация: трудный руководитель.

Жизнь устроена так что  большенство руководителей не находят  любви или уважения своих подчиненных. Нередки конфликтные ситуации отнимающие многосил и здоровья, мешающие успеху общего дела. При возникновении потенциально или реального конфликта для  подчиненного рационально использование  следующии рекомендации: