Совершенствование организационной системы управления государственными образовательными учреждениями Кировско-Апатитского района

      Таким образом, цель работы заключается в совершенствовании организационной системы управления Филиалом.

      В ходе выполнения работы были поставлены следующие задачи:

          - сбор информации о высших государственных образовательных учреждениях Кировско-Апатитского района;

          - анализ организационной системы управления государственными образовательными учреждениями Кировско-Апатитского района;

          - выявление недостатков организационной системы управления Филиалом ГОУ ВПО «Костромской государственный университет им. Н.А.Некрасова» в г.Кировске Мурманской области;

          - формирование предложений по совершенствованию организационной системы управления Филиалом ГОУ ВПО «Костромской государственный университет им. Н.А.Некрасова» в г.Кировске Мурманской области. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ

1. Краткая характеристика организационной системы управления

      В современном менеджменте рассматривается  множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

      Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

      Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений[3].

      Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

      Каждая  организация имеет конкретную систему  управления.

     Система управления представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Она состоит из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.

     Система — это концепция, особая форма  которой отражает цели и ценности людей, которые являются ее неотъемлемыми  элементами и реализуют собственные  идеи о том, какой должна быть система.

     Любая система задается перечислением  ее состава, структуры и функций[3].

      Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными  в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

      Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например)[13].

      Любые воздействия среды оказывают  возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и демографические факторы[13].

      Под   воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган

управления  любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

      С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

      Под управляющим параметром в системе  управления следует понимать такой  ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений[3].

      Для успешной работы организаций в современных  условиях необходимо периодически проводить  исследования с целью совершенствования действующих систем управления.

      Проведение  исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности. Исследования являются составной частью менеджмента организации  и направлены на совершенствование  основных характеристик процесса управления.

      При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется  определенными признаками и подчиняется  ряду требований.

      Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

      Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия  должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут  осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации[13].

      Исследования организационной системы управления - это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.

      Исследования  как составная часть менеджмента  выдвигают следующие задачи:

      1 Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление).

      2 Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений.

      3 Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах.

      4 Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.

      В результате проведения исследований должны быть сформулированы

конкретные      предложения     по     совершенствованию     организационной

системы управления организацией[13].

      В связи с тем, что в третьей  части дипломного проекта сформированы предложения по внедрению таких  систем управления, как дистанционное  обучение, система рейтинговой оценки студентов и система интерактивного обучения, кратко рассмотрим характеристику этих систем.

      Во  всем мире наблюдается рост числа  студентов, обучающихся по технологиям  дистанционного обучения, растет и число ВУЗов, использующих системы дистанционного обучения в учебном процессе.

      Дистанционное обучение - это тип обучения, основанный на образовательном взаимодействии удаленных друг от друга педагогов и учащихся, реализующемся с помощью телекоммуникационных технологий и ресурсов сети Интернет.

     Преимущества  и возможности дистанционного обучения:

     - возможность прохождения дистанционного обучения и тестирования через интернет, без отрыва от рабочего места и личного компьютера, находясь в командировке или в другом городе;

     - обучение в любое удобное время, персонализированные программы обучения;

     - удобный персональный кабинет, содержащий всю необходимую информацию по текущему, прошедшему и планируемому обучению. Фиксация обращений и претензий, общение с инструктором, с коллегами (форум, чат), база знаний;

     - уведомления о предстоящих учебных мероприятиях;

     - возможность дистанционно обучать большие группы слушателей, находящихся в разных городах;

     - снижение средней стоимости обучения при больших потоках обучаемых;

     - возможность отслеживать динамику и удаленно управлять процессом обучения[3].

      Основными   целями  внедрения   системы   дистанционного обучения

являются:

      - повышение качества общего образовательного процесса в учебном заведении за счет использования информационных технологий;

      - увеличение охвата обучаемой аудитории и сокращение издержек на проведение мониторинга знаний за счет использования технологий дистанционного обучения;

      - повышение управляемости учебного процесса посредством системы дистанционного обучения: обеспечение непрерывного мониторинга со стороны преподавателей, администрации учебного заведения, родителей;

      - сокращение рутинной нагрузки на преподавателей;

      - повышение качества и сокращение временных затрат на проверку качества знаний.

      Внедрение функциональных модулей системы  дистанционного обучения, обеспечивающих управление электронным обучением, дает возможность учебному заведению запустить процессы дистанционного обучения и электронного тестирования. Система дистанционного обучения позволяет реализовать автоматизацию ряда элементов учебного процесса. Функционирование системы дистанционного обучения стоит рассматривать как часть единой информационно-образовательной среды учебного заведения, в которой образовательный процесс построен на базе новейших технологий электронного обучения[13].

      Можно выделить основные задачи, которые  решает система дистанционного обучения:

      - календарное и организационное планирование учебного процесса;

      - доставка образовательных ресурсов учащимся посредством системы дистанционного обучения;

      - мониторинг процесса дистанционного обучения преподавателем;

      - проведение «электронной сессии» дистанционного обучения через систему дистанционного обучения;

      - использование одной и той же информации при обучении различных

групп учащихся в системе дистанционного обучения без необходимости повторного ввода данной информации.