Пути оптимизации учета основных средств

Результаты инвентаризации фактического наличия объектов основных средств, находящихся в учреждении, отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной    ведомости) по объектам нефинансовых   активов.  

Инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов основных средств и заносит в Инвентаризационную опись полное их наименование, инвентарные номера, единицу измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов на балансе учреждения.

Проверяется также наличие  документов на земельные участки и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в оперативном управлении учреждения.

Данные по земельным  участкам, находящимся в оперативном  управлении учреждения, должны сверяться с данными государственного кадастрового учета: выписок из государственного земельного кадастра, а также в предусмотренных законом случаях копий хранящихся в кадастровом деле документов.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям - указать  их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  по рыночной цене с учетом износа. Сведения об оценке объектов основных средств оформляются соответствующим актом.

Основные средства вносятся в Инвентаризационную опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и  транспортные средства заносятся в  описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

 

 

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения здравоохранения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые  в момент инвентаризации находятся  вне места нахождения учреждения (автомашины; отправленные в капитальный  ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и  не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Инвентаризационная опись  оформляется в двух экземплярах  и подписывается всеми членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность ценностей, и доводится до сведения руководителя учреждения.

Один экземпляр описи  передается в бухгалтерию учреждения, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально  ответственного лица Инвентаризационная опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально  ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Подчистки и помарки  в Инвентаризационной описи не допускаются.

Исправления оговариваются  и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

При выявлении недостач или излишков основных средств в Инвентаризационной описи указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

 

 

 

В случае, когда при  инвентаризации выявлены расхождения  между фактическим наличием основных средств и учетными данными, оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах  инвентаризации (ф. 0504835).

В Акте о результатах  инвентаризации указываются номер  и дата Ведомости расхождений, на основании которой составлен Акт.

В Акте о результатах инвентаризации отражается: наименование объекта инвентаризации, единица измерения, количество, номер счета бюджетного учета, стоимость за единицу, недостача по дебету и кредиту, отнесенная за счет учреждения, за счет виновных лиц, оприходование излишков по дебету и по кредиту.

Акт подписывается председателем  и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Подписанный руководителем  учреждения Акт о результатах  инвентаризации является основанием для осуществления соответствующих записей в бюджетном учете.

Для проведения инвентаризации в БУ «КЦСОН Колосовского района» создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая утверждена распоряжением руководителя. В составе комиссии включается:

Председатель – заместитель  руководителя;

Члены комиссии – член профсоюзного комитета и бухгалтер.

Перед инвентаризацией  основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи ф.401  полное их наименование, назначение, инвентарный номер.

Наличие средств в  натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранения. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Инвентаризационные описи  подписывают члены комиссии и  материально ответственные лица.

Инвентаризационные описи  представляют в бухгалтерию БУ «КЦСОН Колосовского района»  для внесения изменений и уточнений в инвентарные карточки, и другие регистры по учету основных средств, сличительную ведомость результатов инвентаризации, где указывают наименования объектов по местам нахождения или эксплуатации, перечень выявленных неучтенных или недостающих объектов, их стоимость.

При выявлении недостачи  или излишка объектов основных средств  к инвентаризационным описям прилагается объяснение материально ответственных лиц. На основании этих объяснений принимается решение о порядке регулирования разницы между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 3 статьи 12 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в следующем порядке:

излишек имущества приходуется  и зачисляется на увеличение финансирования;

недостача имущества  в пределах норм, списывается на уменьшение финансирования.

Бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации основных средств:

1). Оприходованы излишки  основных средств, выявленные  при инвентаризации по рыночной стоимости

Дт 010104310 «Увеличена стоимость  машин и оборудования»

     

010106310«Увеличена стоимость  производственного и хозяйственного инвентаря»

010108310 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»

Кт 040101180 «Прочие доходы»

2). Отражено списание  основных средств вследствие  недостачи, установленной при инвентаризации, отнесенных за счет виновных лиц:

- на сумму начисленной амортизации

Дт 010404410 «Уменьшение  стоимости машины и оборудования за счет амортизации»

      010406410«Уменьшение  стоимости производственного и  хозяйственного инвентаря за счет амортизации»

Кт 010104410 «Уменьшение  стоимости машин и оборудования»

     010106410«Уменьшение  стоимости производственного и  хозяйственного инвентаря»

- на балансовую стоимость

Дт 040101172 «Доходы от реализации активов»

Кт 010104410 «Уменьшение  стоимости машин и оборудования»

      010106410«Уменьшение  стоимости производственного и хозяйственного инвентаря»

      010108410 «Уменьшение  стоимости мягкого инвентаря»

- на сумму начисленных  доходов в связи с недостачей, хищением отнесенными за счет виновных лиц по рыночной стоимости

Дт 020901560«Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств»

Кт 040101172 «Доходы от реализации активов»

Заключение по результатам  инвентаризации, предложения и решения  инвентаризационной комиссии оформляется соответствующим протоколом, который утверждается руководителем БУ «КЦСОН Колосовского района».

 

 

При изучении порядка  проведения инвентаризаций и правильности отражения их результатов в бухгалтерском учете серьезных нарушений не выявлено. Однако в связи с тем, что с 1 января 2008 года в состав основных средств включены малоценные предметы, необходимо по основным средствам стоимостью от 3000 до 40000 руб. инвентаризацию проводить ежегодно, а не один раз в 3 года как предусмотрено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» № 49 от 13.06.95 г.

 

3.6. Пути оптимизации учета основных средств в Учреждении

 

При изучении организации  бухгалтерского учета  и учета  основных средств в БУ «КЦСОН Колосовского района» были выявлены следующие недостатки:

- в учреждение мониторы  и системные блоки ставятся как отдельные     основные средства, что противоречит инструкции 157н раздела 1 п.18. «Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы».

Для приведения в соответствие учета оргтехники, следует провести инвентаризацию и произвести комплектацию мониторов и системных блоков по рабочим местам.

- при заполнении накладной  на внутреннее перемещение объектов  основных средств инвентарный номер проставлен рукой бухгалтера. Согласно Постановления №7 от 21 января 2003года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» накладная должна выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах,

подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика.

Бухгалтеру следует  провести учебу с материально  ответственными лицами по правилам заполнения первичных документов.      

  - при поступлении  основных средств от поставщиков  не оформляется акт приемки  –   передачи и основные средства приходуются на основании товарной накладной. Согласно инструкции 157н раздел 1 п.21, постановления №7 от 21 января 2003года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» ОС-1 применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями.

 Бухгалтеру следует  оформить акты приемки - передачи  на все поступившие основные средства. Усовершенствовать бухгалтерскую программу «1С:Бухгалтерия», разработать акты приемки-передачи в электронном виде, чтобы оприходование основных средств в программу  велось через акты ОС-1 как показано в таблице 6.

                                                                                                         Таблица 6

Образец хозяйственной  операции

Наименование электронного документа	Корреспонденция		Название хозяйственной операции
	Д-т	К-т
Счет-фактура, товарная накладная	1 106 01 310	1 302 19 730	Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Акт приемки –    передачи основных средств	1 101 04 310	1 106 01 410	Оприходование объекта  основных средств.

 

- при оформлении инвентарных  карточек имеются случаи не  проставления: заводского номера, даты выпуска. Согласно постановления №7 от 21 января 2003года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств», в инвентарной карточке должны быть заполнены все реквизиты.

Бухгалтеру следует  дооформить  инвентарные карточки основных средств.

- в Учреждении не на всех объектах основных средств проставлен инвентарный номер, что противоречит Инструкции 157н, где говорится о том, что на все объекты, кроме объектов  стоимостью до 3000 рублей, присваиваются инвентарные номера.