Пути оптимизации учета основных средств

 

3.2. Документальное оформление  учета движения и 

ремонта основных средств в Учреждении

 

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств в БУ «КЦСОН Колосовского района». Указанные операции оформляются бухгалтерией следующими формами первичной учетной документации.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются ниже перечисленными первичными документами.

В случае, когда основные средства приобретаются от поставщиков  принятие к учету производится на основании товарной накладной, а в случае внутриведомственного перемещения или централизованного снабжения основными средствами от вышестоящей организации актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений, объектов основных средств стоимостью до 3000 руб., ф. 0306001).

       Заполняется на основании счета-фактуры и товарной накладной.

      "В унифицированной форме первичной учетной документации N 0306001 "Акт о приеме-передаче основного средства (кроме зданий, сооружений)" реквизит с грифом "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс в целях включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов). В случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму N 0306001 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в т.ч. "Подпись руководителя", "М.П." и "Дата"), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи)".

В акте формы 0306001 указывают  наименование объекта, год постройки  или выпуска заводом, краткую  характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акты о  приемке-передаче основных средств  передают в бухгалтерию БУ «КЦСОН Колосовского района». К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т. п.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают материально ответственным лицам.

Акт утверждает руководитель БУ «КЦСОН Колосовского района». При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей, а организации, принимающей основные средства).

При передаче объекта  основных средств с баланса на баланс в целях включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов) Заполнение Раздела № 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» заполняется на основании карточки учета основных средств. Ставятся подписи  председателя и членов комиссии, сдал, принял.

-акт о приеме передачи  групп объектов основных средств  (кроме здания, сооружений) (ф. 0306031).

Применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета  их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

-по договорам купли-продажи,  мены имущества, дарения, финансовой  аренды (если объект основных  средств находится на балансе  лизингополучателя) и др.;

-путем приобретения  за плату денежными средствами, изготовления для собственных  нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава  основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения  в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:

- по форме N ОС-1 - для  объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений);

- по форме N ОС-1а  - для зданий, сооружений;

-по форме N ОС-1б  - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Реквизит "Государственная  регистрация прав" заполняется  на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В формах N ОС-1 и N ОС-1а  раздел 1 заполняется на основании  данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма  начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется  организацией-получателем только в  одном (своем) экземпляре.

В акте данные об объекте  основных средств, находящемся в  собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств  вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств (формы N ОС-6).

-накладной на внутреннее  перемещение объектов основных  средств (ф. 0306032);(Приложение 10)

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации  из одного структурного подразделения  в другой.

Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств (формы N ОС-6).

- актом о приеме-сдаче  отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002);

Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную  карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

-требованием-накладной  (ф. 0315006) при выдаче объектов основных средств стоимостью свыше 3000 руб., независимо от стоимости с изменением материально-ответственного лица;

Применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков неизрасходованных  материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают  материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

-ведомостью выдачи  материальных ценностей на нужды  учреждения (ф. 0504210). (Приложение 11)

Внутреннее перемещение  основных средств, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Накладную выписывает в трех экземплярах работник отдела сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю.

Перемещение объекта  основных средств между структурными подразделениями  выбытием объекта основных средств не признается. Указанная операция оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Возврат арендуемого  объекта основных средств арендодателю также оформляется актом приемки-передачи, на основании которого бухгалтерская  служба арендатора списывает возвращенный объект с забалансового учета.

Приемку законченных  работ по ремонту, реконструкции  и модернизации объекта оформляют актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией (стоимость выполненных работ — по договору и фактическую). Акт подписывают комиссия БУ «КЦСОН Колосовского района», уполномоченная на приемку основных средств, после чего сдают в бухгалтерию БУ «КЦСОН Колосовского района», которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).

Выдача основных средств  в эксплуатацию оформляется следующими документами: стоимостью до 3000 рублей — на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); стоимостью свыше 3000 рублей, независимо от стоимости, — на основании требований-накладных (ф. 0315006) с изменением материально ответственного лица в регистрах аналитического учета объектов основных средств.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей графы (3—12).

Ведомость утверждается руководителем БУ «КЦСОН Колосовского района» и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Основные средства, поступающие  в БУ «КЦСОН Колосовского района» приходуются на склад. Прием ведется по сопроводительным документам: счет – фактура, накладная, акт, чек и т.д. По окончании сверки полученных основных средств с документами материально ответственное лицо расписывается в получении, и оформленные документы передаются в бухгалтерию БУ «КЦСОН Колосовского района».

Объект основных средств, который выбывает или постоянно  не используется в учреждении,  подлежат списанию с бухгалтерского учета.

Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.

В компетенцию комиссии входит: осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета:

-установление целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления;

-установление причин списания объекта основных средств (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для управленческих нужд и др.);

-выявление лиц, по  вине которых происходит преждевременное  выбытие объекта основных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;

Принятое комиссией  решение о списании объекта основных средств оформляется в акте на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт на списание объекта основных средств утверждается руководитель БУ «КЦСОН Колосовского района».