Пути оптимизации учета основных средств

 Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета: журнал операций по счету "Касса", журнал операций с безналичными денежными средствами, журнал операций расчетов с подотчетными лицами, журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал операций расчетов с дебиторами по доходам, журнал операций расчетов по оплате труда, журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнал по прочим операциям. Данные с журналов операций заносятся в главную книгу.

Записи в журналы  операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета. Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, документы подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

 Бухгалтерская отчетность составляется на основании данных аналитического и синтетического учета по формам, в объеме и в сроки, установленные Федеральным агентством по образованию и налоговым законодательством.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением на 01 января. Инвентаризация имущества и обязательств проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995. № 49. Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств) проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризацию проводит комиссия, утвержденная приказом руководителя Учреждения. В целях определения целесообразности расходов в Учреждении осуществляется внутрихозяйственный контроль за расходованием средств.

По этой схеме составляются все счета бюджетного учета. Обороты, по счетам отражающие увеличение и уменьшения активов и обязательств собираются нарастающим итогом с начало года. При завершении финансового года обороты по счетам отражающие увеличение и уменьшения активов и обязательств, в регистры бюджетного учета следующего финансового года не переходят.

Рассмотрим структуру бухгалтерии. В состав бухгалтерии входит 3 человека. Работники бухгалтерии формируют полную информацию о финансовой деятельности учреждения, обеспечивают контроль за наличием и движением денежных средств, использованием финансовых активов, материальных и трудовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами и сметами.

Аппарат бухгалтерии  возглавляет главный бухгалтер, который несет ответственность за формирование полной и достоверной информации о движении имущества, необходимой руководителям и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

У каждого бухгалтера имеется должностная инструкция, в которой дается подробное описание прав и обязанностей каждого бухгалтера, подробный график документооборота и сферы ответственности бухгалтера.

Рабочее место каждого  бухгалтера оснащено микрокалькулятором и персональным компьютером.

Бухгалтерия учреждения в процессе своей оперативной  деятельности использует значительное количество разнообразной информации – как внутренней, так и внешней. Каждая хозяйственная операция имеет свое отображение в целой группе документов, которые необходимо четко и своевременно формировать, учитывать и иметь возможность оперативного доступа к ним с нескольких рабочих мест. Все это невозможно представить без использования современных средств вычислительной техники и компьютерных программ.

Использование компьютерной сети значительно ускоряется документооборот за счет времени на подготовку и передачу документа от источника к адресату через сеть в электронном виде, а также  появляется возможность эффективной коллективной работы над документами.   В состав работников бухгалтерии входят: главный бухгалтер 50 лет, стаж работы – 30 лет, бухгалтер по  учету оплаты труда и расчетов по заработной плате 40 лет, стаж работы 16 лет, экономист, 55 лет, стаж работы 35 лет,  в обязанности экономиста входит составление и утверждение в Министерстве труда и социального развития штатного расписания, тарификационных списков, выдача путевых листов водителям Учреждения, составления отчетов по заработной плате для главного распорядителя бюджетных средств.

Рассмотрев  организацию бухгалтерского учета  можно сделать  вывод, что учет ведется в соответствии с инструкцией  бухгалтерского учета 148н. Первичные учетные документы соответствуют унифицированным формам. Рабочие места бухгалтеров оборудованы для работы.

 

 

2.3. Анализ основных  экономических показателей деятельности

бюджетного учреждения Омской области «Комплексный центр                                                                                                      социального обслуживания населения Колосовского района»

 

Деятельность учреждения осуществляется на основе финансирования. Средства на покрытие расходов учреждения поступает в порядке сметного финансирования из бюджета. Поступление средств из бюджета осуществляется на основании утвержденной сметы расходов.

Анализ финансирования предполагает изучение обеспеченности учреждения финансовыми средствами, а также увеличение финансирования и расходов по сравнению с предыдущими годами. Основным источником информации при этом является «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503127)», Форма 0503137 -  Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по приносящей доход деятельности главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета.

Основным источником финансирования является областной  бюджет (Приложение 3).

Из таблицы видно, что  основным источником финансирования является областной бюджет, а также, что бюджетные ассигнования уменьшаются из года в год, например темп роста  средств бюджета в 2010 году по отношению к 2008 году составил 74,53%.

Основными источниками  информации анализа является бухгалтерская  и статистическая отчетность, содержащие данные характеризующие деятельность учреждения по отдельным направлениям. Таким образом, информационная база анализа деятельности учреждения весьма не однородна по своему содержанию. Для получения объективных результатов о деятельности учреждения объединим основные экономические показатели в единую таблицу (Приложение 4).

        Из таблицы видно, что штатная численность в 2010 году сократилась на 3,1 человека. Из данной таблицы видно, что в Учреждении  уменьшилась заработная плата в 2010 году по сравнению с 2009 годом произошло уменьшение средней заработной платы на 0,5 тыс. руб.

Средняя стоимость  основных фондов в 2009 году снизилась  на 6% или на 123,5 тыс.руб. Обеспеченность учреждения основными фондами также  снизилась. Это объясняется тем, что основные средства устаревают, на них начисляется износ, а новые не приобретаются.

Учреждению  нужно сделать детальный анализ по основным средствам, списать устаревшую компьютерную технику, заложить в бюджет следующего года средства на приобретение новой оргтехники.

Анализ основных экономических  показателей проведен в Приложении 5 по данным  2008 - 2010 г.г.

По данным таблицы  видно, что расходы бюджета учреждения в 2010 году уменьшились на 7,32 % по сравнению  с аналогичными показателями 2009 года и на 25,46% по сравнению с базовым периодом.

Одной из особенностей учета расходов в бюджетной организации, имеющих важное значение для анализа исполнение смет, является то, что в бухгалтерском учете отражаются два вида расходов: кассовые и фактические. Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные банком, как наличными, так и путем безналичных расчетов. К фактическим расходам относятся действительные затраты организации, оформленные соответствующими документами, а так же расходы по неоплаченным счетам кредиторов по начисленной заработной плате. Кассовые расходы не должны превышать ассигнования как в целом по уточненной смете, так и по отдельным статьям расходов. 

При анализе исполнения сметы кассовые расходы сопоставляются с суммой перечисленных денежных средств, а фактические – с назначениями по уточненной смете. Кроме того, кассовые и фактические расходы сопоставляются между собой и выявляются причины их отклонения.

В результате анализа должно быть выяснено, не превышались ли кассовые расходы сверх перечисленных бюджетных средств, а фактические – сверх сметы по одним статьям расходов за счет недоиспользования средств и уменьшения расходов против сметы по другим статьям. Такие отклонения считаются нарушением финансовой дисциплины, поскольку бюджетные средства должны расходоваться в строгом соответствии с назначениями по смете (Приложение 6).

 Из таблицы  видно, что по Учреждению утверждено  ассигнований на 2010 год в сумме  4941,6 тыс. руб., исполнено за отчетный  период 4937,0 тыс. руб. Остаток на  лицевом счете составил 4,6 тыс. руб. в том числе по КОСГУ:

213-4,4 применены пониженные  налоговые ставки на физическое  лицо, являющееся инвалидом. Не  подлежит налогообложению суммы  материальной помощи, не превышающие  3 тысячи рублей

290-0,2 средства были  заказаны для  оплаты пеню по налогом, по  которым не было начисление пени.

Вследствие сложившейся  ситуации произошла экономия бюджетных  средств на сумму 4,6 тыс. руб. (0,5 %), которые  в дальнейшем были возвращены в бюджет. Остановившись более подробно на отдельных статьях можно увидеть, что по статьям: заработная плата, услуги связи, коммунальные услуги, арендная плата, работы услуги по содержанию имущества, прочие услуги, приобретение других расходных материалов, ГСМ исполнение бюджета равно финансированию, т.е.  100%. По статьям начисление на выплату по оплате труда отклонение от ассигнований составило 0,5%,  прочие расходы - 0,01%. Из этого следует, что либо представленные экономические расчеты в потребности на год были сделаны не верно, либо финансирование происходило по этим статьям с преднамеренным увеличением со стороны бюджета.

Предложения:

- более подробный анализ  потребности на предстоящий финансовый год;

- при утверждении бюджета  на год по статье начисление  на выплату по оплате труда учитывать необлагаемую базу;

- по статье прочие  расходы тщательно планировать  начисление пеню по налогам;

- результативная информационная работа между отделами, подразделениями, специалистами и руководителями образовательных учреждений для более правильного планирования годового финансирования;

В Учреждении учет расходов и составление отчетности осуществляется в разрезе показателей сметы, которые обобщены в одну основную статью: текущие расходы на содержание учреждения. Содержанием анализа исполнения сметы расходов является оценка эффективности использования выделенных учреждению материальных, трудовых и финансовых ресурсов, изменение этих показателей в разрезе трех лет. Сделаем анализ сметы расходов за 2008-2009 годы (Приложение 7).

Из приведенных  в  таблице данных можно сделать  вывод, что расходы бюджета с  каждым годом уменьшаются в 2008 году, они составляли 6630,5 тыс. руб., а в 2009 году 6145,4 тыс. руб.

Наибольший удельный вес в смете расходов центра занимают расходы   «Заработная плата» (60,4%  в 2008 году  61,96% в 2009 году).

Наименьший удельный вес занимают расходы по статье «транспортные услуги», «прочие выплаты» и «прочие расходы».

Услуги по содержанию имущества составили 162,5 т.р. в 2008г. и 74 т.р. в 2009г. по этой статье заметно  большое снижение, составляет оно 88,5 тыс. руб.

Также значительное снижение произошло по статье «Прочие услуги»  в 2008г. они составляли 162,5 тыс.руб., а  в 2009 г. 150 тыс. руб. снижение составляет 36,9 тыс. руб.

Расходы по арендной плате  увеличились в 2008 они составили 296,8 т.р. в 2009 году-507,5 тыс.руб. увеличение составляет 210,7 т.р.

 

 

 

Аналогичным образом  представим анализ сметы расходов в 2009-2010 годах. В Приложении 8 отображены необходимые данные для анализа сметы расходов за 2009-2010 годы.

Из приведенных в  таблице 2.6 данных можно сделать  выводы. Среди текущих расходов наибольший удельный вес от общей суммы расходов занимает статья  «Заработная плата» .

Если рассматривать  статью «Заработная плата», то в 2009 году удельный вес расходов по статье от общей суммы расходов составляет 61,96%, в 2010 году 66,64%. Наименьший удельный вес имеют статьи «Транспортные услуги», «Прочие выплаты», «Прочие расходы», «Основные средства». По статье «Транспортные услуги» в 2009 году по сравнению с 2008 годом не произошло никаких изменений, по статье «Основные средства» наблюдается резкое уменьшение и по удельному весу (снижение на 1,2%) и по сумме снижение в 2009 году  по сравнению с 2008 годом произошло на 291,7 тыс. руб. Из данной таблицы, так же как и с предыдущей видно, что социальные выплаты считаются первоочередной задачей на протяжении всего исследуемого периода, постоянно виден рост заработной платы работников, что является неплохой мотивацией труда.

Учреждение располагает  необходимым кадровым  потенциалом для  осуществления поставленных перспективных задач. Все сотрудники  имеют необходимое специальное образование. Так же специалисты учреждения проходят курсы повышения квалификации. (Приложение 9)

 По данным таблицы  видно, что численность персонала в 2010 году уменьшилась  по сравнению с аналогичным показателями в 2008 и 2009 года, в учреждении произошло сокращение штатной численности персонала.  Изменение произошло в самой структуре, например основной персонал сократился  по сравнению с 2009г на 0,8 штатных единиц, прочий персонал -2,3 штатных единиц.

В данной  работе анализ использования трудовых ресурсов  будет начинаться с анализа динамики численности персонала и трудовых ресурсов в целом.