Пути оптимизации учета основных средств

 На основании оформленного  акта на списание основных  средств, переданного бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств  хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Передача организацией объекта основных средств в собственность  других лиц оформляется актом приемки-передачи основных средств.

На основании указанного акта производится соответствующая запись в инвентарной карточке переданного объекта основных средств, которая прилагается к акту приемки-передачи основных средств. Об изъятии инвентарной карточки на выбывший объект основных средств делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта.

Выбытие основных средств  оформляется следующими первичными документами:

Акты о списании объектов основных средств (ф. 0306003) составляет комиссия, назначаемая руководителем БУ «КЦСОН Колосовского района», в двух экземплярах (первый передается в бухгалтерию, второй остается у сотрудника, ответственного за сохранность объекта).

В актах на списание основных средств указывают техническое  состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму  амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т. п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Акт о списании мягкого  и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)  применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 до 40 000 рублей.

Акт составляется комиссией, назначенной распоряжением руководителя БУ «КЦСОН Колосовского района». Списание производится при полной изношенности предметов. Акт оформляется в двух экземплярах, первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

В акте указывают наименование списываемых объектов, их количество, время нахождения их в эксплуатации, цену, стоимость, шифры дебетуемого и кредитуемого счетов, а также наименование, единицу измерения, количество,

 

цену, стоимость материалов, полученных в результате списания мягкого и хозяйственного инвентаря с указанием цели их использования.

Изучив документальное оформление движения основных средств можно отметить, что документы оформлены без исправлений, на всех документах проставлена дата соответствующего периода, проставлены подписи сдал, принял  и утверждено руководителем. Однако есть и недостатки в оформлении документов движения основных средств: при заполнении требования – накладной инвентарный номер проставлен рукой бухгалтера, а не материально ответственным лицом, при поступлении основных средств от поставщиков не оформляется акт приемки – передачи и основные средства приходуются на основании товарной накладной.

 

3. Учет ремонта и модернизации основных средств Учреждения

 

Большинство основных фондов БУ «КЦСОН Колосовского района», принадлежащих к таким группам, как «Машины и оборудование», «Транспортные средства», «Производственный и хозяйственный инвентарь»  требует обновления, которое можно провести путем реконструкции, технического перевооружения или модернизации. Каждое из этих понятий имеет свой смысл, но затраты на проведение указанных операций в бюджетном учете отражаются одинаково.

По объему и характеру  производимых ремонтных работ различают  капитальный и текущий ремонты основных средств. Они отличаются сложностью, объемом и сроками выполнения. Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, т. е. силами самого учреждения или подрядным способом (силами сторонних организаций).

Расходы по ремонту основных средств бухгалтерией БУ «КЦСОН Колосовского района» относятся на затраты того периода, в котором они осуществлены.

На каждый ремонтируемый  объект составляют ведомость дефектов. В ней указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей, сметную стоимость ремонта в постатейном разрезе.

Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным способом, то на основании ведомости дефектов выписывают наряды-заказы. На основании ведомости дефектов и наряда-заказа выписываются документы на получение со склада необходимых запасных частей и материалов, рабочие наряды на изготовление, монтаж и реставрацию отдельных деталей.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремонта  оформляется актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002). При поступлении акта в бухгалтерию в инвентарной карточке делают отметку о произведенных работах. Кроме того, акт о приеме-сдаче служит основанием для списания фактической себестоимости капитального ремонта.

Наиболее часто в БУ «КЦСОН Колосовского района» встречаются случаи ремонта и модернизации компьютерной оргтехники.

Рассмотрим пример отражения  в бюджетном учете БУ «КЦСОН Колосовского района» ремонта компьютера.

                                                                                                             Таблица 5

Операции с  нефинансовыми активами БУ «КЦСОН Колосовского района». Ремонт основного средства (компьютера)

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма,   руб.
Отражены расходы, связанные с ремонтом компьютера	140101225 «Расходы на услуги по содержанию имущества»	130208730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»	1500

 

 

В БУ «КЦСОН Колосовского района» Омской области вышел из  строя жесткий диск. Замену жесткого диска осуществляла специализированная компания, стоимость ее услуг составила 1500 руб. Отражение данной операции с нефинансовым активом в бюджетном учете БУ «КЦСОН Колосовского района»   представлено в таблице 5.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную  карточку учета объекта основных средств.

В 2007 году была осуществлена модернизация некоторых основных средств БУ «КЦСОН Колосовского района», расходы на которую должны были увеличить их первоначальную стоимость (Инструкции № 157н), однако некоторые из них были отражены бухгалтерией как расходы на ремонт.

При отражении данной операции следует обратиться к письму департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-04/5, а также к письму департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 30 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/140. Несмотря на то, что данные письма регламентируют вопросы, связанные с налоговым учетом, их следует применять и в бюджетном учете, так как четкое определение понятий «дооборудование», «модернизация», «реконструкция» представлено в статье 257 Налогового кодекса РФ.

Согласно данным документам, ремонтом считается замена вышедших из строя элементов компьютерной техники, вызванная необходимостью поддержания компьютера в работоспособном состоянии. Замена же отдельных элементов на новые по причине их морального износа не может рассматриваться как ремонт компьютера, а является его модернизацией.

Как квалифицировать расходы по замене операционной системы компьютера и следует ли включать стоимость операционной системы при ее замене в первоначальную стоимость компьютера или списывать на расходы? При первоначальной установке операционной системы затраты на ее приобретение уже были включены в первоначальную стоимость компьютера, поскольку использовать его без такой системы нельзя. В случае замены операционной системы на подобную (например, Windows XP на Windows XP) не происходит изменение назначения компьютера или его усовершенствование, значит, затраты на ее приобретение должны быть учтены как расходы учреждения по содержанию имущества (дебет счета 401 01225 Расходы на услуги по содержанию имущества). В случае замены операционной системы на более усовершенствованную (Windows XP на Windows Vista) расходы на ее приобретение относятся на первоначальную стоимость компьютера (дебет счета 106 01310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»).

Принцип замены операционной системы в налоговом учете (когда  компьютер приобретен и используется за счет средств внебюджетной деятельности) тот же, что и в бюджетном. Если устанавливается аналогичная операционная система, то расходы относятся к ремонтным и признаются в том периоде, в котором были осуществлены. Их можно списать в соответствии с п. 1 ст. 260 НК РФ. Если происходит установка более усовершенствованной системы - расходы следует отнести на увеличение первоначальной стоимости амортизируемого имущества в соответствии с п. 2 ст. 257 НК РФ.

Замену приспособлений и принадлежностей (например, монитора, системного блока, перезаписывающего привода DVD компьютера и т.п.), выполняющих свои функции только в составе комплекса, нельзя рассматривать только как модернизацию объектов основных средств, на которых осуществляется указанная замена. Операции по замене вышедших из строя составляющих и комплектующих частей объектов основных средств, следует рассматривать как использование прочих материалов при осуществлении текущего (капитального) ремонта основных средств. Следовательно, расходы на их приобретение подлежат отражению по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» ЭКР (счет 10604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» или счет 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»).

Расходы на приобретение принтеров, флеш-драйверов, которые  отражаются как объекты основных средств в бюджетном учете, согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации осуществляются по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» ЭКР. Их нужно учитывать как вложения в нефинансовые активы по дебету счета 10601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства».

Рассмотрим правильный порядок отражения модернизации компьютерной техники в бюджетном учете БУ «КЦСОН Колосовского района» .

БУ «КЦСОН Колосовского района» приобрело за счет бюджетных средств запасные части к компьютеру для проведения текущего ремонта стоимостью:

200 руб., в том числе  НДС - 30,51 руб., - мышь;

3500 руб., в том числе  НДС - 533,90 руб., - монитор.

Кроме того, операционная система, установленная на компьютере - Windows XP, была заменена на более усовершенствованную Windows Vista. Ее стоимость составляет 6000 руб., в том числе НДС - 915,25 руб. Также был приобретен флэш-драйвер (USB flash) на сумму 4000 руб., в том числе НДС - 610,17 руб.

Расчеты с поставщиком  проводились в два этапа:

1-й - предоплата в  размере 30% стоимости запчастей  - 1110 руб., за операционную систему и флэш-драйвер - 3000 руб.;

2-й - окончательный  расчет в сумме 2590 руб. - за запчасти, 7000 руб. - за операционную систему и флэш-драйвер.

Указанные операции необходимо отразить записями на счетах бюджетного учета БУ «КЦСОН Колосовского района».

1 106 01 310     1 302 19 730 –отражены расходы произведенные учреждением на модернизацию

1 101 04 310     1 106 01 410 – отнесены расходы на увеличение первоначальной стоимости.

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие  выводы. Наиболее часто в БУ «КЦСОН Колосовского района»   встречаются случаи ремонта и модернизации компьютерной техники и оргтехники. Затраты на ремонт основных средств отражаются в бюджетном учете центра верно в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету № 157н. Однако бухгалтерией зачастую  расходы, связанные с модернизацией компьютерной техники, которые увеличивают первоначальную стоимость объектов основных средств, отражаются как расходы на услуги по содержанию имущества.

 

3.4. Синтетический и аналитический учет основных средств в

Учреждении

 

Учет вложений (инвестиций) в объеме фактических затрат учреждения при приобретении, строительстве (создании), модернизации (реконструкции, достройке, дооборудовании), изготовлении зданий и сооружений, машин и оборудования, транспортных средств, производственного и хозяйственного инвентаря ведется на счете 1 106 01 000 "Капитальные вложения в основные средства".

Записи по дебету счета 1 106 01 310 производятся на основании сопроводительных документов поставщиков, других документов.

Законченные капитальные  вложения (инвестиции) в основные средства принимаются к бюджетному учету на счете 1 101 00 000 в качестве объектов основных средств по завершении процесса строительства или изготовления, а также по окончании работ, связанных с доведением приобретенных объектов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.

Объекты основных средств, по которым сформирована первоначальная стоимость, находящиеся на складе учреждения и закрепленные за материально ответственным  лицом, учитываются на счете 1 101 00 310. При этом материально ответственным лицом ведется складской учет ценностей. Таким объектам присваиваются инвентарные номера, и производится начисление амортизации в общеустановленном порядке.

Безвозмездное получение  объектов основных средств от коммерческих, некоммерческих организаций, физических лиц осуществляется по договору дарения.

Объекты основных средств, которые находятся на консервации, учитываются обособленно на счете 1 101 00 000 с аналитическим признаком "Основные средства на консервации".

Затраты по транспортировке  объектов основных средств, регистрационные сборы и другие затраты по доведению основных средств до состояния, пригодного к эксплуатации, относятся на счет 110601310 в корреспонденции со счетами 130205730, 130209730, 130218730. Увеличение капитальных вложений в полученные объекты основных средств на величину произведенных затрат следует учесть при расчете ежегодной суммы амортизации после принятия объекта к учету.

Синтетический учет наличия  и движения основных средств осуществляется бухгалтерией БУ «КЦСОН Колосовского района» в соответствии с классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ) на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

010104000 «Машины и оборудование»;

010105000 «Транспортные средства»;

010106000 «Производственный  и хозяйственный инвентарь».

Поступление, внутреннее перемещение и выбытие основных средств БУ «КЦСОН Колосовского района» оформляются бухгалтерскими записями.

Бухгалтерский учет поступления, движения и выбытия основных средств в бюджетном учреждении определен в Инструкции по бюджетному учету № 157н.