Совершенствование организации учета и аудита деятельности торгового предприятия

• основные нормативные документы, регулирующие вопросы организации учета и налогообложения операций по реализации товаров, расчетных операций с покупателями и заказчиками;
• приказ об учетной политике;
• бухгалтерскую отчетность;
• регистры синтетического и аналитического учета расчетных операций с покупателями и заказчиками, составленные организацией;
• первичные документы.

     По  приказу об учетной политике аудитор  знакомится с:

• рабочим планом счетов;
• формой бухгалтерского учета и перечнем учетных регистров, составляемых в организации;
• документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учетом операций расчетов с покупателями и заказчиками;
• перечнем лиц, которым предоставлено право подписи документов, оформляющих операции по расчетом с покупателями и заказчиками и операций по реализации;
• организацией инвентаризации этих операций.

     По  бухгалтерскому балансу (ф. № 1) аудитор  устанавливает состояние задолженности  по данным разд. II «Оборотные активы» по статьям «Дебиторская задолженность» стр. 241 «Покупатели и заказчики» и разд. V «Краткосрочные обязательства» по статьям «Кредиторская задолженность» стр.627 «Авансы полученные».

     По  данным приложению к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) в разд.2 «Дебиторская и кредиторская задолженность» выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности (по расчетам с покупателями и заказчиками) с выделением «просроченной», а из нее - длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев.

     По  справкам к разд.2 (ф. № 5) устанавливается  движение полученных векселей и дебиторской задолженности по поставленной продукции (работам, услугам) по фактической себестоимости, а также перечень организаций - дебиторов и кредиторов, имеющих наибольшую задолженность.

     Для проведения проверки аудитору могут  быть предоставлены разные формы регистров синтетического и аналитического учета в зависимости от формы бухгалтерского учета, применяемой в организации. Перечень необходимых для проверки регистров может быть установлен в приказе об учетной политике.

     В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются журналы - ордера № 11, 16 в соответствии с рекомендациями по применению учетных регистров на предприятиях.

     При организации учета с использованием компьютерных программ, используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи», аналитические ведомости, Главная книга (оборотно - сальдовая ведомость), и книга продаж.

     Если  при выполнении процедуры сверки учетных и отчетных данных выявляются несоответствия, то аудитор устанавливает их существенность и причины образования.

     Необходимо  затребовать первичные документы  по оформлению и отражению в учете  расчетных операций и операций по реализации товаров - это договоры, накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, отгрузочные документы, банковские документы (выписки банка, платежные поручения, реестры чеков), кассовые документы, векселя, акты инвентаризации расчетов с покупателями (ф. ИНВ-17) и пр.

     В ходе аудиторской проверки правильности учета отгрузки и реализации товаров и расходов, связанных с ее сбытом (коммерческих расходов) должно быть подтверждено, что:

• операции по продаже надлежащим образом санкционированы;
• на счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже;
• продажа своевременно отражена на соответствующих счетах учета;
• стоимостная оценка операций по продаже правильно определена;
• суммы продажи правильно классифицированы;
• суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (работ, услуг) правильно отражены на соответствующих счетах ⁷.

     Аналитические процедуры проверки предполагают сопоставление  данных о продаже за месяц с:

• данными других месяцев и всего цикла продажи;
• ежемесячными прогнозами объемов продажи;
• данными за соответствующий период прошлых лет.

     Операции  по продаже должны быть надлежащим образом санкционированы. Необходимо проверить соблюдение установленных вариантов учетной политики экономического субъекта в отношении предоставления кредитов покупателям, процедур доставки и ценообразования при выполнении ежедневных операций. Аудиторская проверка проводится путем сравнения фактических цен по различным видам товаров, условий оплаты транспортных расходов или доставки, указанных в счетах, с данными соответствующих документов, утвержденных руководством. Фактические цены и условия доставки можно узнать из счетов-фактур или товарно-транспортных накладных. Эти показатели могут быть сопоставлены с утвержденными прайс-листами, номенклатурой цен, иными документами, определяющими порядок и условия реализации.

     Если  продажные цены или условия продажи  товаров определяются индивидуально для каждого заказчика, то необходимо удостовериться в том, что они были надлежащим образом санкционированы уполномоченным на это сотрудником экономического субъекта (например, начальником отдела продаж). В случае, если продажи базируются на выполнении нескольких крупных договоров, сумма и описание фактически доставленных товаров или оказанных услуг должны быть связаны с условиями этих соглашений.

     Проверка  наличия необходимых разрешений на совершение операций по продажам, как показывает аудиторская практика, осуществляется независимо от уровня эффективности системы внутреннего контроля, однако объем выборки для проверки может быть уменьшен в случае, если было получено подтверждение эффективности системы внутреннего контроля.

     Аудитору  необходимо установить, все ли операции по реализации продукции, являются реально совершенными сделками по продаже. При проведении этой процедуры необходимо обратить внимание на возможность возникновения двух видов ошибок:

1. данные по реально совершенным операциям не отражены в учете;
2. на счетах отражены фиктивные операции.

     Подобные  ошибки могут приводить соответственно к занижению или завышению  стоимости активов и сумм продажи. Проверка полноты и достоверности отражения сумм продажи на счетах бухгалтерского учета является частью проверки эффективности системы внутреннего контроля.

     При проверке достоверности отражения  сумм от продажи товаров следует  выборочно сверить ряд записей  в регистрах учета продаж с данными первичных документов (товарно-транспортных накладных и т.д.), а также с документами, свидетельствующими о приеме отгруженной продукции, для подтверждения того, что товары были действительно доставлены, и право собственности на них перешло от продавца к покупателю. В дополнение к этому необходимо также проверить условия поставки для точного определения момента перехода права собственности.

     Проверка  полноты учета продаж может быть эффективно осуществлена путем выборочной сверки данных товарно-транспортных накладных (или заменяющих их документов) отдела продаж со счетами-фактурами и данными бухгалтерского учета. При проведении этой проверки аудитор должен быть уверен, что все товарно-транспортные накладные собраны и надлежащим образом хранятся в отделе продаж. Это можно сделать путем анализа порядковой нумерации этих документов.

     При проверке достоверности данных исходным пунктом является регистр учета  продажи. На основе данных этого регистра делается выборка номеров счетов, которые затем сверяются с товарно-транспортными накладными и заказами на покупку, полученными от заказчиков (покупателей).

     При проверке полноты учета, напротив, исходным пунктом служат товарно-транспортные накладные. Делается выборка товарно-транспортных накладных, данные которых сверяются с данными счетов-фактур и регистра учета продажи.

     Счета на продажу должны выставляться и  данные о реализации учитываться  своевременно, т.е. по мере совершения операции (отгрузки) с отнесением к  соответствующим периодам. Это предотвращает риск случайных пропусков данных в учете.

     При проверке своевременности учета  продажи, как правило, сопоставляются даты, указанные в товарно-транспортных накладных, с датами соответствующих  счетов-фактур, датами записей по счетам учета реализации и дебиторской задолженности. Значительные расхождения в датах свидетельствуют о потенциальных проблемах своевременности учета реализации.

     Точный  расчет суммы продаж влияет на правильное выставление счетов-фактур за отгруженные  товары и последующее отражение  этих данных в бухгалтерских регистрах.

     Проверка  правильности оценки продажи включает пересчет данных учета для выявления  возможных математических ошибок. Как  правило, подсчитываются итоговые суммы  счетов-фактур либо осуществляется проверка контрольных документов, подготовленных самостоятельно.

     Помимо  полного и достоверного учета  данных о проданных товарах, важно также, чтобы эти данные были правильно классифицированы в Отчете о прибылях и убытках.

     В ходе проверки классификации операций необходимо на основании первичных документов определить правильность корреспонденции счетов в регистре учета продажи и правильность разноски по Главной книге.

     При проверки формирования выручки следует  обратить внимание на счет 90 «Продажи». К счету 90 должны быть открыты субсчета:

90/1 –  «Выручка»;

90/2 –  «Себестоимость продаж»;

90/9 –  «Прибыль/убыток от продаж».

     Если  организация является плательщиком НДС и других налогов, то должны быть открыты соответствующие субсчета:

90/3 –  «Налог на добавленную стоимость»;

90/4 –  «Акцизы»;

90/5 – «Экспортные пошлины»;

     По  итогам каждого месяца должен быть определен финансовый результат от продаж. Если финансовый результат положителен, то заключительными оборотами месяца прибыль списывается: Д 90/9 – К-т 99. Если финансовый результат отрицателен, то убыток списывается: Д 99 – К 90/9.

     На  конец каждого месяца счет 90 сальдо иметь не должен. Однако все субсчета счета 90 в течении года сальдо иметь  могут, и их величина будет увеличиваться  начиная с января отчетного года. При этом субсчет 90/1 в течении года может иметь только кредитовое сальдо. А субсчета 90/2, 90/3, 90/4, 90/5 – только дебетовое сальдо. Субсчет 90/9 может иметь как дебетовое сальдо (прибыль), так и кредитовое сальдо (убыток). В конце года все субсчета, открытые к счету 90 должны быть закрыты.

     При аудите операций по реализации товаров аудитору также необходимо обратить внимание на учет расходов, связанных со сбытом продукции. Такие расходы учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».

     Счет 44 «Расходы на продажу» предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

     В организациях, осуществляющих торговую деятельность, на счете 44 «Расходы на продажу» могут быть отражены, в частности, следующие расходы (издержки обращения): на перевозку товаров; на оплату труда; на аренду; на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря; по хранению и подработке товаров; на рекламу; на представительские расходы; другие аналогичные по назначению расходы.

     По  дебету счета 44 «Расходы на продажу» накапливаются суммы произведенных организацией расходов, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг. Эти суммы списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи». При частичном списании подлежат распределению:

• в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность - расходы на упаковку и транспортировку (между отдельными видами отгруженной продукции ежемесячно исходя из их веса, объема, производственной себестоимости или другим соответствующим показателям);
• в организациях, осуществляющих торговую и иную посредническую деятельность, - расходы на транспортировку (между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца).