Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• под отчет на командировочные расходы;
• в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом  Центрального банка РФ от 4 октября  1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются  в одностороннем порядке к  юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и  регулируется нормами трудового  законодательства. Высшим нормативным  правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные  с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы  собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации, введенный в  действие Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения  расходов, понесенных командированным  работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные  и непроизводственные.

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная  командировка – поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

• покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам  списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К непроизводственным командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

Однако  не все служебные поездки сотрудников  организации могут считаться  служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

• служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и др.;
• поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки и иным договорам возмездного оказания услуг.

Командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего пользования, кроме такси, к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам (за исключением работников бюджетных учреждений).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости  проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая  страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной  продаже билетов, расходы на пользование  в поездах постельными принадлежностями.

В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ расходы по проезду работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а также  консульские, аэродромные сборы, сборы  за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и  сборы включаются в состав прочих расходов организации, связанных с  производством и (или) реализацией.

Таким образом, НК РФ предоставляет  возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.

В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы  по командировке относятся на себестоимость  продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее  работу по договорам гражданско-правового  характера, расходы также относятся  на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой  не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся  в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором  обусловлена трудовым договором. При  этом отмечено, что служебные поездки  работника, постоянная работа которых  протекает в пути или носит  разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Существует особый порядок  направления работников предприятий  для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения  квалификации, а также за подвижной  и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Федеральный  Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс (в ред. от 27.04.2006 № 32-ФЗ), положениями  которого не регламентирован срок направления  работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы .

Командированному работнику оплачиваются:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В бухгалтерском учете  затраты на командировку полностью  включаются в состав расходов по обычным  видам деятельности. В налоговом  учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах только в пределах установленных норм. Федеральный  закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Законом разрешено составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3) и обязывает директора  организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать  первичные бухгалтерские документы  по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма в налоговом  учете включается в состав прочих расходов. Если суточные выдаются сверх  установленных норм, то сумма превышения в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Однодневная командировка оформляется  в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа  руководителя фирмы. Приказ оформляется  по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 .01. 2006 г. № 1.Если срок командировки – один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать. О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если сотруднику выданы деньги для  оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения  из командировки он должен сдать в  бухгалтерию авансовый отчет. К  отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы  на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т. д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском  и налоговом учете только после  того, как авансовый отчет будет  утвержден руководителем фирмы.