3. Информационное  обеспечение управленческого анализа

3.1 Внутренняя  и внешняя информация, их роль  и взаимосвязь при решении  задач управленческого анализа 

      Сбор  и оценка информации - один из первых этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а следовательно, и обоснованность принятия управленческих решений. Информационой базой управленческого анализа служит вся информация о деятельности предприятия.

      Для создания информационной базы анализа  необходимо:

• установить объем, содержание, виды, периодичность анализа;
• определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;
• уточнить на основании принятой методики приемы решения;
• определить общую потребность в информации по задачам;
• устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;
• определить объем, содержание, периодичность, источники для формирования информационной базы экономического анализа.

      Вся необходимая информация должна быть классифицирована. Деление информации, используемой при управлении, может  производиться по самым разнообразным классификационным признакам:

      1) в зависимости от связи с  системой управления: входная и  выходная информация;

      2) по насыщенности: достаточная, недостаточная  и избыточная;

      3) по объективности отражения: достоверная  и недостоверная;

      4) по времени образования: первичная  и вторичная; 

      5) по характеру применения: постоянная  и переменная;

      6) по целевому назначению: полезная  и бесполезная;

      7) по времени получения и периоду  использования: плановая, нормативная  и оперативная;

      8) по источникам формирования: первичная и производная.

        Приведенная классификация информации  по различным признакам не  является исчерпывающей и может  быть дополнена.

      Исследование  производства с позиций управления начинается с рассмотрения его как  системы, состоящей из управляющей и управляемой части, между которыми существуют многосторонние информационные связи и отношения, требующие постоянного согласования. Интенсивный обмен потоками информации, которые разделяются на прямые и обратные, находит отражение в учетной и отчетной документации для внутреннего пользования. Прямые потоки передают управляющие команды, например планы, сметы, прогнозы, нормативы. Обратные потоки содержат данные о состоянии управляемой подсистемы, например учетные данные, отчеты, информацию об исполнении смет, контрольные данные.

      Процесс выработки и принятия управленческого  решения относится к наиболее трудоемкой и ответственной части  управленческого труда. Менеджерам разных уровней управления для принятия наиболее эффективных решений нужна максимально полная внутренняя информация о предприятии, сгруппированная и представленная определенным образом исходя из потребностей управления. А так как основной информационной системой предприятия является бухгалтерская, то именно внутренний управленческий учет готовит, интерпретирует, обобщает, оформляет и передает информацию внутренним пользователям для дальнейшего тщательного управленческого анализа.

      Таким образом, основное содержание процесса принятия управленческих решений - это  постоянная логически последовательная работа с внутренней информацией (в первую очередь, со сведениями управленческого учета), которая реализуется посредством сбора, хранения, передачи и анализа данных о хозяйственной деятельности предприятия. 

3.2 Требования  к информации для управленческого анализа 

      Большое значение для создания полноценной  информационной базы экономического анализа  имеет исследование степени аналитичности информации, под которой понимается ее адекватность требованиям и задачам экономического анализа.

      Аналитичность информации (2) оценивается качественно и количественно с помощью следующих критериев:

• полнота охвата необходимых для анализа сведений или степень обеспеченности информацией (рассчитывается как отношение сумма показателей, имеющихся в действующей отчетности, к необходимых для проведения анализа). Следует выяснить и количество неиспользуемой информации, а также причины этого;
• универсальность информации - возможность получения производных показателей (во многом зависит от соотношения первичной и производной информации);
• степень повторяемости аналогичных показателей в разных формах отчетности (рассчитывается как отношение количества повторений одноименных показателей к количеству рассматриваемых документов);
• степень взаимного соответствия различных видов информации;
• сопоставимость информации, т.е. возможность использования различных видов информации без дополнительной переработки;
• степень достоверности (логической и математической);
• степень своевременности получения требуемой информации;
• ритмичность движения информационных потоков;
• гибкость как возможность своевременного внесения коррективов и в то же время достаточная устойчивость к изменениям;
• достаточность (насколько информация удовлетворяет современным требованиям и составляет основу проведения в будущем ретроспективного анализа);
• степень готовности к механизированной обработке (она зависти от состояния самого документа, степени унификации, типизации, сложности расчетных операций в нем);
• низкая трудоемкость заполнения и обработки, удобство сбора; и др.

      Рыночные  отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой  немыслима эффективная финансово-экономическая  деятельность любой организации.

      Главной задачей современных информационных технологий управленческого анализа является своевременное предоставление достоверной и достаточной информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

      От  точности получаемых в процессе анализа  результатов зависит правильность и адекватность принятия управленческих решений, поэтому применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы.

      Наиболее  эффективной организационной формой использования информационных технологий является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитиков (1), т.е. профессионально ориентированных малых вычислительных систем, предназначенных для автоматизации работ по экономическому управленческому анализу.

      Базовыми  программными средствами при создании функционального программного обеспечения АРМ аналитика являются программные средства для подготовки текстов (текстовые редакторы или текстовые процессоры), программные средства для подготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомости), программные средства для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов. Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты функционального программного обеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор, систему управления базами данных (СУБД), а также специальный командный файл настройки программного обеспечения на конкретный режим обработки информации. Это позволяет организовать работу аналитика на АРМ в режиме «меню» с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел, текстов и графиков, а также другой деловой информации.

      Необходимость внедрения автоматизированных информационных технологий в процессе проведения внутреннего управленческого анализа на современном предприятии очевидна. Это позволит достичь следующих целей:

• сокращения сроков обработки аналитических данных (повышение оперативности анализа);
• повышения качества и достоверности обработки за счет более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности, замены приближенных или уточненных расчетов точными вычислениями, постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами;
• повышения гибкости в управлении;
• совершенствования организации труда аналитических работников, снижения трудоемкости и стоимости аналитического процесса.