АНОТАЦІЯ 

    У роботі розглядається документаційне забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи, як основного структурного підрозділу Сакської районної державної адміністрації в Автономній Республіці Крим, завдання та функції, зв’язок відділу з іншими підрозділами райдержадміністрації, основні вимоги до організації роботи з документами, види кадрової документації, правила складання та оформлення документів.

     Ключові слова: документаційне забезпечення, відділ організаційно-кадрової роботи, райдержадміністрація, діловодство, документ, управлінська діяльність, працівники.

 

ЗМІСТ

 
 

ВСТУП  4

РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ ..7

1.1. Основні напрямки організаційно-кадрової роботи органу виконавчої влади 7

1.2. Завдання та функції відділу організаційно-кадрової роботи 11

1.3. Особливості взаємодії відділу організаційно-кадрової роботи з іншими підрозділами райдержадміністрації 16

РОЗДІЛ 2. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ (НА БАЗІ САКСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ) 22

2.1. Основні вимоги до організації роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи  22

2.2. Види кадрової документації (на базі Сакської районної   державної адміністрації) 30

2.3. Правила складання та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи  37

ВИСНОВКИ  52

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ  55

ДОДАТКИ  58

 

ВСТУП

 

    Актуальність  теми. На сьогодні вдосконалення роботи органів виконавчої влади є одним з актуальних завдань, що потребує науково обґрунтованих підходів. Належна організація діловодства забезпечує успішну роботу органу виконавчої влади. В цьому йому допомагає відділ організаційно-кадрової роботи, який є самостійним структурним підрозділом райдержадміністрації.

    Управлінська діяльність відділу організаційно-кадрової роботи залежить від ряду факторів. Не останнє місце серед яких займає документаційне забезпечення, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. З його допомогою координуються всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами відділу організаційно-кадрової роботи пов’язана діяльність усіх працівників райдержадміністрації – від технічних виконавців до начальників підрозділів.

    Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських співробітників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності вцілому. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів. Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

    Дослідженням  документаційного забезпечення займались  такі вчені як Діденко А. Н. [18] та Пашутинський Є. К. [29], вони докладно описали основні види кадрових документів, а також правила складання та їх оформлення. Іванова Т. В. [20] детально розглянула питання організації документообігу установи. Палеха Ю. [27,28] описав основні види управлінських документів. Питання документування та організації роботи з документами у процесі управління персоналом, практичні питання кадрового діловодства розглядають Козоріз В. П. та Лапицька Н. І. [21]. Беспянська Г. [14] докладно описала особливості оформлення змінних реквізитів. Питання організації загального та кадрового діловодства розглядає Данюк В. М. та Кулаковська Л. П. [17], також вони класифікують кадрову документацію.

    Об’єктом дослідження є діяльність відділу організаційно-кадрової роботи.

    Предметом дослідження є документаційне забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи.

    Мета дипломної роботи полягає у дослідженні специфіки організаційної та кадрової документації, правил її оформлення та використання в процесі документаційного забезпечення управління.

    Реалізація  поставленої мети дипломної роботи передбачає вирішення ряду завдань:

    – охарактеризувати основні напрямки діяльності відділу організаційно-кадрової роботи та його взаємозв’язок з іншими структурними підрозділами;

    – з’ясувати функції та завдання відділу організаційно-кадрової роботи;

    – дослідити основні види документів, що функціонують у відділі організаційно-кадрової роботи;

    – розглянути особливості складання  та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи.

    Методи. У процесі дослідження організації й методики документного забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи були використані загальнонаукові методи пізнання: синтез, за допомогою якого здійснювалося об’єднання функцій, завдань та напрямів діяльності відділу організаційно-кадрової роботи в єдине ціле та аналіз, під час якого відбувалося розчленування цих ознак на частини й дослідження кожної з них; індукція та дедукція використовувалися при написанні узагальнених висновків до дипломної роботи; метод класифікації було застосовано при класифікуванні кадрових документів; метод спостереження використовувався під час проходження переддипломної практики в райдержадміністрації й на основі отриманих результатів було написано другий розділ дипломної роботи.

    Практичне значення роботи. Робота виконана на базі відділу організаційно-кадрової роботи Сакської районної державної адміністрації в Автономній Республіці Крим. У даній роботі охарактеризовані основні види організаційних та кадрових документів, а також описано специфіку їх складання та оформлення. Результати проведеного дослідження можуть бути корисні при оформленні організаційної та кадрової документації у подальшій діяльності.

    Структура роботи. Робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків. Основна частина складає – 51 сторінку; список використаної літератури – 33 позиції, кількість додатків 4.

    Апробація роботи. Результати данного дослідження було апробовано на ІІ Міжвузівському студентському науково-практичному семінарі «Актуальні питання сучасного соціогуманітарного знання» та на Міжвузвській науково-практичній конференції науковців і студентів «Україна і світ: політичні, економічні та культурні питання». Результати було опубліковано у «Матеріалах ІІ Міжвузівського студентського науково-практичного семінару «Актуальні питання сучасного соціогуманітарного знання» Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «ХАІ», 12 січня 2011 року.

 

     РОЗДІЛ 1

    ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

1. Основні напрямки організаційно-кадрової роботи органу виконавчої влади

    У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом установи, важливим елементом соціального  й політичного життя суспільства. Якість інформації визначається якістю керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації відділу організаційно-кадрової роботи.

    Правильне складання й оформлення документів у відповідності з новими нормативами  – найважливіший обов’язок працівників  відділу організаційно-кадрової роботи райдержадміністрації.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи є провідним у структурі апарату Сакської райдержадміністрації (див. додаток А). Саме він забезпечує діяльність адміністрації щодо комплексного соціально-економічного розвитку, реалізації державної політики з питань кадрової роботи та державної служби. Іншими словами, відповідає за всі основні складові для забезпечення ефективної діяльності органу виконавчої влади.

    Перш  за все, начальнику відділу організаційно-кадрової роботи необхідно визначитися з  тим набором функцій, які зобов'язаний виконувати відділ в особі його співробітників. Для цього потрібно ознайомитися зі змістом «Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців» [11], де відображені всі посади працівників, які забезпечують повний цикл роботи з кадрами. Потім вирішити, чи всі перераховані в цьому документі обов'язки зазначених у ньому фахівців будуть затребувані в райдержадміністрації, і відобразити це в штатному розкладі, на підставі якого ведеться комплектація відділу організаційно-кадрової роботи співробітниками. Виходячи з переліку функцій і завдань відділу організаційно-кадрової роботи та обсягу документообігу, зробити оцінку діяльності наявного персоналу, зайнятого організаційною та кадровою роботою, на предмет ступеня його завантаження, що дозволить наблизитися до вирішення завдання про те, скільки налічується працівників у відділі. У цьому документі вказані вимоги до кваліфікації працівників, які визначаються, перш за все їх посадовими обов'язками, а вони, у свою чергу, обумовлюють найменування посад. Метою Довідника є забезпечення раціонального поділу праці, створення дієвого механізму розмежування функцій, повноважень і відповідальності, чітка регламентація трудової діяльності працівників. Даний документ призначений для вирішення питань, пов'язаних з регулюванням трудових відносин, забезпеченням ефективної системи управління персоналом в органі виконавчої влади.

    Кваліфікаційні  характеристики можуть застосовуватися  в якості нормативних документів прямої дії або служити основою  для розробки посадових інструкцій, які містять конкретний перелік посадових обов'язків працівників з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також їхні права та обов'язки. При необхідності обов'язки, включені до кваліфікаційної характеристики певної посади, можуть бути розподілені між кількома виконавцями. «Тому при розробці посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах, і встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки працівників» [11, с. 10]. Можливо також розширення кола обов'язків працівників у порівнянні з їх посадовою характеристикою. У цих випадках без зміни посадового найменування працівникові може бути доручено виконання обов'язків, передбачених характеристиками інших посад, близьких за змістом робіт, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності та кваліфікації.

    З урахуванням завдань щодо організаційної та кадрової роботи в райдержадміністрації начальник розробляє проект положення про відділ організаційно-кадрової роботи (див. додаток Б). Після узгодження проекту з іншими структурними підрозділами положення затверджується керівником райдержадміністрації. Положення про відділ організаційно-кадрової роботи містить інформацію про загальні положення, основні завдання, функції, права відділу.

    На  даний час «Положення про відділ організаційно-кадрової роботи» містить  чітко сформульовані напрямки діяльності відділу організаційно-кадрової роботи:

• формування планів роботи районної державної адміністрації;
• підготовка аналітичних довідок, інших інформаційних матеріалів для голови райдержадміністрації, його заступників;
• організаційне забезпечення проведення засідань Колегії, нарад, інших заходів;
• підготовка проектів розпоряджень з питань організаційно-кадрової роботи;
• взаємодія й надання допомоги органам місцевого самоврядування;
• забезпечення взаємозв'язку з органами влади вищого рівня;
• організація роботи по добору розстановці й навчанню кадрів, аналізу якісного складу працівників адміністрації (узагальнення й пропозиції);
• формування кадрового резерву й роботи з ним;
• розгляд питань адміністративно-територіального устрою району, підготовки й внесення відповідних пропозицій;
• участь у підготовці звітів щодо виконання програми соціально-економічного розвитку, бюджету, делегованих районною радою повноважень.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи, є однією з важливіших структур райдержадміністрації. Чисельність відділу визначають організаційно-штатною структурою установи. При цьому за основу розрахунку необхідної кількості її працівників приймається: чисельність працівників; конкретні умови, характерні риси, пов'язані з типом, масштабами й різновидам окремих відділів райдержадміністрації; техніко-економічні й соціальні характеристики установи.

    Порядок роботи з документами у відділі  організаційно-кадрової роботи здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується Головою районної державної адміністрації згідно з «Примірною інструкцією з діловодства  в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1853» [12]. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації.