Документное обеспечение органов государственной власти

    Відділ  організаційно-кадрової роботи здійснює оперативний контроль за термінами виконання документів. Перевірці підлягають документи, які мають завдання або містять питання, що потребують вирішення. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою узагальнюючих тек, контрольних карток, комп'ютера. Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції також здійснює відділ організаційно-кадрової роботи. Безпосередній контроль за виконанням доручень здійснює начальник відділу організаційно-кадрової роботи. Виконані документи формуються до справи.

    Щомісячно та щоквартально співробітниками відділу  організаційно-кадрової роботи готується  та подається керівнику райдержадміністрації аналітична довідка про стан виконавської дисципліни. Система контролю у данному підрозділі включає в себе автоматизовану систему контролю на базі електронно-обчислювальних машин.

    З врахуванням кваліфікації та інтересів  райдержадміністрації відбуваються переведення працівників. Для цього відділом організаційно-кадрової роботи організована підготовка та перепідготовка кадрів. Відділ створює необхідні умови для сумісництва навчання з роботою й дотримання пільг, передбачених діючим законодавством.

    До  задач входить проведення атестації  керівників, спеціалістів та службовців, результати якої використовуються з метою забезпечення відповідності кадрів зростаючим вимогам. Одним з головних завдань кадрової роботи є організація підготовки та перепідготовки кадрів, забезпечення росту кваліфікації робітників безпосередньо на виробництві в навчальних закладах. Робота з кадрами – одна із складових частин управлінської роботи. Розробка планів роботи з кадрами починається з визначення цілей та задач управління кадрами. Відділ організаційно-кадрової роботи приділяє особливу увагу таким питанням, як формування стабільного трудового колективу, сумісництво професій робітників та службовців, оплата праці, питанням соціального розвитку колективу. Плани роботи з кадрами складаються в комплексі із загальними планами розвитку.

    Таким чином, введення нових технологічних процесів викликають неперервну зміну структури кадрів у райдержадміністрації. Поряд з планом чисельності працівників складаються також плани підготовки кадрів й підвищення кваліфікації працівників. План роботи відділу включає комплекс заходів щодо підбору, розстановки, навчання й підвищення кваліфікації управлінських та виконавчих кадрів. Відділом організаційно-кадрової роботи розробляються перспективні плани підвищення кваліфікації керівників, спеціалістів, а також робочих кадрів. У цьому плані знаходять відображення як зміни структури кадрів, що відбуваються, так і категорії робітників, які прагнуть підвищення кваліфікації чи спеціальної підготовки.

2. Завдання та функції відділу організаційно-кадрової роботи

    Відділ  організаційно-кадрової роботи регламентується  положенням про нього, діяльність працівників відділу регулюється посадовими інструкціями, які розробляються начальником відділу організаційно-кадрової роботи і затверджуються керівником установи.

    Роль відділу організаційно-кадрової роботи в органі виконавчої влади безупинно зростає. З часом виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці й вихованні кадрів організації, особливо зростає роль відділу організаційно-кадрової роботи щодо набору випускників інститутів та університетів, які володіють сучасними знаннями. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю. Головне призначення відділу організаційно-кадрової роботи полягає у тому, щоб не тільки керуватись у здійсненні кадрової політики інтересами райдержадміністрації, але й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як на федеральному, так і на територіальному рівні.

    Ефективна діяльність відділу організаційно-кадрової роботи в райдержадміністрації залежить від її структуризації й конкретизації функцій; взаємозв’язку відділів між собою; органічного зв’язку роботи данного відділу з іншими підрозділами; кадрового забезпечення.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи в сучасних умовах повинен бути організатором і координатором всієї роботи з кадрами в установі. Він покликаний виконувати такі функції:

• здійснення організаційного забезпечення засідань Колегії голови райдержадміністрації, нарад та інших заходів, які проводяться головою райдержадміністрації;
• за дорученням керівництва розглядає пропозиції, заяви й скарги громадян з питань роботи органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування, готує на них відповідні висновки, пропозиції, вживає заходи щодо усунення недоліків;
• бере участь у підготовці звітів райдержадміністрації про виконання програм соціально-економічного розвитку, а також реалізацію делегованих районною радою повноважень;
• готує висновки та пропозиції з питань адміністративно-територіального поділу району, веде облік і реєстрацію адміністративно-територіальних одиниць та населених пунктів;
• опрацьовує та розробляє проекти розпоряджень, готує аналітичні інформації, методичні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань. Контролює їх виконання;
• розробляє річні плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в них, формує замовлення на підготовку, перепідготовку й підвищення кваліфікації державних службовців та керівників підпорядкованих установ;
• веде облік кадрів райдержадміністрації, аналізує їх якісний склад. Організовує роботу з добору, розстановки, підготовки, перепідготовки, створення резерву кадрів, поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників, їх заохочення;
• вивчає ділові якості претендентів на посади державних службовців, приймає від них необхідні документи та подає їх на розгляд конкурсній комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

    Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання  начальнику відділу необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

    З’ясування  потребує питання щодо класифікації функцій державного управління, оскільки наукова література з цього питання містить різні підходи до вирішення проблеми класифікації. Інколи за одними й тими ж ознаками класифікації одні автори поділяють функції державного управління на дві, інші – на три чи більше груп, відносячи навіть однакові функції до різних груп.

    Г. Райт [31], поділивши функції на керівні та додаткові, до першої групи відносить планування, організацію, комплектацію кадрами, мотивацію та контроль, а до другої – функцію управління фінансовими ресурсами та представницько-організаційну функцію. На відміну від Г. Райта Б. Гурне [16] поділяє функції управління на три групи – головні, допоміжні та командні. Склад конкретних функцій, віднесених Б. Гурне до виділених ним груп, відрізняється від складу функцій за класифікацією Г. Райта. Однак Б. Гурне серед інших (таких як управління персоналом, придбання майна та обладнання й управління ними, бюджет і бухгалтерський облік, функції юридичні і пов’язані з судовими позовами) до допоміжних відносить функцію документування, визначаючи її як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка потрібна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов’язків.

    Внаслідок цього можна зазначити ще деякі функції покладені на відділ організаційно-кадрової роботи – це управління персоналом та кадрове діловодство, суть яких полягає в оформленні документації щодо особового складу: заяв, скарг, пропозицій, наказів про приймання, переведення, звільнення працiвникiв, надання відпусток тощо.

    «Під управлінням персоналом необхідно розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи організації за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками» [17, с. 51]. Під кадровим діловодство мається на увазі діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами. Правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення.

    Серед завдань, що стоять перед відділом організаційно-кадрової роботи, є визначення кадрового потенціалу; кадрове планування; робота з підвищення кваліфікації кадрів; облік персонального складу співробітників, плинності кадрів; контроль за дотриманням трудової дисципліни; за виконанням покладених на відділ завдань; аналіз кількісного і якісного складу персоналу, вивчення причин плинності кадрів та динаміка змін професійного складу.

    Організація праці у відділі організаційно-кадрової роботи передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

• чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
• правильний розподіл функцій між працівниками, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів;
• визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
• підвищення кваліфікації та культури праці персоналу відділу організаційно кадрової роботи;
• раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

    Все управління кадровим потенціалом райдержадміністрації за таких умов зосереджується у відділі організаційно-кадрової роботи і спрямоване на те, щоб забезпечити необхідну потребу в персоналі відповідної кваліфікації у визначений термін.

    Отже, працівники відділу виконують всю організаційну та кадрову роботу в установі, тому на відділ покладено так багато різноманітних функції та завданнь. На підставі законів України, які зазначенні у положенні, відділ організаційно-кадрової роботи здійснює всі функції. Побудова роботи діяльності підрозділу дуже чітка, начальник контролює стан трудової та виконавчої дисципліни, тому працівники своєчасно виконують завдання, а  розподіл функцій між співробітниками сприяє ефективному виконанню роботи. Визначення функцій та завдань допомагають чітко окреслити діяльність відділу організаційно-кадрової роботи.

3. Особливості взаємодії відділу організаційно-кадрової роботи з іншими підрозділами

    Будь-яка установа складається з підрозділів, які забезпечують ефективну роботу цієї установи. Підрозділи першого типу й їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого – функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей установи й, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси установи, у тому числі й персонал.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи є функціональним підрозділом райдержадміністрації. Працівники відділу прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо начальниками відповідних підрозділів. Відділ організаційно-кадрової роботи лише покликан створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, й здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов’язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації й безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів відділу організаційно-кадрової роботи та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і в даний час прості організаційно-кадрові служби, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів, перетворилися на багатопрофільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями, застосування кращого досвіду та методів ведення кадрового діловодства, шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів; визначення критеріїв оцінки праці співробітників, та їх навантаження; підвищення кваліфікації та культури праці персоналу у відділі організаційно-кадрової роботи; раціональна організація робочих місць персоналу.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи тісно  співпрацює з іншими відділами райдержадміністрації щодо планування роботи та проведення спільних заходів. Складаються й  затверджуються спільні плани-календарі  місячних заходів, які передбачають проведення семінарів-нарад, днів відділів, участі керівників у семінарах-нарадах, проведення «круглих столів» з керівниками, засіданнях колегії адміністрації та сесіях районної ради. Практикується спільна підготовка й проведення святкових заходів до визначних дат.

    З метою удосконалення стилю, форм і методів роботи, надання практичної та методичної допомоги на місцях, підвищення професійного рівня кадрів практикується проведення Днів відділів як апаратів райдержадміністрації та районної ради, так і їх структурних підрозділів.