Документное обеспечение органов государственной власти

    Одним із головних завдань відділу організаційно-кадрової роботи є реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції. Під реєстрацією  розуміють фіксацію факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них. Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів. Кожний документ у відділі організаційно-кадрової роботи реєструють лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – у день підписання.

    Усі документи, що надходять конкретно до відділу організаційно-кадрвої роботи та райдержадміністрації взагалі, у тому числі створені за допомогою персонального комп’ютера, приймаються заступником начальника відділу.

    Як  правило, у відділі розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

    Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих установ, і ті, що надсилаються до вищих установ, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції та скарги громадян. Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

    Документи, що надійшли до установи у вигляді  службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється заступником начальника відділу організаційно-кадрової роботи. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

    Метою попереднього розгляду документів є  поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або  виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

    Попередній  розгляд документів повинен здійснюватися  в день одержання або в перший робочий день у разі надходження  їх у неробочий час. Доручення  органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

    Керівництву установи в першу чергу передаються  закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

    Отже, документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи: первинна обробка, попередній розгляд, реєстрація,розгляд документів керівництвом, направлення для виконання, контроль за виконанням, виконання документів, підшивка документів до справ.

    Відправлені відділом організаційно-кадрової роботи документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на персональному-комп’ютері, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

    Під час прийому від виконавців вихідних документів заступник начальника обов'язково перевіряє правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність зазначення адреси; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи; наявність на документі відмітки про додатки; відповідність кількості примірників кількості адресатів.

    Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються у відділі організаційно-кадрової роботи, в інші установи надсилаються їх завірені копії. Документи, виготовлені на персональному комп’ютері, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.

    Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) працівники відділу-організаційно-кадрової роботи використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом або від руки. У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені у райдержадміністрації чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як

доповнення  до реєстраційних записів у тій  самій картці.

    Бланки  реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6. Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати. У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

    У бланках реєстраційно-контрольних карток заповнюють графи «Кореспондент», у якій фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, – куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашнюю адресу автора. Графи «Дата» та «Індекс» заповнюють лише на вхідні документи. У графу «Короткий зміст» вносять назву документа та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання в цій графі. У графі «Резолюція» зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ. Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі «Позначка про виконання документа» конкретно записують коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі, в цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання. На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Позначка» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

    Уся кадрова документація відділу організаційно-калрової роботи зазвичай оформляється на бланках форматів А4 та А5, що є уніфікованою формою службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Окрім вищезазначених форматів, дозволяється використовувати бланки формату A3 для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 – для написання резолюцій.

    У відділі організаційно-кадрової роботи різні види кадрових документів мають свій набір реквізитів. Кількість реквізитів документа визначається вимогами до його змісту, форми конкретного вигляду документа, способу документування, метою його створення. Більшість видів кадрових документів мають певний набір обов'язкових реквізитів. Відсутність або неправильне написання чи розташування реквізиту в кадровому документі може зробити його недійсним або таким, що не має юридичної сили. При цьому для певних видів документів склад обов'язкових реквізитів встановлюється в законодавчих і нормативних актах.

    Реквізити оформлюються на документи в процесі не лише створення, але й здійснення подальшої роботи з документом аж до списання в справу, необхідні вони для його ідентифікації, організування обігу та надання юридичної сили.

    Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і вимоги до їх оформлення встановлюються Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [10].

    Порядок ведення діловодства у відділі організаційно-кадрової роботи визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» [12], де визначається порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

    Вимоги до складання документів данного відділу, побудови формулярів-зразків, правила написання реквізитів, вимога до створення документів, що містяться в чинних стандартах з діловодства та архівної справи, є необхідною умовою автоматизації роботи з ними, розуміння їх змісту й забезпечують уніфікованість та одноманітність ведення документації.

    Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, які складаються у райдержадміністрації, у тому числі кадрові документи відділу, що входять до класу уніфікованих систем документації, можна знайти в класифікаторі ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації» [8]. Цей документ зорієнтовано на точне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік і систематизацію, контроль складу та зміст уніфікованих форм у кожному класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку необхідних документів.

    Загальні вимоги щодо оформлення докумешів містяться у випущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [9]. У цьому документі визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів у складі Державної уніфікованої системи документації.

    З документами відділу організаційно-кадрової роботи пов’язана діяльність усіх працівників райдержадміністрації – від технічних виконавців до начальників відділів. Правильна організація роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

    2.2. Види кадрової документації (на базі Сакської районної державної адміністраціїї)

    Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими  для загального діловодства, визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань приймання, переведення і звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Відділ організаційно-кадрової роботи є дзеркалом установи, і від того, як у ньому організоване документаційне забезпечення, складається враження про установу в цілому.

    Кадрова документація має на увазі широке коло документів, що містять відомості  про працівників органу виконавчої влади й діяльності самого відділу організаційно-кадрової роботи. Ця документація містить інформацію про особовий склад райдержадміністрації: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працівників.

    Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

    Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками. За функціями кадрові документи поділяють на організаційні, довідково-інформаційні, розпорядчі, особисті і особові та облікові.