Документное обеспечение органов государственной власти

    Практичні питання взаємодії, проведення тих  чи інших заходів координуються  відділом організаційно-кадрової роботи апарату адміністрації спільно  з виконавчим апаратом районної ради із залученням працівників відділу  ведення Державного реєстру виборців, архівного відділу, відділу бухгалтерського обліку, відділу з питань праці та соціально-трудових відносин, сектора економічного аналізу та прогнозування та інших. Після їх завершення, як правило, проводиться відповідний аналіз, визначаються ефективність та шляхи подальшого вдосконалення форм і методів організаційно-масової роботи.

    Спільно з сектором економічного аналізу  та прогнозування відділ організаційно-кадрової роботи розробляє перспективні й  поточні плани комплектування органу виконавчої влади персоналом усіх професій і кваліфікацій; розраховує потреби в усіх категоріях персоналу з урахуванням змін складу працівників при впровадженні нової техніки та технологій, механізації та автоматизації виробничих процесів; складає кошторисно-фінансові розрахунки на організацію прийняття персоналу та молодих спеціалістів; готує розрахунки та пропозиції керівнику щодо плинності персоналу, стану трудової дисципліни; складає розділи звітності для органів статистики про плинність персоналу та потребу в ньому.

    Суть  роботи відділу організаційно-кадрової роботи полягає у визначенні питаннь стосовно трудової діяльності працівників. У вирішенні цих питань відділ організаційно-кадрової роботи взаємодіє з відділом щодо питань праці та соціально-трудових відносин. Працівники відділів вивчають та аналізують втрати робочого часу (хвороба, простої, відпустки з дозволу адміністрації, прогули та ін.), розробляють пропозиції щодо поліпшення умов праці, закріплення персоналу на підприємстві; готують матеріали для керівництва про заохочення, винагороди, стягнення за підсумками роботи за місяць, квартал, рік; розробляють форми морального та матеріального стимулювання й подають ці пропозиції керівництву підприємства на розгляд; перевіряють стан трудової дисципліни та розробляють заходи щодо її зміцнення; здійснюють контроль за станом умов праці в організації.

    Спільно з відділом бухгалтерського обліку відділ організаційно-кадрової роботи організовує та контролює виконання  кошторисно-фінансового плану витрат на всі види робіт з персоналом, документальне оформлення прийому, переведення, відпусток, звільнень; разом із юрисконсультом організовує та здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства, виконання наказів, вказівок і рішень з питань роботи з персоналом.

    Спільно з керівниками структурних підрозділів узгоджує питання прийому, звільнення та переміщення працівників підприємства; готує проекти пропозицій керівництву щодо складу атестаційних та кваліфікаційних комісій, порядку їх роботи, оформлення матеріалів для заохочення, винагород за високі показники у праці; виконує організаційну роботу щодо створення резерву персоналу на висування, вивчення ділових та особистісних властивостей працівників списку резерву; організовує роботу щодо добору молодих працівників для навчання у вищих навчальних закладах; бере активну участь у розробці та здійсненні заходів щодо виховання працівників.

    У зовнішньому середовищі відділ організаційно-кадрової роботи щодо роботи з персоналом взаємодіє з різними державними та недержавними органами. До державних утворень належать органи з праці та соціальних питань, центри зайнятості населення. Координування діяльності кадрових питань в Україні покладено на Міністерство праці і соціальних питань.

    Міністерство  праці та соціальної політики України  є центральним органом виконавчої влади, який забезпечує проведення державної політики у сфері зайнятості, соціального захисту, соціального страхування, оплати, нормування та стимулювання праці, охорони праці, умов праці, пенсійного забезпечення, соціального обслуговування населення, соціально-трудових відносин, координує діяльність щодо реалізації державних і регіональних соціальних програм, налагодження соціального партнерства. На Мінпраці України покладено виконання таких основних функцій у галузі кадрової роботи, як визначення реальної потреби у спеціалістах з урахуванням розвитку продуктивних сил і перспективних напрямів науково-технічного прогресу, забезпечення контролю за їх ефективним використанням; забезпечення реалізації громадянами прав на працю; створення разом із органами освіти ефективної системи навчання та безперервного підвищення кваліфікації усіх працівників; здійснення методичної роботи з атестації кадрів у галузях народного господарства.

    «Державна служба зайнятості – спеціальна служба, створена для реалізації політики зайнятості населення і забезпечення громадянам відповідних гарантій на всій території України» [15, с. 83]. Діяльність Державної служби зайнятості здійснюється під керівництвом Міністерства праці та соціальної політики України і місцевих органів державної влади. Відповідно до положень Державної служби зайнятості кадрова служба підприємства (організації), за сучасних умов, повинна робити аналіз та прогноз на попит та пропозицію на робочу силу, інформувати про стан на ринку праці; здійснювати облік вільних робочих місць на підприємстві та інформувати про них службу зайнятості населення; проводити консультації з приводу можливостей одержання роботи на підприємстві; організовувати професійне навчання, перенавчання, підвищення кваліфікації працівників; надавати послуги щодо працевлаштування звільненим працівникам.

    До  громадських утворень належать профспілкові органи. Вони контролюють дотримання адміністрацією підприємств прав громадян у процесі їх найму, переведення, звільнення, забезпечення прийнятних умов праці та побуту, надання відпусток, різних пільг і компенсацій та ін.

    Таким чином, відділ організаційно-кадрової роботи застосовує комплексний підхід: інтегрує функції управління на єдиному  організаційному ґрунті, використовує різні види, форми та методи роботи, спрямовані на підвищення продуктивності та якості праці.

    Реалізація ефективної діяльності відділу організаційно-кадрової роботи у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з іншими функціональними підрозділами органу виконавчої влади, оскільки головне завдання відділу організаційно-кадрової роботи має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці в досягненні поставлених цілей.

    Ефективність  дій органів державної влади суттєво впливає на їх взаємозв’язок з органами виконавчої влади, яким і є райдержадміністрація. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у цьому напрямі є головним завданням органу виконавчої влади, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до райдержадміністрації в тому числі й до відділу організаційно-кадрової роботи або створюється ним у вигляді документів спільно з іншими відділами, секторами та керівниками.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи взаємодіє з усіма структурними підрозділами органу виконавчої влади і є одним з головних місць у структурі райдержадміністрації. Він пов'язаний з багатьма державними та громадськими утвореннями, що дозволяє йому забезпечити ефективну діяльність виконавчого органу.

    Отже, відділ організаційно-кадрової роботи є провідним у структурі райдержадміністрації. Працівники відділу забезпечують діловодство усього органу виконавчої влади, вирішують всі питань організаціонної та кадрової роботи всіх відділів, відповідають за всі основні складові для забезпечення ефективної діяльності установи. До обов’язків співробітників відділу входять і відповідність за складання й оформлення організаційних та кадрових документів, тому що в сучасних умовах відділ організаційно-кадрової роботи є організатором і координатором всієї роботи з кадрами виконавчого органу. Спільна діяльність даного відділу з іншими підрозділами забезпечує ефективну роботу райдержадміністрації вцілому.

    РОЗДІЛ 2

    ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ (НА БАЗІ САКСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ)

    2.1. Основні вимоги до організації роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи

    Документи райдержадміністрації, у тому числі і відділу організаційно-кадрової роботи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, на всіх етапах опрацювання документів – від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

    Існує чітка система здійснення всіх послідовних  операцій з документами: приймання  і реєстрація, розгляд начальником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву. Обіг документів прямоточний, тобто, виключає зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.

    Основу  правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками відділу. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

    Основні функції і обов'язки відділу організаційно-кадрової роботи регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України № 912 від 02.08.1996 і затверджується керівником райдержадміністрації.

    Забезпечення  організації роботи з документами  у відділі організаційно-кадрової роботи покладається  на  начальника, який зобов'язаний по-перше, всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів,  уживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення  відділу сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями, по-друге, контролювати своєчасну    і   якісну   підготовку   службових документів. Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання начальнику відділу необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

    Документування управлінської діяльності відділу організаційно-кадрової роботи полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. У відділі організаційно-кадрової роботи визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності (див. додаток В).

    В управлінській діяльності працівники данного відділу використовуються головним чином текстові документи. які оформляються відповідно до певних правил, зазначених у «Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [12]. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

    Управлінська  документація являє собою систему  документів, що забезпечують управлінські процеси у відділі організаційно-кадрової роботи. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

    Управлінські документи мають деякі  особливості, вони створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання.

    Документаційне  забезпечення у відділі організаційно-кадрової роботи 
здійснюється спеціально визначеними працівниками,  відповідальними за ведення діловодства, про що зазначається в їх посадових інструкціях. «Працівники   органів   державної    виконавчої    служби забезпечують  зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься» [7].

    Правильна організація роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.