Документное обеспечение органов государственной власти

    У компетенцію відділу організаційно-кадрової роботи входить затвердження документів. Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

    Важливу роль під час затвердження документів грає індексація. Під індексацією документів розуміють присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

    В основі індексування лежить номенклатура справ відділу організаційно-кадрової роботи. Індекс наводять лише арабськими цифрами, простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою. Індекс на вхідних документах та документах, які створені у відділі організаційно-кадрової роботи складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються (наприклад, акти, розпорядження, протоколи, листи тощо).

    Обов’язковим реквізитом кожного документа, який складають у відділі організаційно-кадрової роботи, є заголовок. Заголовок до тексту формулюється однією фразою, в узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання «Про що?», цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника «Про». Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук. Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка, заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

    Після підготовки працівником конкретного документа, перед підписанням, він погоджуються зі структурними підрозділами або окремими посадовими особами, це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа. Погодження поділяють на внутрішнє та зовнішнє. Отже, внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа, зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи: перший – нижче реквізитів, якщо погоджень не багато, а другий – на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб. При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису.

    Відділ  організаційно-кадрової роботи оформляє проходження документів у райдержадміністрації. Проходження позначається реквізитами «про надходження» (реєстрацію) документа, після чого робиться позначка на правому полі першого аркуша документа, вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування установи, дата надходження документа та індекс; далі позначається реквізит «про взяття на контроль», який проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «контроль» або літера «К» та реквізит «про виконання», який зазначають внизу документа.

    Також працівники відділу організаційно-кадрової роботи працюють з копіями документів. Копія документу виготовляється та видається тільки з дозволу начальника відділу. Виготовляється вона рукописним та машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом заступника начальника відділу, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

    Головний елемент документа, над яким ретельно працює співробітник відділу організаційно-кадрової роботи – це текст. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. При складанні документа працівнику необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки.

    Тексти  документів, як правило поділяють  на дві частини. В першій частині  вказують підставу для складання  документа, а в другій – викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій – прохання, рішення, розпорядження. У виключних випадках текст може складатися лише з заключної частини.

    Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко застосовується його рубрикація. Рубрикація визначається як членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація – це поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців в тексті документів можуть виділятися параграфи та пункти. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення, це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими, нормативним можна вважати абзац з трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку і в кінці абзацу. Абзаци також вимагають чергування в залежності від розмірів. Найзручніші речення з трьох, п’яти, семи і найбільше дев’яти слів. При підготовці текстів документів рекомендується складні речення заміняти простими, ширше використовувати трафаретні словосполучення, у розпорядчих документах використовувати дієслова невизначеної форми і конструкції наказового характеру.

    Більшість документів, які використовуються в  управлінні носять довідковий або інформаційний  характер. Вони містять інформацію про стан справ в райдержадміністрації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

    У своїй діяльності відділ організаційно-кадрової роботи поряд з актами органів державної влади керується положеннями, статутами, правилами та інструкціями. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

    Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідвово-інформаційними є більш  загальними та грунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. В той же час, організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

    Важливим  документом, який встановлює основні  правила організації та діяльності відділу організаційно-кадрової роботи є положення. Проект положення про структурний підрозділ підписує керівник райдержадміністрації. Положення про відділ затверджується розпорядчим документом вище стоячого органу управління. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

    Не  менш важливим документом є інструкція. Інструкцію створюють органи управління для встановлення правил, вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, що регламентує різні питання. Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вище стоячим органом управління або керівником організації із зазначенням строку її введення в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти та викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкцію оформлюють на бланку, який має такі реквізити, як найменування закладу, найменування відділу, найменування виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

    Процес прийняття управлінських рішень грунтується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні документи: листування, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, службові листи та інші.

    Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують діяти строго певним чином, як розпорядчі документи, але повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до начальника підрозділу, від начальника підрозділу до керівника установи, від підвідомчої організації у вищу. 

    Особливу групу в інформаційно-довідкової документації складає листування. Листування визначають як узагальнену назву різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факсограма (факс), електронне повідомлення та ін.), які використовуються в якості інструменту оперативного інформаційного обміну райдержадміністрації з іншими установами та організаціями. 

    Види ділового листування та їх назви визначаються способами передачі ділової інформації, які поділяються на два основних види: поштовий зв'язок та електронний зв'язок. Ділове листування займає значне місце в документаційному забезпеченні відділу організаційно-кадрової роботи та райдержадміністрації вцілому. Будучи сполучною ланкою між організаціями, листування складає 80% вхідної та вихідної документації. 

    Одним з документів, що складає відділ організаційно-кадрової роботи є довідка, документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Оформляється службова довідка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізитами. Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

    Доповідними, пояснювальними та службовими записками інформують начальника відділу організаційно-кадрової роботи про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

    Доповідну записку укладають, як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки начальника. У формі доповідних записок оформляються результати роботи, що проведена з метою фактичної перевірки виконання вказівок вище стоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для складання доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні записки, що йдуть від імені відділу підписуються начальником, а від приватних осіб – авторами записки. Реквізитами доповідних записок є найменування організації та її підпорядкованість, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

    Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу начальника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, що не виходить за межі райдержадміністрації, оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів, як адреси та назви виду документа, кодів, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовка до тексту, дати, підпису. Аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо записка скеровується за межі райдержадміністрації, її оформлюють на бланку і реєструють.

    Працівники  відділу організаційно-кадрової роботи складаються службові листи. Під службовими листами розуміють узагальнену назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів. Службові листи рекомендується оформляти лише в тому випадку, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі або по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка буде потребувати письмового підтвердження певного фактору, подій, дії, або бездіяльності.

    Виклад  тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події  слід висловлювати об’єктивно, всі  аспекти питання, що розглядається, викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допускається також порушення кількох питань, проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільним є оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.