Документное обеспечение органов государственной власти

    Текст листа, як правило, складається з  двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині  зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також  посилаються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали. В основній частині тексту листа викладають його головну частину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків, тощо.

    Підставами  для створення розпорядчих документів служать Закони Верховної Ради, укази Президента; постанови й розпорядження Кабінету Міністрів; вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління; діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.; інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.

    Вирішення найбільш важливих питань викладається у таких розпорядчих документах як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

    Видання розпорядчих документів є обов’язковим в наступних випадках, по-перше, з організаційних питань – створення, реорганізація, ліквідація відділів, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності установи, по-друге, в галузі планування – визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, по-третє, у галузі управління трудовими ресурсами – затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

    Розглянемо  один з розпорядчих документів, що видається начальником відділу організаційно-кадрової роботи – це наказ.Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок, вищестоящих органів влади.

    У відділі організаційно-кадрової роботи за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності та накази по особовому складу.

    Наказами з основної діяльності визначають правові акти, в яких оформляють рішення начальника, пов'язані з організацією роботи відділу. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів. Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню основних реквізитів. Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок начальників інших відділів, заяв громадян, протоколів.

    Кожний пункт наказу починають словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», – які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

    Складання й оформлення наказу регламентуються Інструкцією щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

    Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина містить вступ, доведення та висновок. Розпорядчу частину починають словами «Н А К А З У Ю», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини, по-перше, це дія, далі зазначають термін виконання та відповідальність за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

    Проект  наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими відділами райдержадміністрації. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

    Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не зазначено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: за звичай, це право мають начальники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції. Здебільшого, наказ діє, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки вповноважена особа чи інстанція.

    Одним із найважливіших особистих документів, який зберігається у відділі організаційно-кадрової роботи є трудова книжка. Відповідно до статті 48 КЗпП України і статті 59 проекту Трудового кодексу України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника, який пропрацювали понад 5 днів. Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях».

    При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані  подавати трудову книжку, оформлену  в установленому порядку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України пред'являють військовий квиток.

    Працівники  відділу організаційно-кадрової роботи власноруч заповнюють трудові книжки і вкладиші до них у відповідних розділах українською та російською мовами. До трудової книжки вносяться відомості про працівника, заповняють прізвище, ім'я, по батькові, дату народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим нагороди.

    Записи  у тродовій книжці виконуються акуратно, печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

    Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує заступник начальника, який відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток печатки відділу організаційно-кадрової роботи.

    Якщо  у трудовій книжці заповнено всі  сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка  вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться заступником начальника відділу організаційно-кадрової роботи, в такому самому порядку, що й трудова книжка, але вкладка без трудвої книжки недійсна. Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10х25 мм з надписом «Видано вкладку» й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, якого року трудову книжку має працівник.

    У відділі організаційно-кадрової роботи ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок, до неї відносяться:

1. Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180.
2. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180.

    До  «Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них» вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. У «Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів» реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникам знову із записом серії і номера. У разі одержання трудової книжки у зв'язку з звільненням працівник розписується в особистій картці і книзі обліку.

    «Книга  обліку бланків трудових книжок і  вкладишів до них» і «Книга обліку руху трудових книжок» мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом начальника відділу і печаткою. Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються у відділі організаційно-кадрової роботи як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

    Заступник начальника відділу організаційно-кадрової роботи відповідає за ведення трудових книжок та щомісяця подає до відділу  бухгалтерського обліку звіт про  наявність бланків трудових книжок і вкладок до них.

    Отже, основною функцією трудової книжки є врахування трудового стажу. Ще одна функція трудової книжки – це деякий захист прав працівника. У разі звільнення працівника закон зобов'язує відділ організаційной-роботи робити запис, що відображає конкретну статтю закону, за якою було зроблено звільнення. Це дає можливість колишньому співробітникові оскаржити законність свого звільнення. Втім, навіть якщо співробітнику вдасться поновитися на посаді, запис про звільнення залишиться з ним назавжди, і наступний роботодавець зможе побачити, що співробітника намагалися звільнити, але йому вдалося відновитисяна роботі за рішенням суду.

    Таким чином, впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодство на сучасний рівень, кординально підвищити продуктивність та якість роботи працівників відділу організаційно-кадрової роботи. Важливим елементом кожного документу є реквізити, над якими працівники відділу організаційно-кадрової роботи працюють дуже ретельно. Документи, які складаються даним підрозділом перевіряються не одним співробітником. Така детельна робота над документаційним забезпеченням сприє до ефективної роботи органу виконавчої влади вцілому.

    Документування  управлінської інформації та організування  роботи з документами є одним  із основних складових діяльності відділу  організаційно-кадрової роботи. За допомогою організаційних та кадрових документів відділ здійснює значну частину управлінських функцій.

    Особливості документаційного забезпечення відділу  полягають у складанні та оформленні кожного елемента документа. Велику увагу в оформленні кадрових документів працівники преділяють тексту. Дуже важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. При складанні документа працівники дотримуються вимог закону.

    Водночас, на діяльність даного підрозділу впливає і застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Відділ організаційно-кадрової роботи, що спрямований на прийняття, документування та реалізацію управлінських рішень, набуває більш широкого змісту.

    У документаційному забезпеченні діяльності органу виконавчої влади основними  є процеси створення та організування функціонування документів різних класів управлінської документації. Однак на відміну від традиційних документаційних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

ВИСНОВКИ 

    У результаті проведеного дослідження ми дійшли таких висновків:

1. Відділ організаційно-кадрової роботи є функціональним структурним підрозділом, що відображає й забезпечує діяльність райдержадміністрації. Сьогодні відділ організаційно-кадрової роботи є потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на виконання спільних завдань, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності й відданості роботі, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. Одним з важливих напрямів діяльності відділу організаційно-кадрової роботи є контроль виконання документів, належне організування якого у кінцевому підсумку забезпечить реалізацію інтересів територіальної громади.

     Співпраця відділу організаційно-кадрової роботи з іншими структурними підрозділами дуже важлива. Відділ організаційно-кадрової роботи є провідним у райдержадміністрації, в ньому створюються усі організаційні та кадрові документи. У своєму розпорядженні відділ має необхідні документи, які можуть знадобитися працівникам інших підрозділів під час роботи. Забезпечення ефективного функціонування райдержадміністрації – це основне завдання відділу організаційно-кадрової роботи спільно з іншими підрозділами.