До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами. Це колективний договір; правила внутрішнього трудового розпорядку; положення: про відділ, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян; посадові інструкції тощо. Ці документи поділяються на дві групи. До першої групи документів належать: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші документи, до другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.

    Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов'язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу. Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачені посадовими інструкціями, можна об'єктивно оцінити діяльність кожного працівника. Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.

    Важливе значення посадова інструкція має і для самого працівника, оскільки він, ознайомившись з положеннями посадової інструкції, знатиме, яких дій від нього очікують, за якими критеріями оцінюватимуть результати його праці, бачитиме орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії та займаної посади. Участь в обговоренні посадової інструкції дає можливість працівникові впливати на організацію, умови, критерії оцінки його праці.

    Відповідно до статті 29 «Кодексу законів про працю України» до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний роз'яснити працівникові його права і обов'язки. Посадова інструкція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.

    Посадові інструкції розробляються начальником відділу організаційно-кадрової роботи спільно з начальниками інших відділів, погоджуються з юридичним відділом та затверджуються керівником райдержадміністрації в установленому порядку. Обов'язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.

    Під час розроблення посадових інструкцій слід забезпечити єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів і послідовності їх розміщення. Інструкції мають містити повний перелік завдань, обов'язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відповідальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт, а в разі потреби – містити необхідні пояснення.

    У разі потреби до посадових інструкцій можуть бути внесені зміни і доповнення, перерозподіл обов'язків, внесення додаткових обов'язків у зв'язку з виробничою необхідністю тощо, які оформляються наказом керівника райдержадміністрації і доводяться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо ж до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною назви підрозділу, найменування посади), її затверджують заново. Немає потреби в перезатвердженні посадової інструкції в разі прийняття на посаду нового працівника, достатньо ознайомити його із затвердженою в установленому порядку посадовою інструкцією під розписку.

    Крім організаційних документів відділ складає і довідково-інформаційні документи, які надають поточну інформацію. Довідка, доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо і складають групу довідково-інформаційних документів. Документи цієї групи можна поділити на три підгрупи. До першої відносяться докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви; до другой підгрупи – протокольні документи, стенограми, звіти; до третьої – службові листи, телеграми, телефонограми.

    Документи в залежності від рівня стандартизації елементів поділяються на документи з високим рівнем стандартизації та документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за утвердженою формою,а більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації. У документах з низьким рівнем стандартизації текст документа змінюється в залежності від конкретних ситуацій.

    Важливими документами відділу організаційно-кадрової роботи також зазначають розпорядчі документи. До яких належить наказ керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.

    Наказ визначають як правовий акт, його видає начальник відділу на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним відділом. Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. Проект наказу погоджують з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) установи, а в разі необхідності з іншими організаціями. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.

    Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено  в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право  мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи  відповідно до їхніх повноважень  і компетенції. Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Начальник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.

    Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої. У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу. Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі, в розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань.

    Основне призначення розпорядчих документів полягає у регулюванні і координації діяльності, що дозволяють відділу організаційно-кадрової роботи забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керівника організації до структурних підрозділів. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

    Основною функцією розпорядчих документів є регулювання діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності установи загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (начальника) до об’єкта управління (підлеглих), забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління.

    Носій інформації розпорядчого документа, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом нормативно-визначенного строку його зберігання.

    До видів кадрової документації, яка оформлюється у відділі організаційно-кадрової роботи відносяться і особисті документи. Це документи, які належать конкретним особам: паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, документи, що підтверджують професійну здатність працівника, довідка про ідентифікаційний код, трудова книжка та інші.

    Серед особистих документів дуже важливим документом є трудова книжка, у якій відображається вся трудова діяльність працівника. Особистими також є документи, що видає відділ організаційно-кадрової роботи своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату.

    Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також документи про призначення нагороджень тощо. Документи, що складаються в райдержадміністрації, але стосуються конкретної особи відносяться до особових документів. До них належать заяви: про прийом на роботу; на звільнення; на переведення; про надання відпустки; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; інші документи, що стосуються конкретної особи.

    Одним з основних завдань управління персоналом є облік усіх категорій працівників у встановленому діючими нормативними актами порядку, тому у відділі організаційно-кадрової роботи для узагальнення інформації з кадрів використовують облікові документи.

    Основним обліковим документом особового складу є особова картка. Особова картка за формою П-2, затверджена Наказом Державного комітету статистики України № 489 від 05.12.2008 р. ведеться на всіх працівників, незалежно від строку та виду трудового договору, форм власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, заповнюється на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка.

    Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи та похідні (повторні) облікові документи.

    Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян, до них відносять особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи. Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення – забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші). Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

    Таким чином, за допомогою організаційних та кадрових документів у відділі організаційно-кадрової роботи не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, до кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Правильна організація документів має велике значення, тому що від документаційного забезпечення управління складається враження про установу загалом.

     2.3. Правила складання та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи

    У зв’язку з комп’ютеризацією управління і перехідом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях, сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання відділом організаційно-кадрової роботи та райдержадміністрацією вцілому.

    Особливості організації управління на нинішньому етапі характеризуються широким використанням комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери. Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якого місця. Персональний комп'ютер стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації.

    Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів. Взагалі, під реквізитом розуміють елементи, з яких складаються документи, без яких вони не може бути підставою для обліку та не мають юридичної сили.

    Отже, реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму  чи бланк документа, а змінні – під час складання документа. До обов’язкових елементів документа належать: дата, підпис, адреса, заголовок, текст та інше. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом та змістом. ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [10] встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування (див. додаток Г).

    Зупинимося  на особливостях представлення на документах окремих реквізитів. Такий реквізит, як «найменування установи» повинен відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного. Не менш важливим реквізитом є «назва виду документа» (наказ, розпорядження, рішення тощо). Назва записується на бланку друкарським або машинописним способом і повинне відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Далі оформлюють дату створення документа, датою вважається день підписання та реєстрації листа або наказу; день затвердження плану, звіту, інструкції; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом.