Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

При выборе варианта технологического процесса обработки  экономической информации используют две группы показателей оценки эффективности: показатели достоверности получения  и обработки информации и показатели трудовых и стоимостных затрат на проектирование системы и обработку  информации.

Этап 3 – Апробация  пилотного варианта ПО .

Целью внедрения  Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система  должна удовлетворять потребности  и запросы пользователей) и стабильно  работающая Система (без сбоев и  ошибок).

В процессе внедрения  выполняются следующие работы:

установка и  настройка ПО;

• обучение персонала и администраторов СЭД;
• разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
• устранение ошибок в работе системы;
• доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
• разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
• организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его  апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным  является преодоление психологического барьера у пользователей при  начале работы в новой для них  среде, т.к. пользователи вынуждены  изменить привычные и устоявшиеся  для них способы работы. В связи  с этим на данном этапе важно проводить  обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к  новым условиям работы.

Этап 5. Промышленная эксплуатация – внедрение ПО. Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые  в процессе эксплуатации СЭД:

• Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
• Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
• Администрирование сервера и ПО;
• Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать процесс  развития СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов  документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение  СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно  в зависимости от уровня сложности  задач автоматизации, используемого  программного обеспечения (ПО) и др.

На протяжении всего жизненного цикла проекта  внедрения СЭД должны проводиться  работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

3.3 Оценка экономической эффективности  и надежности системы электронного  документооборота

 

При выборе наилучшего процесса обработки информации, помимо использования показателей достоверности, применяют оценку, сравнение и  выбор по соотношению уровня производительности того или иного варианта и значению величин показателей трудовых и  стоимостных затрат на проектирование и эксплуатацию этих процессов.

В этом комплексе  рассчитывают абсолютные и относительные  показатели оценки экономической эффективности  технологических процессов.

К группе абсолютных показателей относят:

- показатели, оценивающие величину обработки информации за год по базовому(существующему) и проектному вариантам (T₀) и (Тj);

- показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому и проектному вариантам (С₀) и(Сj);

- показатель оценки снижения трудовых затрат за год ( ), который рассчитывается по формуле:

 

      (3.1)

 

- показатель снижения стоимостных затрат за год ( ), который рассчитывается по формуле:

 

     (3.2)

 

Группа относительных  показателей оценки эффективности  эксплуатации ИС включает:

• коэффициент снижения трудовых затрат за год ( ), показывающий, на какой процент снижается затраты проектного варианта по сравнению с базовым и рассчитываемый по формуле:

      (3.3)

- индекс снижения стоимостных затрат ( ), показывающий, во сколько снижаются трудовые затраты проектного варианта по сравнению с базовым и рассчитываемый по формуле:

        (3.4)

- коэффициент снижения стоимостных затрат за год, ( ), который рассчитывается по формуле:

      (3.5)

- индекс снижения стоимостных затрат ( ), рассчитываемый по формуле:

      (3.6)

Помимо вышеприведенных  показателей эффективности также  рассчитывают показатель срока окупаемости  капитальных затрат (Ток), представляющий собой отношение капитальных  затрат к экономии стоимостных затрат:

Ток = (К j - К о)/( )    (3.7)

где Ко и К j – капитальные затраты, включающие в себя затраты на следующие направления:

• на приобретение вычислительной техники;
• на покупку программного обеспечения;
• на освоение программного обеспечения;
• на проектирование и отладку проекта.

Расчетный коэффициент  эффективности Ер является обратной величиной сроку окупаемости  и рассчитывается по формуле:

Ер = 1/ Ток      (3.8)

Для оценки эффективности  использования ЭИС рассчитаем абсолютные и относительные показатели экономической  эффективности технологических  процессов, а так же показатели достоверности получаемой информации:

 

Рассчитаем, среднее время (в часах), затрачиваемое ежедневно  на обработку информации при работе с бумажными носителями и при  использовании ИС.

Среднее время обработки  информации при работе с бумажными  носителями:

Т₁ = 15 дней * 8 человеко-часов = 120 человеко-часов * день (человеко-часов, затрачиваемых на обработку информации).

Т₁ср = 120 человеко-часов *день/22 дня = 5 человеко-часов (Среднее время, ежедневно затрачиваемое на работу с бумажными носителями в месяц).

 

Среднее время обработки  информации при работе с ИС:

Т₂ = 3 дня*8 человеко-часов = 24 человеко-часов *день (человеко-часов, затрачиваемых на обработку информации).

Т₂ср = 24 человеко-часов *день/22 дня = 1 человеко-часов (Среднее время, ежедневно затрачиваемое при использовании ИС в месяц).

В анализируемом случае величина трудоемкости обработки информации при работе с бумажными носителями.

Как было установлено, средняя  величина затрат времени на обработку  информации – 5 чел/часов, тогда:

5 чел/часов * 248 рабочих дней = 1240 человеко-часов в год.

 

Величина трудоемкости обработки  информации при работе с ЭИС 

Т₁ = 1 человеко-часов * 248 рабочих дней = 248 человеко/часов в год.

 Определим коэффициент  снижения трудоемкости:

К = 1240/248 = 5

Таким образом, трудоемкость обработки информации снижается в 5 раз.

 

Расчет показателя оценки снижения трудовых затрат за год:

= 1240 – 248 = 992 человеко-часов.

Коэффициент снижения трудовых затрат за год, показывающий, на какой  процент снижаются затраты предполагаемого  варианта по сравнению с базовым:

= 992/1240 = 0.80 т.е. трудовые затраты снижаются на 80%.

Индекс снижения трудовых затрат ( ), показывающий, во сколько раз снижаются трудовые затраты предполагаемого варианта по сравнению с базовым:

= 1240/248 = 5,0 т.е. трудовые затраты снижаются в 5,0 раз.

 

Рассчитаем показатели абсолютного  снижения стоимостных затрат.

Затраты до внедрения ИС: на заработную плату персоналу (2 человека) – секретарь и машинистка, работники ответственные за сохранность документов, корреспонденцию документов.

С₀ = 2 * 12 000 руб = 24 000 руб.

Затраты после внедрения  ИС: на заработную плату персоналу (1 человек) – секретарь.

:

С₁ = 1 * 13000 руб = 13000 руб.

Абсолютное снижение стоимостных затрат:

= 24000 – 13000 = 11 000 руб.

Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат за месяц, показывающий, на какой процент снижаются  затраты предполагаемого варианта по сравнению с базовым:

= 14000/240000 = 0.583,

т. е стоимостные затраты  снижаются на 58,3%.

Индекс снижения стоимостных  затрат показывающий, во сколько раз снижаются стоимостные затраты предполагаемого варианта по сравнению с базовым:

= 24000/11000 = 2,18

т.е. стоимостные затраты  снижаются в 2,18 раза.

 

Рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта:

• приобретение вычислительной техники – сервер – 25 000 руб.
• покупка программного обеспечения – операционной системы лицензионной + антивирус+ ПО – Сервер- 8 300 руб.
• освоение программного обеспечения – затраты на работу специалиста – 50 ч. * 1000 руб/ час = 5 000 руб..
• проектирование и отладка – 15500 руб.

Итого на проектирование и  внедрение программного комплекса  затрачено 

25 000 + 8 300 + 5 000 + 15500 =  53800 руб.

53 800 / 11000= 4,89.

Таким образом, окупаемость  проекта – 4,89 лет.

Проведем сравнительный  анализ затрат на внедрение «Ефрат: Документооборот»:

• покупка программного обеспечения – 65 000 руб.
• освоение программного обеспечения – 22 000 руб.
• проектирование и отладка – 45 000 руб.

Итого на проектирование и  внедрение программного комплекса  «Ефрат: Документооборот» было бы затрачено  :

65 000 + 22 000 + 45 000 = 132 000 руб.

Таким образом, получаем, что для комплекса «Ефрат: Документооборот»:

Ток = 132 000/14 000 = 9,4,

т.е. средства, направленные на разработку и внедрение  системы «Ефрат: Документооборот» - 9 лет и 5 мес. В то время как внедрение собственного ПО окупится уже через 4,89 лет.

Абсолютные  и относительные показатели эффективности  от внедрения ИС приведены в таблице 3.4.

 

Таблица 3.4  Сравнительные экономические характеристики базового и проектного вариантов

Трудоемкость	Затраты		Абсолютное  изменение затрат   dТ=То–Т1 (час)	Изменение затрат   Км=dТ/То*100%	Индекс  изменения затрат   Yт=То/Т1
	Базовый вариант То (час)	Проектный вариант Т1 (час)
	1240	248	992	80%	5
Стоимость	Co (руб.)	С1 (руб.)	dС=Со–С1 (руб.)	Кс=dC/Co*100%
	24000	13000	11000	54%	2,18

 

Кроме вышеперечисленного внедрение  ЭИС дает выигрыш во времени, затрачиваемом  на обработку информации и выполнение отчетов, а также значительно  уменьшает вероятность возникновения  ошибок в учетных данных.

Таким образом, в ходе решения задачи автоматизации СЭД строительного предприятия было установлено, что ни одно из представленных решений не соответствует целям и задачам решаемых вопросов предприятия, поэтому целесообразно создать программу, разработанную непосредственно для ЗАО ФСК ЧАЙКА.

Процесс внедрения  СЭД состоит из 5 этапов, каждый из которых является важным и пропустить ни один из них нельзя. Первоначально  необходимо сформулировать требования, предъявляемые к новому ПО, перечислить  функции и разграничить полномочия.

После чего, программисты могут  выполнять пилотный проект ПО. Пилотный проект проходит апробацию на предприятии. В ходе работы с пилотным проектом ПО пользователи тестируют его на соответствие заявленным требованиям, выявляются ошибки кода, структуры  отчетов, и проч.

После исправления ошибок в пилотном проекте, ПО запускается  в промышленную эксплуатацию.

При анализе экономической  эффективности «коробочного» ПО – системы «Ефрат- Документооборот» и разработанного ПО установлено, что  при внедрено собственного ПО срок окупаемости проекта – 4,89 лент. В  то время как «Ефрат» - 9,4 года.

При внедрении СЭД индекс снижения стоймостных затрат- 2,18 раза, индекса производительности труда – 5 раз.

Полученные выводы подтверждают целесообразность и экономическую  выгоду внедрения комплексной программы  электронного документооборота.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В результате анализа современного положения строительной отрасли и перспективы ее развития было установлено, что строительная отрасль как в целом по стране. Так и в Орловской области является перспективным направлением экономики. Существуют положительные прогнозы на динамику инвестиций в отрасль, объемах работ и количества строительных организаций с рассматриваемой отрасли.

Изучение современного состояния и использования систем документационного обеспечения предприятий строительной отрасли на региональном уровне позволило установить, что выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Для коммерческой компании выбор определяется целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем. В настоящий момент на рынке ПО нет предложений удовлетворяющих потребности строительной организации в электронной системе документооброта.