Совершенствование системы менеджмента организации » (на примере ООО Домофон-Сервис)

    Задачи управления непрерывно усложняются по мере роста масштабов производства. Выполнение же задач получает оценку на рынке.

    Поэтому если цели либо задачи менеджмента не находят своего реального воплощения на практике, возникает ряд причин, внутренних и внешних, которые сделали необходимым совершенствование [4]. Это причины такие как:

• уровень показателей большинства процессов имеет тенденцию к снижению со временем, если его не поддерживать.
• если организация не совершенствуется, то этим занимаются ее конкуренты, либо те, кто захочет занять этот сегмент рынка.
• современные потребители становятся более требовательными, поэтому если нельзя превзойти ожидания потребителей, что считается идеальной ситуацией, то нужно им соответствовать.

    В общем случае это означает: то, что  было вполне удовлетворительно еще  несколько лет назад, сегодня  уже никуда не годится. Таким образом, даже не стоит обсуждать целесообразность совершенствования. Вопрос в другом: насколько широко и как быстро следует совершенствоваться.

2. Методология совершенствования  системы менеджмента

    Методология – система принципов и способов, методов организации и построения теоретической и практической деятельности людей [5].

    Методы  – это способы осуществления функций, применяемые для постановки и достижения ее целей. Методы позволяют сформировать систему правил, приемов и подходов, сокращающих затраты времени и других ресурсов на установление и реализацию целей.

    Существует  множество методов, позволяющих проанализировать различные аспекты деятельности организации, которые в дальнейшем показывают конкретный объект для совершенствования системы менеджмента. Среди них можно назвать следующие методы [26]:

• Метод SWOT (устанавливает связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешним угрозам и возможностями) [6, c 41];
• Метод «матрица BCG» (заключается в оценке доли каждого продукта на рынке и оценке степени роста соответствующего рынка);
• Метод BSC (идея концепции - в сжатой форме, в виде системы показателей представить менеджменту самую важную для него информацию, которая с одной стороны, должна быть компактной, а с другой должна отражать все основные стороны деятельности компании);
• Метод SPACE (позволяет дать анализ стратегического положения и оценку действий компании);

    Рассмотрим  подробней один из выше названных  методов. Любой стратег должен уметь оценивать наиболее выгодное стратегическое положение компании, привлекательность сферы ее бизнеса, способность конкурировать на рынках. Бизнес организации является ключевым механизмом обеспечения интересов субъектов этой организации. Поэтому оценка бизнеса как непривлекательного может повлечь за собой изменение интересов. Выбирая механизмы обеспечения интересов и парирования угроз необходимо также соотнести их с положением организации.

    Основным  методом подобных оценок является матрица  стратегического положения и оценки действий (SPACE).

    Метод SPACE заключается в том, что для  предприятия оцениваются четыре группы факторов. Это такие как: факторы стабильности обстановки, факторы промышленного потенциала, факторы конкурентных преимуществ, факторы финансового потенциала.

    К факторам стабильности обстановки относятся: технологические изменения, темпы инфляции, изменчивость спроса, диапазон цен, конкурирующих продуктов, препятствия для доступа на рынок, давление конкурентов, ценовая эластичность спроса (Приложение 1).

    К факторам промышленного потенциала относятся: потенциал роста, потенциал прибыли, финансовая стабильность, уровень технологии, степень использования ресурсов, капиталоинтенсивность, легкость доступа на рынок, производительность, задействование производственных мощностей.

    Факторы конкурентных преимуществ это: доля рынка, качество продукции, жизненный цикл продукт, цикл замены продукта, лояльность покупателей, использование мощностей конкурентами, вертикальная интеграция.

    Факторы финансового потенциала: прибыль на вложения, финансовая зависимость, ликвидность, необходимый (имеющийся) капитал, поток средств, легкость ухода с рынка, риск предприятия.

    Каждый  фактор оценивается экспертно в  шкале от 0 до 6. Оценив значение каждого фактора, необходимо вычислить среднее значение факторов внутри каждой из групп, а затем отложить полученные значения на осях координат, показанных на рисунке 1.

Рисунок 1. Матрица стратегического положения и оценки действий.

    В результате получится четырехугольник  одного из видов, показанных на рисунке 2 .

Рисунок 2. Графическое представление различных стратегических состояний

    Если  максимально удаленной от центра координат является сторона в  квадранте FS - IS , то компания находится  в агрессивном стратегическом состоянии. Если максимально удалена сторона в квадранте IS - ES , то компания находится в конкурентном стратегическом состоянии. Если максимально удалена сторона в квадранте CA - FS , то компания находится в консервативном стратегическом состоянии. Если максимально удалена сторона в квадранте CA - ES , то компания находится в оборонительном стратегическом состоянии.

    В зависимости от стратегического состояния, наиболее целесообразными являются следующие группы механизмов стратегии:

1. Агрессивное состояние – это состояние типично в привлекательной отрасли промышленности с незначительной неопределенностью обстановки. Компания получает конкурентные преимущества, которые она может сохранить и приумножить с помощью финансового потенциала. Угрозы незначительны, необходимо сконцентрироваться на обеспечении интересов. Механизмы направлены на: расширение производства и продаж; ценовую войну с конкурентами; освоение новых секторов рынка; продвижение брендов.
2. Конкурентное состояние – это состояние характерно для привлекательной отрасли. Организация получает конкурентные преимущества в относительно нестабильной обстановке. Критическим фактором является финансовый потенциал. Необходимо парировать угрозы, связанные с потерей финансирования. Основные механизмы: поиск финансовых ресурсов; развитие сбытовых сетей.
3. Консервативное состояние – это состояние обычно наблюдается на стабильных рынках с низкими темпами роста. В этом случае усилия концентрируются на финансовой стабилизации. Важнейшим фактором является конкурентоспособность продукта. Основные механизмы: снижение себестоимости при повышении качества товара; сокращение производства и выход на более перспективные рынки.
4. Оборонительное состояние – такое состояние возникает в ситуации, когда организация работает в привлекательной отрасли, но ей недостает конкурентоспособности продукции и финансовых средств. Ключевой стратегией является: особое внимание механизмам парирования угроз; уход с рынка.

    Таким образом, мы рассмотрели существующие методы анализа и совершенствования системы менеджмента организации.

3. Оценка  эффективности преобразований в управлении организации

    Конкурентная  среда требует от участников рынка  постоянного развития и совершенствования. Это относится не только к производимому  продукту, но и к внутренним процессам организации, среди которых большое значение имеет система управления предприятием. Чем эффективнее функционирует система управления, тем выше финансовые показатели компании, поэтому важность этой проблемы переоценить трудно [7].

    С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производные цели, система управления и ее деятельность, организационные изменения должны оцениваться по их реальной эффективности. Наряду с этим целесообразно использовать понятие производительности, означающей максимизацию организацией своих целей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительность взаимосвязаны между собой, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

    Таким образом, рассмотрение эффективности  с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях:

• достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации;
• производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности;

    Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в результатах деятельности организации.

    Руководители  организаций тесно связаны с  обществом, в котором они действуют, потому что, в конечном счете, ответственны перед теми группами, которые вкладывают ресурсы в организацию.

    Было  бы упрощением утверждать, что эффективность  системы управления каким-то образом  связана со способом, которым общество достигает своих целей посредством использования ограниченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, как руководители могут узнать, когда и при каких обстоятельствах их организации действуют эффективно.

    Действительный  процесс оценки эффективности организации значительно более трудный, чем можно себе представить. Эффективность может стать неопределенным и изменчивым критерием. Один руководитель определяет эффективность размерами прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия.

    Какими  бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит  в основе оценки любой системы  управления и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений.

    Опираясь  на теорию систем [4], эффективность можно определить и измерить в пределах, которые являются значимыми для руководителей организаций как частных предпринимательских, так и государственных.

    Исходя  из теории систем, как основы для выбора критериев эффективности системы управления, можно рассмотреть широкий спектр подходов к ее исследованию и измерению и на этой основе представить общую модель эффективности системы управления.

    Согласно  теории систем, эффективность организации  определяется тем, в какой мере она  достигает оптимума взаимоотношений  во всех видах деятельности. Эффективность  представляет собой составляющую ряда видов деятельности - цикла " вводимые факторы - процесс - выход продукции" и адаптации к окружающей среде. В свою очередь, каждый компонент (структурное подразделение) коммерческой фирмы, будь то: производство, продажа, персонал, снабжение, проектно-конструкторские работы, исследования и развитие, может быть представлен в виде системы.

    В последние годы значительные успехи в области проектирования организационных  систем связанны с развитием информационных технологий прогнозирования. Несмотря на принципиальные различия в деятельности организаций, существуют общие закономерности, вытекающие из законов социального развития. Это позволило разработать ряд принципов организационного проектирования, которые были положены в основу создания программных комплексов, получивших название экспертных систем. Их можно успешно использовать как для оценки инвестиционного потенциала организаций, так и на заключительном этапе проектирования организационных систем, при оценке эффективности принятого решения и прогнозе дальнейшего развития организации.

    В экспертных системах  предусмотрена  оценка соответствия системы управления целям организации, выбранной стратегии  материальным и человеческим ресурсам. Оценка проводится на основе сравнения разработанной структуры с оптимальной структурой, предлагаемой экспертной системой для существующих условий работы организации.

    В ходе диагностических исследований должны быть изучены не только возможности  системы управления по выходу из проблемных ситуаций, но и её способности использовать сложившиеся обстоятельства для коррекции своей деятельности с целью эффективного решения задач, стоящих перед предприятием.