Совершенствование системы менеджмента организации » (на примере ООО Домофон-Сервис)

    В целом, организацию можно представить  как систему, то есть комплекс взаимодействующих  компонентов [10, с 75]. В случае с «Домофон-Сервис» такими компонентами системы будут являться отделы и службы. И чтобы четко представлять все процессы, происходящие в организации, рассмотрим основные функции служб и отделов, а также связи между ними.

    Первым  отделом, который мы рассмотрим, будет  отдел продаж. Основными функциями  отдела продаж являются: поиск новых клиентов, сбор информации о конкурентах, поиск новых рынков, консультирование населения по условиям установки домофонных систем, размещение рекламы в СМИ. Первые три функции осуществляются по средствам «системы консультант». Данная система частично заимствована из сетевого маркетинга, то есть в штат сотрудников отдела продаж входят консультанты. Это люди, которые занимаются поиском новых клиентов. Они ходят по городу и смотрят, где установлены домофонные системы. Если домофонные системы установлены в данном районе, то какой фирмой, если же район не покрыт данным видом услуг, консультанты собирают общеподъездное собрание. На собрании они рассказывают о деятельности ООО «Домофон-Сервис», об условиях установки домофонной системы на подъезд. При наличии согласия 60% жильцов подъезда на установку домофонной системы, консультант приглашает представителя от подъезда в офис для заключения договора.

    Когда представитель от подъезда приезжает  в офис организации, с ним работает договорной отдел. В договорном отделе составляется спецификация на работы в конкретном подъезде и заключается три договора. Это такие как: договор купли-продажи (по нему организация обязуется предоставить необходимое оборудование), агентский договор (по нему организации обязуется предоставить квалифицированных работников для оказания услуги) и договор на техническое обслуживание (по нему организация обязуется производить ремонт неисправного оборудования после окончания монтажных работ за абонентскую плату).

    После заключения договора, производственный отдел выдает наряд-задание монтажникам на установку домофонной системы по конкретному адресу. Для проведения необходимых работ, монтажники получают необходимое оборудование на складе и денежные средства в бухгалтерии.

    Также договорной отдел производит окончательный расчет с заказчиком после окончания всех монтажных работ. После того как заказчик полностью рассчитался, на завершенный объект выезжает сервисная служба и проводит приемку объекта, то есть отслеживает качество оказанной услуги и производит простановку на техническое обслуживание.

    В случае поломки жильцы дома делают заявку на ремонт в абонентскую службу. Абонентская служба принимает заявки на ремонт домофонных систем, стоящих  на техническом обслуживании, принимает  заявки по не гарантийному обслуживанию и ведет продажу дополнительных ключей. Заявки на ремонт выполняет сервисная служба.

    Директор  организации координирует и контролирует работу всех отделов и служб. Кратко функции и обязанности подразделений  представлены в таблице 7 (Приложение 2).

    Предназначение  фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией  фирмы, которая определяется руководством фирмы.             

    Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики фирмы: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

    Миссия  организации в известной степени  влияет на прогноз действия фирмы, который определяется рыночными условиями и выбранным сроком существования фирмы. Миссия — это совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей.

    При разработке миссии, т. е. совокупности стратегий, исследуются не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов. При рассмотрении всех этих характеристик, большое значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации.

    Миссию  ООО «Домофон-Сервис» можно сформулировать как «максимальное удовлетворение спроса на антивандальные домофонные системы и индивидуальный подход к каждому клиенту»

    В рамках данной миссии можно сформулировать цели, стоящие перед организацией и представить их графически в виде дерева целей  (Приложение 3).

    Любая система управления — это, прежде всего целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято называть целями функционирования.

    Цели, стоящие перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности, планирование — это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

    Любая деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

    Поскольку задачей менеджмента является достижение цели, важно правильно ее определить. Искусство выбора и формулирования правильной цели, управление процессом  ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

    Ниже  перечислены приоритетные цели ООО  «Домофон-Сервис», которые предприятие  хотело бы достичь до конца 2007 года:

• продвижение на новые рынки
• развитие сервиса
• повышение качества оказания услуг

    Рассмотрим  рынок сбыта ООО «Домофон-Сервис», представленный на рисунке 5.

Рисунок 5. Распределение заключенных договоров на установку домофонных систем по месяцам в ООО «Домофон-Сервис».

    Как видно из графиков, основное количество договоров на установку домофонных систем было заключено в  2006, 2007 годах. И, хотя 2008 год еще не закончился, общая тенденция снижения продаж по городу Кирову видна исходя из имеющихся неполных данных. Анализ имеющихся данных свидетельствует о том, что ООО «Домофон-Сервис» следует заняться поиском новых рынков сбыта своих услуг.

    Рассмотрим  основные финансово-экономические  показатели ООО «Домофон-Сервис» (Таблица 8).

Таблица 8 - Основные финансово-экономические показатели ООО «Домофон-Сервис» в динамике за 2005-2007 года

    Исходя  из данных, представленных в таблице  можно говорить о том, что деятельность ООО «Домофон-Сервис» рентабельна и приносит стабильную прибыль. Валовая и чистая прибыль в отчетном году значительно возросла по сравнению с базовым периодом. И, несмотря на рост выручки и по договорам купли-продажи в отчетном периоде, рентабельность продаж по этим договорам сократилась почти в двое в по сравнению с базовым. По сервисным же договорам наблюдается рост как выручки от продаж, так и рентабельности продаж в отчетном периоде.

    Важное  место в развитии производственной и финансово-хозяйственной деятельности занимает оборотный капитал, как комплексный показатель участвующих в обороте активов и средств организации.

    Данные  для анализа структуры и динамики оборотных активов ООО «Домофон-Сервис»  представлены в таблице 9.

Таблица 9 - Структура и динамика оборотных активов ООО «Домофон-Сервис»

    Самую высокую долю в структуре оборотных  активов занимает дебиторская задолженность. И с каждым годом она растет вместе с ростом продаж. Если в 2005 году доля дебиторской задолженности составляла 22,87%, то к 2007 году этот показатель возрос до 49,24%. В оценке дебиторской задолженности следует иметь в виду, что, достигая величины 30% от реальных активов баланса предприятия, дебиторская задолженность может существенным образом влиять на формирование конечных показателей экономической деятельности предприятия. Это в дальнейшем может привести к снижению платёже- и кредитоспособности фирмы. Поэтому в данной ситуации целесообразно совершенствовать процесс управления оборотными активами, используя более эффективные методы и приёмы.

    Второе  по значимости место в структуре  активов занимают запасы, причём с  каждым годом их удельный вес уменьшается. По сравнению с 2005 годом, где запасы составили 69,92%, в 2007 году запасы составили уже 31,31%. Вместе с тем, важно отметить, что на предприятии должен сохраняться определённый объём запасов, который необходим для обеспечения непрерывности деятельности фирмы и снижения финансово-экономических рисков. Снижение показателя «Запасы» свидетельствует о том, что на предприятии ведётся грамотная политика управления запасами.

    Денежные  средства предприятия, размещённые  на расчётных счетах и в кассе, имеют общую тенденцию роста и в 2005 году составили 7,21%, а уже к 2007 году 19,45%. Прочих оборотных активов фирма не имеет.

    Общая стоимость оборотных активов  возросла на 60%. Рост данного показателя обусловлен общим ростом продаж.

    Далее рассмотрим показатели, отражающие степень эффективности управления оборотными активами, представленные в таблице 10.

Таблица 10 - Показатели эффективности использования оборотных активов ООО «Домофон-Сервис»